Recruitment naar HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Met een koppeling tussen Greenhouse en Unit4 HR wordt een kandidaat van wie het aanbod in Greenhouse is geaccepteerd automatisch een medewerker in Unit4, in het bedrijf dat bij het kantoor van de vacature hoort en met een dienstverband op de juiste positie. De startdatum komt uit het aanbod, en Unit4 controleert de gegevens eerst zonder iets op te slaan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die internationaal werven in Greenhouse en personeel, financiën en projecten in Unit4 beheren, voeren elke aanname opnieuw in Unit4 in. Welk Unit4-bedrijf en welke positie bij een vacature horen, zoekt P&O per aanname uit, en een verschoven startdatum komt pas laat in Unit4 terecht.
- De recruiter of hiring manager klikt in Greenhouse op Accept Offer.
- KoppelHet ontvangt de webhook, controleert de handtekening en zoekt bij het kantoor van de vacature het Unit4-bedrijf.
- Unit4 controleert de nieuwe medewerker zonder op te slaan. Ontbreekt er iets, dan krijgt P&O een melding en blijft Unit4 leeg.
- Na een geslaagde controle maakt Unit4 de medewerker aan, met een dienstverband op de positie die bij de vacature hoort.
- Wijzigt het aanbod daarna, bijvoorbeeld de startdatum, dan krijgt P&O een melding om het in Unit4 na te lopen.
Waar je op let bij Greenhouse en Unit4 HR
- Greenhouse stuurt de melding over een aanname pas als iemand op Accept Offer klikt bij de kandidaat. Een aanbod dat nog openstaat of wordt afgewezen, komt daardoor nooit als medewerker in Unit4, waar een opgeslagen medewerker alleen nog te beëindigen is.
- Een gewijzigd aanbod wordt in Greenhouse een nieuwe versie, en de oude versie krijgt de status Deprecated. Unit4 staat niet toe dat de begindatum van een bestaand dienstverband later wordt gezet. KoppelHet herkent een nieuwe aanbodversie met een latere startdatum en legt die aan P&O voor in plaats van het dienstverband zelf te wijzigen.
- In Greenhouse hangen kantoren aan de vacature, niet aan de kandidaat. Unit4 werkt met bedrijven, en een onbekend bedrijf geeft een weigering. Per Greenhouse-kantoor leggen we het Unit4-bedrijf vast; een vacature met een kantoor zonder bedrijf stopt met een melding.
- Elke vacature in Greenhouse kan een requisition-ID hebben uit de formatieplanning. KoppelHet gebruikt dat ID om de Unit4-positie te vinden, zodat de nieuwe medewerker op de positie komt waarvoor budget was vrijgemaakt, met de kostenplaats die finance daarbij verwacht.
- Greenhouse probeert een mislukte melding tot zeven keer, verspreid over ongeveer vijftien uur. Unit4 geeft een conflict als hetzelfde personeelsnummer al bestaat. KoppelHet bewaart het Greenhouse-kandidaatnummer bij de medewerker, zodat een herhaalde levering na een storing geen tweede medewerker aanmaakt.
- Greenhouse zet een webhook uit als de testmelding bij het aanmaken mislukt, en een uitgeschakelde webhook stuurt niets meer. KoppelHet bevestigt die test meteen en meldt het aan P&O als er een werkdag geen aanname binnenkomt terwijl Greenhouse er wel een toont.
- Heeft de organisatie in Unit4 een goedkeuringsworkflow op nieuwe medewerkers, dan slaat Unit4 de aanname op maar wachten de gegevens op een goedkeurder. KoppelHet geeft zo'n aanname aan P&O door als in afwachting, zodat niemand haar uit Greenhouse nog eens invoert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het salaris uit het aanbod mee?
Niet in de eerste versie. P&O legt inschaling en salaris in Unit4 vast. Het salaris uit het aanbod meenemen kan later als uitbreiding.
Wat als een kandidaat na Accept Offer toch niet begint?
Dan beëindigt P&O de medewerker in Unit4; verwijderen kan daar niet. Een automatische melding bij een ingetrokken aanbod kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse via de webhook hire_candidate (bij Accept Offer; application met jobs[] inclusief offices, departments en requisition_id; offer met starts_at en custom_fields), ondertekend met HMAC-SHA256 over de ruwe body in de header Signature, met Greenhouse-Event-ID en tot 7 pogingen. Wijzigingen via de webhooks Offer created en Offer updated (status Deprecated bij een nieuwe versie).
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en client secret. Eerst POST /v1/employees/validate (201 zonder fouten), dan POST /v1/employees met companyId, nameInformation, contactPoints, personnelType en employments (positionId, startDate). 202 bij een actieve workflow, 409 bij een dubbel personId binnen het bedrijf, 403 bij een onbekend companyId, 422 bij een ontbrekend verplicht veld.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Unit4 HR | Toelichting |
|---|---|---|
candidate.id | Vrij veld of relatie in Unit4 | Herkent een tweede levering van dezelfde aanname |
first_name en last_name | nameInformation (firstName, surname) | Voorvoegsel apart gehouden volgens de naamopbouw in Unit4 |
addresses en email_addresses | contactPoints | |
jobs[].offices | companyId | Via een tabel per kantoor |
jobs[].requisition_id | employments (positionId) | Positie per requisition vastgelegd |
offer.starts_at | employments (startDate) en dateFrom | |
Eigen veld op het aanbod (soort dienstverband) | personnelType |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce