HR naar ITSM
Unit4 HR TOPdesk koppeling: medewerkers met afdeling en kostenplaats uit Unit4 ERPx in TOPdesk, met meldingen bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Unit4 HR (Unit4 ERPx) en TOPdesk staat elke medewerker uit Unit4 als persoon in TOPdesk, met de afdeling, functie en kostenplaats van zijn hoofddienstverband en zijn bedrijf als vestiging. Bij een goedgekeurde indiensttreding, een wijziging met ingangsdatum of het einde van het laatste dienstverband maakt KoppelHet een melding of wijziging aan voor de behandelaarsgroep die het regelt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR, financiën en projecten in Unit4 doen en hun servicedesk in TOPdesk hebben, houden de personen in TOPdesk vaak bij met een export die iemand maandelijks inleest. Een wissel van kostenplaats die in Unit4 per volgende maand ingaat, staat dan te vroeg of te laat in TOPdesk, en hardware wordt op de verkeerde budgethouder geboekt.
- P&O voert een nieuwe medewerker in Unit4 in; de goedkeuringsworkflow rondt hem af.
- KoppelHet leest de medewerker met dienstverbanden en relaties, kiest het hoofddienstverband en maakt de persoon in TOPdesk aan bij de vestiging van zijn bedrijf.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum volgt de onboardingmelding voor de juiste behandelaarsgroep.
- Een nieuwe afdeling of kostenplaats met een latere ingangsdatum wordt op die datum doorgevoerd, met een wijziging in TOPdesk.
- Eindigt het laatste dienstverband, dan komt een week vooraf de offboardingmelding en wordt de persoon daarna gearchiveerd.
Waar je op let bij Unit4 HR en TOPdesk
- Een nieuwe medewerker kan in Unit4 in een goedkeuringsworkflow staan voordat hij definitief is. KoppelHet maakt pas een persoon en een onboardingmelding in TOPdesk als die workflow is afgerond, zodat een afgekeurde invoer de servicedesk geen werk oplevert.
- Afdeling en kostenplaats zijn in Unit4 relaties met een begin- en einddatum. KoppelHet past de persoonskaart in TOPdesk aan op de dag dat de nieuwe relatie ingaat, en maakt dan pas de wijziging aan, zodat rechten en budgethouder op dezelfde dag omgaan als in de financiële administratie.
- HR en finance delen in Unit4 dezelfde medewerker, en de kostenplaats bepaalt waar projecturen landen. KoppelHet zet diezelfde kostenplaats als budgethouder in TOPdesk, zodat doorbelasting van een laptop dezelfde code gebruikt als de urenboeking.
- Een Unit4-tenant kan meerdere bedrijven bevatten. Elk bedrijf wordt een vestiging in TOPdesk, en de behandelaarsgroep van de onboardingmelding volgt de vestiging, zodat elk bedrijf zijn eigen IT-team kan houden.
- Een medewerker kan in Unit4 meer dan één dienstverband hebben, waarvan één als hoofdpositie is gemarkeerd. KoppelHet vult de persoonskaart uit die hoofdpositie en archiveert de persoon pas na het laatste dienstverband.
- Koppelingen zonder gebruiker werken in Unit4 met een client per tenant, gekoppeld aan een gebruiker met de rol SUPER of SYSTEM, en een tenant heeft hoogstens tien van die clients. KoppelHet vraagt een eigen client voor deze koppeling en stemt vooraf af of er nog een vrij is.
- Organisatie-eenheden in Unit4 kunnen dezelfde naam hebben in verschillende bedrijven, terwijl een afdelingsnaam in TOPdesk uniek moet zijn. KoppelHet zet bij zo'n dubbele naam het bedrijf erbij, en onthoudt per afdeling de code uit Unit4 zodat een hernoeming geen nieuwe afdeling maakt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Unit4 zelf naar TOPdesk exporteren?
Een export kan, maar dan leest iemand die handmatig in en ontstaan er geen meldingen. De koppeling volgt ook de ingangsdatums van relaties, wat een export niet doet.
Wat moet er in Unit4 worden ingericht?
Een eigen client met client id en secret voor deze koppeling, gekoppeld aan een systeemgebruiker. De koppeling leest alleen.
Gaan er salarisgegevens naar TOPdesk?
Nee. Alleen naam, e-mailadres, functie, bedrijf, afdeling, kostenplaats, leidinggevende en datums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx wordt gelezen via de ObjectAPI (GET /v1/objects/employees, alleen lezen) met OAuth 2.0 client credentials via Unit4 Identity Services (scope u4erp, token 3600 seconden), incrementeel met een filter op lastUpdated. Velden onder meer companyId, personId, nameInformation, status, workflowState, employments (isMainPosition, employmentStartDate, employmentEndDate, positionId) en relatedValues met relationDateFrom en relationDateTo. Maximaal 50.000 records per aanroep.
- Naar TOPdesk via de REST API met een applicatiewachtwoord van een operator met alleen de benodigde rechten (Supporting Files voor personen, vestigingen, afdelingen en budgethouders). Afdelingen en budgethouders krijgen een externe link met de code uit Unit4.
- Tickets via POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber) of POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 HR | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
personId (resourcenummer) | employeeNumber | Vaste sleutel |
nameInformation.firstName | firstName | |
nameInformation.surname | prefixes en surName | |
Zakelijk e-mailadres (contactPoints) | email | |
Positie van het hoofddienstverband | jobTitle | |
companyId | branch (vestiging) | |
Organisatie-eenheid uit de relaties | department | |
Kostenplaats uit de relaties | budgetHolder | |
Leidinggevende uit de relaties | manager | |
employmentEndDate van het laatste dienstverband | Offboardingmelding en archiveren |
Gerelateerd
Greenhouse → Unit4 HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
SmartRecruiters → Unit4 HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Teamtailor → Unit4 HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie