HR naar ERP
Unit4 HR Dynamics 365 koppeling: medewerkers en verlofstatus uit Unit4 in Business Central
Met een koppeling tussen Unit4 HR en Microsoft Dynamics 365 Business Central wordt elke medewerker van een Unit4-bedrijf dat in Business Central boekt automatisch een employee daar, met afdeling en kostenplaats als standaarddimensies. Een medewerker met verlof wordt inactief en een beëindigde medewerker krijgt de status beëindigd, zodat Business Central dezelfde stand heeft als HR.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Unit4 voeren en een deel van de groep in Business Central laten boeken, bijvoorbeeld na een overname, zetten medewerkers in Business Central met de hand neer. Wie met verlof gaat of vertrekt, blijft daar vaak gewoon actief.
- KoppelHet leest elk uur de bijgewerkte medewerkers uit Unit4, alleen van de bedrijven en het personeelstype dat in Business Central hoort.
- Een nieuwe medewerker wordt een employee in het bijbehorende Business Central-bedrijf.
- Op de dateFrom van een nieuwe relatie past KoppelHet de dimensie voor afdeling of kostenplaats aan.
- Status met verlof wordt inactief, beëindigd wordt beëindigd met de einddatum.
- Een code zonder dimensiewaarde gaat als melding naar finance.
Waar je op let bij Unit4 HR en Microsoft Dynamics 365
- Unit4 kent voor een medewerker de status actief, beëindigd en met verlof, en Business Central kent actief, inactief en beëindigd. KoppelHet vertaalt verlof naar inactief en niet naar beëindigd, zodat iemand na zijn verlof zonder nieuwe kaart terugkomt en oude declaraties bij dezelfde medewerker blijven.
- Relaties in Unit4 hebben een begin- en einddatum, ook in de toekomst. Business Central bewaart alleen de huidige dimensiewaarde. KoppelHet controleert daarom elke ochtend welke relaties die dag ingaan, en zet de nieuwe afdeling of kostenplaats pas op die dag in Business Central.
- Een kostenplaatsrelatie in Unit4 kan een percentage hebben, terwijl een standaarddimensie in Business Central één code draagt. KoppelHet kiest de kostenplaats met het grootste aandeel en meldt een verdeling aan finance, die bij afwijkende boekingen de dimensie per regel kan aanpassen.
- Unit4 bevat naast eigen medewerkers ook andere resources, onderscheiden met een personeelstype. Business Central heeft voor uren en declaraties alleen eigen medewerkers nodig. KoppelHet filtert op personeelstype, zodat externe resources uit Unit4 niet als employee in Business Central komen.
- Dimensiewaarden zijn in de Business Central-API alleen te lezen. Bestaat de afdelingscode uit Unit4 nog niet als dimensiewaarde, dan maakt KoppelHet de medewerker aan zonder die dimensie en vraagt finance de waarde toe te voegen. De volgende ronde zet de dimensie alsnog.
- Unit4 adviseert bij het ophalen van wijzigingen ge op het tijdstip van de vorige ronde te gebruiken, met kans op dubbelen. KoppelHet vergelijkt elke medewerker met de kaart in Business Central en schrijft alleen als er iets anders is, zodat de wijzigingsdatum in Business Central betekenis houdt.
- Elk Unit4-bedrijf dat in Business Central boekt, hoort bij één bedrijf daar, en de Business Central-API werkt per bedrijf. Bedrijven die in Unit4 zelf boeken, slaat KoppelHet over.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet alles in Unit4 boeken?
Dat is een keuze van finance, vaak na een overname. Zolang beide systemen draaien, houdt deze koppeling de medewerkers in Business Central gelijk aan HR.
Gaat salaris mee naar Business Central?
Nee. Alleen de gegevens die uren, projecten en declaraties nodig hebben. Een loonjournaal kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx via de ObjectAPI (GET /v1/objects/employees) met OAuth 2.0 client credentials, incrementeel met filter=lastUpdated/updatedAt ge, limit en offset; per medewerker GET /v1/employees/{personId} met includeRelatedValues. Velden onder meer companyId, personnelType, status (Active, Terminated, On leave), relatedValues met percentage, dateFrom en dateTo. Tenantlimiet 500 verzoeken per minuut.
- Business Central API v2.0 per bedrijf met een app-registratie in Microsoft Entra ID - employees (POST, PATCH; number, givenName, surname, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated, lastModifiedDateTime) en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues alleen GET.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 HR | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
personId | number | |
nameInformation.firstName, surname | givenName, surname | |
contactPoints (e-mail) | email | |
companyId | Bedrijf in Business Central | Vaste tabel per bedrijf |
relatedValues afdeling (dateFrom) | defaultDimensions (afdeling) | |
relatedValues kostenplaats (dateFrom) | defaultDimensions (kostenplaats) | Bij een verdeling het grootste percentage |
employments.startDate | employmentDate | |
status On leave of Terminated | status Inactive of Terminated, terminationDate |
Gerelateerd
Greenhouse → Unit4 HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
SmartRecruiters → Unit4 HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Teamtailor → Unit4 HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie