Identity en access management
Unit4 HR Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Unit4 ERPx
Met een koppeling tussen Unit4 HR en Microsoft Entra ID krijgt elke medewerker uit Unit4 ERPx automatisch een Microsoft-account, met afdeling, functie, leidinggevende en de groepen die daarbij horen. Na de einddatum van het laatste dienstverband in Unit4 wordt de aanmelding geblokkeerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en financiën in Unit4 ERPx draaien en met Microsoft 365 werken, maken Microsoft-accounts vaak met de hand aan. HR en finance delen in Unit4 dezelfde medewerkers, maar IT hoort pas van een nieuwe collega als die al begonnen is, en een vertrekker houdt zijn account tot iemand het opmerkt.
- Unit4 levert een eigen client voor machine-tot-machine-toegang, gekoppeld aan een aparte gebruiker in ERPx voor deze koppeling.
- KoppelHet leest de medewerkers die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, met dienstverbanden en relaties.
- Voor een nieuwe medewerker staat voor de startdatum een Microsoft-account klaar, met afdeling, functie en leidinggevende.
- De medewerker komt in de groepen van zijn organisatie-eenheid en positie en krijgt via een groep een licentie.
- Na de einddatum van het laatste dienstverband blokkeert KoppelHet de aanmelding en volgt verwijderen na de afgesproken termijn.
Waar je op let bij Unit4 HR en Microsoft Entra ID
- Voor koppelingen zonder gebruiker werkt Unit4 met een client-ID en secret per tenant, gekoppeld aan een aparte gebruiker in ERPx met de rol SUPER of SYSTEM. Die rol kan veel meer dan lezen. KoppelHet vraagt daarom een eigen client voor alleen deze koppeling, zodat jullie hem los kunnen intrekken.
- Een tenant kan maximaal tien van die machine-clients hebben, gedeeld door alle koppelingen met Unit4. Draaien er al veel koppelingen met finance en inkoop, dan stemmen we vooraf af of er nog een client vrij is.
- Een medewerker in Unit4 kan meer dan één dienstverband hebben, en één ervan is als hoofdpositie gemarkeerd. KoppelHet haalt functie en afdeling uit dat hoofddienstverband en blokkeert het account pas als het laatste dienstverband is afgelopen.
- Een medewerkerrecord in Unit4 kan in een goedkeuringsworkflow zitten voordat het definitief is. KoppelHet maakt pas een account aan als die workflow is afgerond, zodat een afgekeurde invoer geen Microsoft-account oplevert.
- Unit4 kent naast medewerkers ook eigen ERP-gebruikers, met een koppeling tussen de twee en een veld voor de identiteit in een externe directory. Als jullie dat willen, zet KoppelHet de Entra-identiteit daar terug, zodat aanmelden bij Unit4 en het juiste ERP-gebruikersaccount bij elkaar blijven.
- Relaties als organisatie-eenheid en kostenplaats hebben in Unit4 een begin- en einddatum. KoppelHet past afdeling en groepen in Entra ID aan op de datum dat de nieuwe relatie ingaat, niet op het moment van invoeren.
- Een tenant van Unit4 kan meerdere bedrijven bevatten. KoppelHet neemt het bedrijf mee als bedrijfsnaam in Entra ID, zodat licenties, e-maildomein en dynamische groepen per bedrijf kunnen verschillen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Merkt finance iets van deze koppeling?
Nee. KoppelHet leest alleen, en de limieten van Unit4 gelden voor alle koppelingen samen. We vragen alleen de gewijzigde medewerkers op, zodat er ruimte blijft voor de rest.
Wat als een leidinggevende geen Microsoft-account heeft?
Dan blijft de leidinggevende leeg en ziet IT een melding in het platform.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx wordt gelezen via de ObjectAPI (GET /v1/objects/employees, alleen lezen) met OAuth 2.0 client credentials via Unit4 Identity Services (scope u4erp, token 3600 seconden), incrementeel met filter=lastUpdated/updatedAt ge {vorige run}. Gebruikte velden onder meer companyId, personId, nameInformation, status, workflowState, employments (isMainPosition, employmentStartDate, employmentEndDate, positionId), relatedValues met relationDateFrom en relationDateTo, en employeeConnectionToUsers. Maximaal 50.000 records per call.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) met employeeId (maximaal 16 tekens), givenName, surname, displayName, userPrincipalName, mailNickname, jobTitle, department, companyName, manager, usageLocation, employeeHireDate, employeeLeaveDateTime (vraagt User-LifeCycleInfo) en accountEnabled.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 HR | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
personId (resourcenummer) | employeeId | Met bedrijfscode als er meer bedrijven zijn |
nameInformation.firstName | givenName | |
nameInformation.surname | surname en displayName | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mailNickname | |
Positie van het hoofddienstverband | jobTitle | |
Organisatie-eenheid uit de relaties | department | |
companyId | companyName | |
Leidinggevende uit de relaties | manager | |
employmentStartDate | employeeHireDate | |
employmentEndDate van het laatste dienstverband | employeeLeaveDateTime en accountEnabled |
Gerelateerd
Greenhouse → Unit4 HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
SmartRecruiters → Unit4 HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Teamtailor → Unit4 HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie