FaRecruitment naar HR
Workable Factorial koppeling: aanname met eerste contract en werkmailadres in Factorial
Met een koppeling tussen Workable en Factorial wordt een kandidaat in de Workable-stap Hired een nog niet uitgenodigde medewerker in Factorial, met werkmailadres, juridische entiteit en een eerste contract dat op de startdatum uit het aanbod begint. Workable verwijst zelf naar een Zapier-automatisering die alleen naam, e-mail, telefoon en adres doorzet; KoppelHet bouwt het als contract en entiteit meteen goed moeten staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Workable werven en Factorial als HR-systeem hebben, gebruiken vaak de Zap die Workable aanraadt. Daarmee staat de nieuwe collega wel in Factorial, maar met het privéadres als inlognaam en zonder contract, entiteit of startdatum. HR vult dat daarna per aanname aan.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap Hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, aanbod en vacature op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- De juridische entiteit van de vacature bepaalt entiteit en voltijdweek in Factorial.
- KoppelHet maakt de medewerker en het eerste contract in één keer aan.
- HR controleert de medewerker en verstuurt zelf de uitnodiging voor Factorial.
Waar je op let bij Workable en Factorial
- Workable koppelt met Factorial via een Zap - de trigger Updated Candidate Stage in Workable en de actie Core - Create Employee in Factorial. De Zap neemt alleen volledige naam, e-mail, telefoon en adres mee en reageert alleen op de stap Hired.
- Factorial wil als e-mail het adres waarmee de medewerker gaat inloggen, niet het privéadres. Workable heeft alleen het adres waarmee iemand solliciteerde, dus via de Zap logt een nieuwe collega met zijn privémail in. KoppelHet neemt het werkmailadres uit een variabele in het aanbod.
- Via de Zap staat de kandidaat in Factorial als medewerker die nog niet is uitgenodigd, en vult de admin de rest aan. KoppelHet maakt de medewerker samen met het eerste contract aan, met de startdatum uit het Workable-aanbod als ingangsdatum, en laat de uitnodiging ook aan HR.
- Workable legt per vacature een juridische entiteit vast, Factorial vraagt een company en een legal entity. Per Workable-entiteit leggen we de Factorial-ID's vast, zodat een aanname voor een Spaanse vestiging niet bij de Nederlandse bv belandt.
- Factorial verwacht land en nationaliteit als tweeletterige code, zoals ES of GB. Het land van de Workable-vacature komt als code mee; het adres van de kandidaat is vrije tekst en dat laat KoppelHet leeg, zodat de medewerker het zelf invult.
- Deeltijd staat in Factorial als percentage in centen van een voltijdweek. Een Workable-aanbod heeft geen urenveld; we voegen een documentvariabele voor uren per week toe, en KoppelHet rekent die om tegen de voltijdweek van de entiteit.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt de nieuwe medewerker direct een uitnodiging van Factorial?
Nee. HR verstuurt de uitnodiging zelf, als alles klopt.
Gaat het salaris uit het aanbod mee?
Niet in de eerste versie. Factorial legt loon apart vast bij het contract; dat kan later als uitbreiding.
Hebben we Zapier nodig?
Alleen voor de route die Workable beschrijft. KoppelHet werkt rechtstreeks met de API's van Workable en Factorial.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Standaardroute - Zapier met trigger Updated Candidate Stage (Workable) en actie Core - Create Employee (Factorial); velden full name, email, phone en address; medewerkers komen als uninvited employees binnen.
- Maatwerk leest Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired en GET /candidates/:id, /jobs/:shortcode en /candidates/:id/offer (state; document_variables). Token met r_candidates en r_jobs.
- Naar Factorial via API-versie 2026-10-01, POST /resources/employees/employees/create_with_contract (verplicht company_id, first_name, last_name en email als login email; verder legal_entity_id, country, phone_number, contract_starts_on, contract_effective_on en contracts_working_time_percentage_in_cents). Aanmelden met OAuth 2.0 of een API-key.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Factorial | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | first_name en last_name | |
Documentvariabele werkmail (aanbod) | email | Het inlogadres, niet het privéadres van de kandidaat |
phone | phone_number | |
document_variables start_date (aanbod) | contract_starts_on en contract_effective_on | |
Juridische entiteit (vacature) | company_id en legal_entity_id | Vertaaltabel |
location.country_code (vacature) | country | Tweeletterige code |
Uren per week (aanbod) | contracts_working_time_percentage_in_cents | Omgerekend tegen de voltijdweek van de entiteit |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd