Verzuimmelding (SIVI)
Unit4 HR Visma Verzuim koppeling: medewerkers per bedrijf en afgeronde ziekteregistraties uit Unit4 in BlueVi
Met een koppeling tussen Unit4 HR en Visma Verzuim staan alle medewerkers van elk Unit4-bedrijf in BlueVi, met organisatie-eenheid en dienstverband per positie, en gaat elke afgeronde ziekteregistratie uit Unit4 automatisch als verzuimverloop naar het juiste dossier. Casemanager en arbodienst werken dan met dezelfde ziektedatums en percentages als HR.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verzuim in Unit4 HR registreren en de verzuimbegeleiding in Visma Verzuim laten lopen, zetten medewerkers en ziekmeldingen nu met de hand in BlueVi. Een nieuwe collega bestaat daar pas als hij ziek wordt, en een gedeeltelijk herstel staat in Unit4 eerder dan in het dossier.
- Elke nacht zet KoppelHet de medewerkers, posities en organisatie-eenheden van elk Unit4-bedrijf klaar in BlueVi.
- Elk uur leest KoppelHet de afwezigheden met een ziektecode waarvan de workflow is afgerond.
- Een nieuwe registratie wordt een verzuimverloop bij het dienstverband van die positie; BlueVi bepaalt of het een nieuw dossier wordt.
- Een ander percentage wordt een nieuw herstelpercentage, een bevestigde einddatum een volledig herstel.
- Eindigt de positie tijdens het verzuim, dan krijgt het verloop de reden ziek uit dienst.
Waar je op let bij Unit4 HR en Visma Verzuim
- BlueVi vraagt bij een nieuwe medewerker verplicht geboortedatum, geslacht, adres en uren per week, ook als die medewerker nooit ziek wordt. Unit4 heeft geboortedatum, geslacht en adres op de medewerker. KoppelHet zet die elke nacht klaar, zodat een eerste ziekmelding direct bij een bekende medewerker landt.
- Unit4 kent als geslacht F, M en G, BlueVi f, m en x. KoppelHet vertaalt die codes vast, zodat het aanmaken in BlueVi niet stukloopt op een waarde die BlueVi niet kent.
- Een afwezigheid in Unit4 heeft het percentage waarmee iemand afwezig is, terwijl BlueVi een herstelpercentage verwacht waarbij nul volledig ziek is. KoppelHet rekent elke Unit4-regel om, zodat zestig procent afwezig in BlueVi veertig procent hersteld wordt.
- Bij een nieuw verloop kan BlueVi zelf beslissen of het een nieuw dossier wordt: uitval binnen 28 dagen na herstel komt bij het vorige dossier. KoppelHet vraagt om een nieuw dossier en laat BlueVi die regel toepassen, zodat de samentelling van ziekteperiodes niet afhangt van hoe Unit4 de registratie nummert.
- Ziekteregistraties in Unit4 kunnen nog concept zijn of in de workflow staan. KoppelHet stuurt alleen afgeronde registraties naar BlueVi. Een open einde in Unit4 blijft in BlueVi een lopend verzuim; een herstelreden kan BlueVi alleen aannemen bij honderd procent herstel.
- Een afwezigheid in Unit4 hoort bij een positie, en BlueVi koppelt een verloop aan een dienstverband. KoppelHet maakt per Unit4-positie een dienstverband in BlueVi. Eindigt een positie terwijl iemand ziek is, dan geeft KoppelHet de reden ziek uit dienst met de einddatum mee, zodat het dossier openblijft.
- Elk Unit4-bedrijf wordt in BlueVi een eigen werkgever, met organisatie-eenheden uit de relatie die in Unit4 de afdeling draagt. Zo horen bedrijfsarts en dossierverantwoordelijke, die BlueVi per eenheid vastlegt, bij het juiste bedrijf.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er salarisgegevens naar BlueVi?
Nee. BlueVi kan een loonwaarde ontvangen, maar de eerste versie stuurt alleen wat de verzuimbegeleiding nodig heeft. Loonwaarde kan later als uitbreiding.
Wat als de arbodienst ook al SIVI-berichten krijgt?
Dan spreken we één route voor de meldingen af, zodat de arbodienst ze niet dubbel krijgt. De medewerkerslijst naar BlueVi kan los daarvan lopen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx via de ObjectAPI met OAuth 2.0 client credentials - GET /v1/objects/employees (birthDate, gender, contactPoints, employments met positionId en workSchedule, relatedValues) en GET /v1/objects/absences (absenceCode, percent, dateFrom, dateTo, isOpenEndedAbsence, isDraft, workflowState, positionId), incrementeel met filter=lastUpdated/updatedAt ge. Tenantlimiet 500 verzoeken per minuut.
- BlueVi Case Management API (REST, OpenAPI 3) met een access token uit client ID en secret en de header Ocp-Apim-Subscription-Key - /employer, /organizational-unit, /employee (verplicht onder meer person.dateOfBirth, person.gender m/f/x, address en employment.hoursPerWeek), /employment, /employment/contract (normHoursPerWeek) en /absence-course (newDossier, employmentKey, dateStart, recoveryPercentage 0 tot 100, recoveryReason alleen bij 100, dateEmploymentEnd).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 HR | Veld in Visma Verzuim | Toelichting |
|---|---|---|
companyId | employer externalKey | |
personId | employee externalKey en employeeNumber | |
birthDate, gender (F, M, G) | person.dateOfBirth, person.gender (f, m, x) | |
contactPoints (adres) | address (straat, nummer, postcode, plaats) | |
positionId met startDate en endDate | employment externalKey, dateStart en dateEnd | |
workSchedule | employment/contract normHoursPerWeek | Tabel van rooster naar uren per week |
relatedValues organisatie-eenheid | organizational-unit | |
dateFrom van de afwezigheid | absence-course dateStart | |
100 min percent | recoveryPercentage |
Gerelateerd
Greenhouse → Unit4 HR
Greenhouse Unit4 HR koppeling: geaccepteerd aanbod als medewerker in het juiste Unit4-bedrijf
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
SmartRecruiters → Unit4 HR
SmartRecruiters Unit4 HR koppeling: aanname op de positie uit SmartRecruiters, met onboardingstatus terug
Teamtailor → Unit4 HR
Teamtailor Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Unit4 ERPx, met bedrijf en positie