Recruitment naar HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Unit4 HR wordt een kandidaat die in SmartRecruiters is aangenomen automatisch een medewerker in Unit4, op de positie die al aan de vacature hing. SmartRecruiters krijgt daarna de onboardingstatus terug, zodat recruiters zien of de aanname in Unit4 is gelukt of op P&O wacht.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Unit4 als ERP gebruiken en werven in SmartRecruiters, leggen formatieplaatsen in beide systemen vast. Na een aanname typt P&O de kandidaat over in Unit4 en zoekt de bijbehorende positie op, terwijl recruiters niet zien of de nieuwe medewerker al in Unit4 staat.
- De recruiter zet de sollicitatie in SmartRecruiters op aangenomen.
- KoppelHet bevestigt de melding direct en haalt daarna kandidaat, vacature, positie en aanbod op.
- Unit4 controleert de nieuwe medewerker zonder op te slaan, met de positie uit SmartRecruiters.
- Na een geslaagde controle maakt Unit4 de medewerker aan in het juiste bedrijf.
- KoppelHet zet de onboardingstatus bij de kandidaat in SmartRecruiters op geslaagd, of op mislukt met een melding aan P&O.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Unit4 HR
- Een vacature in SmartRecruiters kan posities hebben, elk met een eigen positionId dat de organisatie zelf invult, een soort (nieuw of vervanging) en een streefdatum voor de start. Vullen we daar de positie uit Unit4 in, dan komt een aanname zonder vertaaltabel op de juiste Unit4-positie, en daarmee bij de goede kostenplaats.
- Bij een positie van het soort vervanging legt SmartRecruiters de naam van de vertrekkende medewerker vast. KoppelHet kijkt of die persoon in Unit4 een einddatum heeft, en meldt het aan P&O als de nieuwe medewerker eerder start dan de vorige vertrekt.
- SmartRecruiters heeft per sollicitatie een onboardingstatus, maar alleen als die eigenschap in het account is geactiveerd. Zonder die eigenschap weigert SmartRecruiters de status. We zetten hem bij de start aan, zodat recruiters bij elke aanname zien of Unit4 haar heeft opgenomen.
- Een melding uit SmartRecruiters bevat alleen een ID en moet binnen vijf seconden worden bevestigd. De controle en het aanmaken in Unit4 duren langer. KoppelHet bevestigt daarom eerst en praat daarna met Unit4, zodat SmartRecruiters dezelfde aanname niet opnieuw aanbiedt.
- Unit4 laat een opgeslagen medewerker niet verwijderen, alleen beëindigen, en kan een aanname vooraf controleren. KoppelHet controleert eerst en zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op mislukt als Unit4 iets afkeurt, zodat de recruiter het in SmartRecruiters kan herstellen voordat er een medewerker in Unit4 staat.
- SmartRecruiters bewaart dertig dagen aan geslaagde en mislukte meldingen in een logboek per abonnement. KoppelHet vergelijkt dat logboek dagelijks met de medewerkers in Unit4, zodat een aanname die tijdens een storing is gemist alsnog wordt verwerkt.
- Staat in Unit4 goedkeuring op nieuwe medewerkers aan, dan wacht de aanname daar op een goedkeurder. KoppelHet laat de onboardingstatus dan op klaar om te onboarden staan tot Unit4 de medewerker heeft goedgekeurd, en zet hem pas daarna op geslaagd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we posities in SmartRecruiters bijhouden?
Het helpt. Zonder posities leggen we per vacature een Unit4-positie vast in een tabel. Posities uit Unit4 automatisch in SmartRecruiters zetten kan later als uitbreiding.
Gaat het salaris uit het aanbod mee naar Unit4?
Niet in de eerste versie. P&O legt salaris en inschaling in Unit4 vast; dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhookabonnement (melding met alleen het ID en een Link-header, smartrecruiters-signature met HMAC-SHA256, 202 binnen 5 seconden, tot 10 herhalingen, callbacks-log van 30 dagen, opschorting bij 410). Gegevens via de Customer API met OAuth 2.0; posities via GET /jobs/{jobId}/positions (positionId, type NEW of REPLACEMENT, incumbentName, targetStartDate). Status terug via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus met READY_TO_ONBOARD, ONBOARDING_SUCCESSFUL of ONBOARDING_FAILED (scope candidates_manage).
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en client secret. POST /v1/employees/validate, daarna POST /v1/employees met companyId, nameInformation, contactPoints, personnelType en employments (positionId, startDate). 202 bij een actieve workflow met de velden die op goedkeuring wachten, 409 bij een dubbel personId, 422 bij een ontbrekend verplicht veld. Bij een grote wervingsronde POST /v1/employees/batch, tot 200 per aanroep.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Unit4 HR | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID | Vrij veld of relatie in Unit4 | Herkent een herhaalde melding |
firstName en lastName | nameInformation (firstName, surname) | |
email en location | contactPoints | |
Positie van de vacature (positionId) | employments (positionId) | positionId in SmartRecruiters is een vrij in te vullen verwijzing; we vullen daar de Unit4-positie in |
Startdatum uit het aanbod | employments (startDate) en dateFrom | Anders de streefdatum (targetStartDate) van de positie, met een melding |
Vestiging of entiteit van de vacature | companyId | Via een tabel |
Resultaat in Unit4 | onboardingStatus (ONBOARDING_SUCCESSFUL of ONBOARDING_FAILED) |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken