Payroll naar finance
Unit4 HR2day koppeling: kostenplaatsen en projecten naar HR2day, loonjournaal terug naar Unit4
Met een koppeling tussen Unit4 ERP en HR2day komen de kostenplaatsen en projecten uit Unit4 automatisch in HR2day, en gaat het loonjournaal na elke salarisrun als batch naar Unit4. HR kiest bij een aanstelling of kostenverdeling alleen codes die finance in Unit4 kent, en de verdeling uit HR2day komt per kostenplaats en project in het grootboek.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de financiën in Unit4 ERP voeren en de salarissen in HR2day draaien, houden kostenplaatsen en projecten in beide systemen apart bij. Na de salarisrun leest finance het journaal met de hand in, en een regel op een gesloten kostenplaats houdt de hele batch tegen.
- Finance opent of sluit in Unit4 een kostenplaats of project.
- KoppelHet leest de wijziging per Unit4-bedrijf en zet nieuwe codes klaar bij de werkgever in HR2day die bij dat bedrijf hoort.
- HR kiest bij de aanstelling of in een kostenverdeling een kostenplaats en zo nodig een project.
- Na de salarisrun zet KoppelHet het journaal uit HR2day als batch klaar in Unit4, met de kostenplaats en het project op elke regel.
- Unit4 controleert de batch; KoppelHet leest het resultaat en meldt afgekeurde regels.
Terug: Loonjournaal per run · Journaalregels per kostenplaats en project
Waar je op let bij Unit4 ERP en HR2day
- HR2day houdt de kostenverdeling los van de aanstelling bij en neemt de kosten in het journaal naar rato van die verdeling op. Eén medewerker levert zo regels op meerdere kostenplaatsen en projecten. KoppelHet zet elke combinatie als aparte regel met beide dimensies in de Unit4-batch.
- Sluit finance in Unit4 een kostenplaats of project, dan staat die daar als beëindigd. Een kostenverdeling in HR2day kan er dan nog naar verwijzen. KoppelHet meldt meteen welke medewerkers in HR2day nog op die code staan, zodat de salarisadministratie ze vóór de volgende run omzet.
- Unit4 weigert een batch met een batchnummer en interface die al bestaan. KoppelHet gebruikt het runnummer uit HR2day als batchnummer, zodat een journaal dat opnieuw wordt verstuurd niet twee keer in het grootboek komt.
- Na het inlezen geeft Unit4 per batch, boeking en regel het resultaat van de controle. KoppelHet koppelt een afgekeurde regel terug aan de werkgever, kostenplaats en het project uit HR2day, zodat de salarisadministratie weet welke verdeling niet klopt.
- Unit4 neemt per aanroep hooguit tienduizend regels aan. Een journaal per medewerker met een fijne kostenverdeling kan groter zijn; KoppelHet telt de regels daarom op per grootboekrekening, kostenplaats en project, en splitst alleen als het dan nog nodig is.
- Kostenplaatsen horen in Unit4 bij een bedrijf. Heeft de organisatie in HR2day meerdere werkgevers, dan legt KoppelHet per werkgever vast bij welk Unit4-bedrijf die hoort, zodat codes en journaal niet bij het verkeerde bedrijf terechtkomen.
- Unit4 boekt op een periode in de vorm jaar en maand. Een correctierun in HR2day over een eerdere maand boekt KoppelHet in de periode die finance nog open heeft, met het oorspronkelijke runnummer in de omschrijving.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een kostenplaats die finance in Unit4 sluit?
KoppelHet meldt de code met de medewerkers die er in HR2day nog op staan. De salarisadministratie past de aanstelling of kostenverdeling aan voor de volgende run.
Boekt Unit4 het journaal per medewerker?
Meestal niet. Finance krijgt het journaal per grootboekrekening, kostenplaats en project; het detail per medewerker blijft in HR2day.
Wat als een batch in Unit4 wordt afgekeurd?
De batch blijft in Unit4 staan en KoppelHet meldt per regel wat er mis is. Na correctie gaat dezelfde run opnieuw, zonder dubbele boeking.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Unit4 ERPx via de Attribute Values API (attributeValue, description, companyId, status C = beëindigd) voor kostenplaatsen en projecten, en de Financial Transaction Batch API (POST /v1/financial-transaction-batch met batchInformation.batchId en interface; account, accountingDimension1 en 2, currencyAmount, period JJJJMM). Maximaal 10.000 regels per aanroep en 200.000 per batch; 422 bij een bestaande combinatie van batchId en interface. Validatieresultaten van het importproces GL07 per batch, boeking en regel.
- HR2day draait op Salesforce en publiceert geen API-documentatie. Kostenplaatsen schrijven en het journaal lezen gaat via de API's die HR2day voor de klant beschikbaar stelt; dat stellen we bij de start vast.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Unit4 ERP | Veld in HR2day | Toelichting |
|---|---|---|
attributeValue (kostenplaats) | Kostenplaats | Code gelijk in beide systemen |
attributeValue (project) | Kostenplaats dim2 | |
description | Omschrijving | |
companyId | Werkgever | Vertaaltabel Unit4-bedrijf naar HR2day-werkgever |
status C (beëindigd) | Melding | Afsluiten in HR2day niet zonder afspraak |
Grootboekrekening op de journaalregel | accountingInformation.account | |
Kostenplaats en dim2 op de journaalregel | accountingDimension1 en accountingDimension2 | |
Bedrag | amounts.currencyAmount | Credit als negatief bedrag |
Salarisperiode en run | period (JJJJMM) en batchId |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Unit4 ERP
ADP Workforce Now Unit4 koppeling: workers uit ADP als medewerkers in Unit4 ERP, met kostenplaats en leidinggevende
AFAS Profit → Unit4 ERP
AFAS Unit4 koppeling: loonjournaal automatisch geboekt in Unit4 ERP
BambooHR → Unit4 ERP
BambooHR Unit4 koppeling: medewerkers uit BambooHR in Unit4 ERP, met afdeling, functie en einddatum
BuddeeHR → Unit4 ERP
BuddeeHR Unit4 koppeling: functieperiodes uit Buddee als gedateerde relaties in Unit4