Recruitment naar HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
Met een koppeling tussen Recruitee en Unit4 HR wordt een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch een medewerker in het juiste Unit4-bedrijf, met dienstverband op de positie van de vacature en de startdatum uit het aanbod. KoppelHet laat Unit4 de gegevens eerst controleren zonder op te slaan, en zet het personeelsnummer dat Unit4 uitgeeft terug bij de kandidaat in Recruitee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeel, financiën en projecten in Unit4 beheren en werven in Recruitee, typen elke aanname over in Unit4. Pas daarna kan de goedkeuringsworkflow in Unit4 starten, en recruiters weten niet welk personeelsnummer de nieuwe medewerker heeft gekregen. Een tikfout leidt tot een medewerker die in Unit4 alleen nog kan worden beëindigd.
- De recruiter zet de kandidaat in Recruitee in de stap voor aangenomen kandidaten.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en de velden van het aanbiedingsformulier op.
- Unit4 controleert de nieuwe medewerker zonder op te slaan. Ontbreekt er iets, dan krijgt P&O een melding en staat er niets in Unit4.
- Na een geslaagde controle maakt Unit4 de medewerker aan in het bedrijf van de vestiging, met dienstverband op de positie van de vacature.
- Het personeelsnummer uit Unit4 komt in een veld bij de kandidaat in Recruitee. Staat in Unit4 goedkeuring aan, dan wacht de medewerker daar op de goedkeurder.
Waar je op let bij Recruitee en Unit4 HR
- Unit4 kan een nieuwe medewerker controleren zonder op te slaan, en een medewerker daarna niet echt verwijderen maar alleen beëindigen. KoppelHet laat elke aanname uit Recruitee daarom eerst controleren, zodat een fout in het aanbiedingsformulier niet als beëindigde medewerker in Unit4 achterblijft.
- Staat in Unit4 de automatische nummering aan, dan geeft Unit4 zelf het personeelsnummer uit. KoppelHet schrijft dat nummer terug in een eigen veld bij de kandidaat in Recruitee, zodat recruiters en P&O hetzelfde nummer zien zonder in Unit4 te zoeken.
- Heeft de organisatie in Unit4 goedkeuring op nieuwe medewerkers aangezet, dan maakt Unit4 de medewerker aan maar laat hij de gegevens wachten op een goedkeurder. KoppelHet meldt dat aan P&O als in afwachting, niet als fout, zodat niemand de aanname opnieuw invoert.
- Een Unit4-omgeving bevat vaak meerdere bedrijven, bijvoorbeeld een stichting en een bv. Recruitee kent alleen vestigingen. Per vestiging leggen we vast in welk Unit4-bedrijf de medewerker hoort; een vacature zonder die keuze stopt met een melding.
- In Unit4 delen HR en finance dezelfde medewerker. Een dienstverband hoort bij een positie, en daarmee bij een kostenplaats voor projecturen. Per vacature leggen we de positie vast, zodat een nieuwe medewerker vanaf de eerste dag op de juiste projecten uren kan schrijven.
- Verschuift de startdatum na de aanname naar later, dan laat Unit4 de begindatum van een dienstverband niet zomaar later zetten. KoppelHet meldt een gewijzigde startdatum in Recruitee aan P&O in plaats van het dienstverband zelf te verbouwen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom Recruitee als Unit4 zelf werving aanbiedt?
Dat is een keuze van de organisatie. Veel teams werven al in Recruitee. De koppeling zorgt dat Unit4 de bron voor medewerkers blijft.
Gaat salaris mee naar Unit4?
Niet in de eerste versie. P&O legt inschaling en salaris in Unit4 vast. Meenemen uit het aanbod kan later als uitbreiding.
Wat als een vestiging geen Unit4-bedrijf heeft?
Dan stopt de koppeling met een melding en staat er niets in Unit4. Na een regel in de tabel gaat de aanname alsnog door.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee via de webhook candidate_moved (alleen stappen met de categorie hire) en de ATS API (kandidaat met profielvelden, placement_locations en custom fields van het aanbiedingsformulier). Het personeelsnummer terug via de custom fields-endpoints op de kandidaat. API-token van een aparte koppelgebruiker.
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en client secret. POST /v1/employees/validate, daarna POST /v1/employees met companyId, nameInformation, contactPoints, personnelType en employments (positionId, startDate). Zonder personId en met automatische nummering (RESNO) geeft Unit4 personId terug (201); bij actieve workflow volgt 202 met de velden die op goedkeuring wachten. Een dubbel personId geeft 409.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Unit4 HR | Toelichting |
|---|---|---|
id (kandidaat) | Vrij veld in Unit4 | Herkent een tweede melding voor dezelfde kandidaat |
Vestiging van de vacature (placement_locations) | companyId | Via een vertaaltabel per vestiging |
name | nameInformation (firstName, surname) | Recruitee heeft één naamveld; we splitsen het en houden voorvoegsels apart |
emails[0] en address | contactPoints | Adres van één tekstregel gesplitst in straat, huisnummer, postcode en plaats |
Startdatum (aanbiedingsformulier) | employments (startDate) en dateFrom | |
Vacature (afdeling en functie) | employments (positionId) | Positie per vacature vastgelegd |
Soort dienstverband (aanbiedingsformulier) | personnelType | |
personId (antwoord van Unit4) | Eigen veld personeelsnummer in Recruitee |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR