Verlof, verzuim en uren
UKG Dimensions YouForce koppeling: gewerkte uren als looncomponent, dienstverbanden en ziekte terug naar UKG
Met een koppeling tussen UKG Dimensions en Visma Raet YouForce gaan overwerk, toeslagen en andere uren van afgetekende tijdkaarten automatisch als looncomponent naar YouForce, op het juiste dienstverband en met de datum van de dienst. Andersom komen nieuwe medewerkers, dienstverbanden, geplande wijzigingen en ziekmeldingen uit YouForce in UKG, zodat de planning weet wie er beschikbaar is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die roosters, prikklokken en overwerk in UKG Dimensions bijhouden en HR en salaris in Visma Raet YouForce, sturen overwerk en toeslagen per periode als bestand naar de salarisadministratie. Wie zich ziek meldt in YouForce, staat in UKG nog ingeroosterd, en een overplaatsing die volgende maand ingaat, ziet de planner pas als die al begonnen is.
- HR legt een nieuwe medewerker of een wijziging vast in YouForce, ook als die pas later ingaat.
- KoppelHet zet de medewerker in UKG op de juiste plek in de organisatiestructuur, met de ingangsdatum uit YouForce.
- Een ziekmelding uit YouForce komt in UKG als afwezigheid, zodat de planner de dienst opnieuw kan invullen.
- Na het aftekenen haalt KoppelHet de totalen per paycode op en telt ze op per dag en per dienstverband.
- De uren gaan als looncomponent naar YouForce. KoppelHet volgt per aanlevering of YouForce die heeft verwerkt, geblokkeerd of afgewezen.
Terug: Nieuwe medewerkers en dienstverbanden met organisatie-eenheid en functie · Geplande wijzigingen met hun ingangsdatum · Ziekmeldingen en herstel
Waar je op let bij UKG Dimensions en Visma Raet YouForce
- YouForce neemt uren aan als één waarde per looncomponent, per datum en per dienstverband. UKG levert totalen per paycode, en een dag met een overstap naar een andere afdeling heeft er meer dan één. KoppelHet telt die per dienstverband op voordat ze naar YouForce gaan.
- Iemand met twee dienstverbanden in YouForce, bijvoorbeeld een productiefunctie en een functie als BHV-coördinator, is in UKG één persoon met een vaste functie en overstappen. KoppelHet bepaalt aan de hand van de functie op de tijdkaartregel op welk dienstverband de uren in YouForce komen.
- Verlof kan via de YouForce-API alleen worden gelezen, niet geboekt. Vragen medewerkers verlof aan in UKG, dan blijft UKG leidend voor verlof. Vraagt men aan in YouForce, dan gaat het goedgekeurde verlof naar UKG. Dat leggen we per klant vast voordat de koppeling live gaat.
- Een ziekmelding in YouForce kan een gedeeltelijk herstel bevatten, met een percentage per periode. KoppelHet geeft dat door aan UKG, zodat een medewerker die voor de helft hersteld is weer voor kortere diensten in te plannen is.
- YouForce kent geplande wijzigingen die pas later ingaan. UKG accepteert ingangsdatums op functie, status en loon. Een overplaatsing naar een andere ploeg staat zo al in UKG met de datum waarop die begint, en de planner kan vooruit roosteren.
- Een aanlevering in YouForce krijgt een ticket met een status. Na het aftekenen in UKG kan een leidinggevende de aftekening nog intrekken. KoppelHet stuurt alleen uren door die op het moment van ophalen zijn afgetekend, en volgt elk ticket tot het is verwerkt of afgewezen.
- De UKG-organisatiestructuur loopt van organisatie via land en vestiging naar functie. YouForce kent organisatie-eenheden en functieprofielen. Een nieuwe afdeling in YouForce zonder plek in UKG levert een melding op, niet een medewerker op een verkeerde plek.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een correctie na de afsluiting?
Een wijziging op een afgetekende dag gaat als nieuwe regel met de oorspronkelijke datum naar YouForce. Hoe YouForce die verrekent, hangt af van het looncomponent; dat spreken we vooraf af met de salarisadministratie.
Gaan er salarisgegevens naar UKG?
Alleen als UKG loonkosten moet berekenen; dan gaat het uurloon mee. Zonder die wens blijft het salaris in YouForce.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce via de WFM API. Lezen van persons, employments (met plannedChanges), organizationUnits, jobProfiles en sickleaves op basis van latestSync. Uren schrijven via POST payComponents met employmentCode en per regel elementCode, value en effectiveDate; de status volgt via payComponents/{TicketId}/status. Verlofendpoints zijn alleen-lezen en geven de laatste twee jaar.
- UKG via de UKG Pro Workforce Management API. Personen via /v1/commons/persons (personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts, payRuleName, timeZoneName). Aftekenstatus via /v1/timekeeping/timecard_signoffs; uren uit de tijdkaarttotalen per paycode.
- De klant geeft de koppeling in YouForce toestemming voor de benodigde scopes, zoals Get_Basic, Get_sickleave en Write_Basic.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in UKG Dimensions | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
personCode (YouForce) | personNumber (UKG) | Vaste sleutel voor de persoon |
organizationUnit en jobProfile (YouForce) | primaryLaborAccounts.organizationPath (UKG) | Via een tabel naar een functie in de UKG-structuur |
hireDate en dischargeDate (YouForce) | employmentStatusList met ingangsdatum (UKG) | |
sickleaves.startDate, recoveryDate en sicknessPeriod.percentage (YouForce) | Afwezigheid in UKG | |
Paycode-totaal (UKG) | elementCode (YouForce) | Via een vertaaltabel per paycode, afgestemd met de salarisadministratie |
amount (UKG) | value | Opgeteld per dag en per dienstverband |
Datum (UKG) | effectiveDate | |
Labor account van de regel (UKG) | employmentCode | Bepaalt op welk dienstverband de uren landen |
Gerelateerd
ADP iHCM → UKG Dimensions
ADP iHCM UKG Dimensions koppeling: medewerkers uit ADP in UKG, afgetekende uren terug als variabele looncomponenten
BambooHR → UKG Dimensions
BambooHR UKG Dimensions koppeling: medewerkers met leidinggevende in UKG, goedgekeurd verlof als paycode edit
Dayforce → UKG Dimensions
Dayforce UKG Dimensions koppeling: medewerkers en goedgekeurde time away from work uit Dayforce in UKG
Deel → UKG Dimensions
Deel UKG Dimensions koppeling: eigen werknemers uit Deel in UKG, goedgekeurd verlof in het rooster