Identity en access management
Unit4 HR Okta koppeling: medewerkers uit Unit4 ERPx als HR-bron voor Okta
Met een koppeling tussen Unit4 HR en Okta wordt elke goedgekeurde medewerker uit Unit4 ERPx een Okta-gebruiker, met bedrijf, afdeling, kostenplaats, functie en leidinggevende van zijn hoofddienstverband. Een wijziging gaat in Okta in op de datum die Unit4 ervoor vastlegt, en na het vertrek deactiveert Okta de gebruiker.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Unit4 ERPx vastleggen en Okta als toegangslaag hebben, krijgen nieuwe collega's in Okta via een ticket of een export. Een overplaatsing die HR weken vooruit invoert, komt in Okta te vroeg of te laat, en wie twee dienstverbanden heeft krijgt soms de rechten van het verkeerde.
- In Unit4 komt een machineclient voor KoppelHet, en in Okta zet het accountteam een eigen HR-bron aan.
- KoppelHet haalt de medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, met hun dienstverbanden en relaties.
- Medewerkers die nog in een goedkeuringsworkflow staan, slaat KoppelHet over tot de workflow klaar is.
- KoppelHet levert de gegevens van het hoofddienstverband aan de HR-bron in Okta, met groepen per bedrijf en afdeling.
- Na de einddatum haalt KoppelHet de medewerker uit de HR-bron, en Okta deactiveert de gebruiker.
Waar je op let bij Unit4 HR en Okta
- Een medewerker kan in Unit4 meer dienstverbanden tegelijk hebben, en Okta neemt uit een eigen HR-bron alleen losse tekstwaarden aan, geen lijsten. KoppelHet vult functie, afdeling en kostenplaats daarom met het hoofddienstverband, en maakt van een tweede dienstverband alleen een extra groepslidmaatschap.
- Organisatie-eenheid, kostenplaats en leidinggevende hangen in Unit4 als relaties met een datum vanaf en tot. KoppelHet levert de nieuwe waarde aan Okta op de dag dat de relatie ingaat, zodat de apps van de nieuwe afdeling niet al weken voor de overplaatsing open staan.
- Okta beslist op het externe ID of een gebruiker nieuw is of al bestaat, en dat ID mag nooit veranderen. Een Unit4-tenant kan meerdere bedrijven hebben; KoppelHet bouwt het ID uit bedrijf en persoonsnummer, zodat een overstap naar een ander bedrijf in dezelfde tenant geen tweede Okta-gebruiker oplevert.
- Een nieuwe medewerker kan in Unit4 eerst in een goedkeuringsworkflow staan. KoppelHet levert hem pas aan Okta als die workflow is afgerond, zodat een afgekeurde invoer geen Okta-gebruiker en geen licenties in apps oplevert.
- Unit4 raadt aan wijzigingen op te halen vanaf het begin van de vorige ronde, waardoor een medewerker twee keer kan terugkomen. Okta verwerkt per bron één sessie tegelijk en wil binnen vijf minuten na het starten geen nieuwe. KoppelHet voegt dubbelen samen en levert elke ronde in één sessie aan.
- Een machineclient voor koppelingen geeft Unit4 alleen via een gebruiker met de rol SUPER of SYSTEM, en een tenant heeft er hoogstens tien. Okta gebruikt een eigen service-app met een eigen sleutel. KoppelHet bewaart beide apart, zodat jullie de toegang tot Unit4 los van Okta kunnen intrekken.
- Een sessie in Okta neemt hoogstens vijftig verzoeken van tweehonderd gebruikers. Bij de eerste vulling van een grote Unit4-tenant verdeelt KoppelHet de medewerkers over meer sessies na elkaar, en daarna gaan alleen de wijzigingen mee.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welk dienstverband telt bij twee functies?
Het hoofddienstverband in Unit4. Het tweede geeft alleen een extra groep in Okta.
Gaan er salarisgegevens naar Okta?
Nee. Alleen naam, bedrijf, organisatie, functie, leidinggevende en de datums van het dienstverband.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx via de ObjectAPI (GET /v1/objects/employees) met OAuth 2.0 client credentials via Unit4 Identity Services (scope u4erp, token 3600 seconden, M2M-gebruiker met rol SUPER of SYSTEM, maximaal 10 per tenant). Incrementeel met filter op lastUpdated ge het begin van de vorige ronde; velden onder meer companyId, personId, nameInformation, status, employments en relatedValues met datum vanaf en tot; een invoer in workflow geeft 202.
- Okta via de Identity Sources API (Custom Identity Source) met een service-app en OAuth 2.0; sessies (één tegelijk per bron, vijf minuten wachten na starten), bulk-upsert met externalId en alleen tekstattributen (200 per verzoek, 50 verzoeken per sessie), groepen en lidmaatschappen apart, bulk-delete deactiveert.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 HR | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
companyId + personId | externalId | Uniek over alle bedrijven |
nameInformation (voornaam) | firstName | |
nameInformation (achternaam) | lastName en displayName | |
Naamgevingsregel of e-mail uit Unit4 | email en login | |
Bedrijf | organization en groep | |
Organisatie-eenheid (relatie) | department en groep | |
Kostenplaats (relatie) | costCenter | |
Functie van het hoofddienstverband | title | |
Leidinggevende (relatie) | managerId | Sleutel van de leidinggevende |
Gerelateerd
Greenhouse → Unit4 HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
SmartRecruiters → Unit4 HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Teamtailor → Unit4 HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie