Recruitment naar HR
Workable Sympa koppeling: aanname als datakaart op een eigen Sympa-interface
Met een koppeling tussen Workable en Sympa wordt een kandidaat in de Workable-stap Hired een nieuwe medewerkerskaart in Sympa, met naam, e-mail, telefoon, functie, organisatie-eenheid en startdatum. Een kant-en-klare Workable-connector staat niet in het aanbod van Sympa, dus KoppelHet schrijft via de Sympa Integration API naar een interface die jullie beheerder voor deze koppeling inricht.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Workable werven en Sympa als HR-systeem gebruiken, vinden geen Workable-connector bij Sympa. Zij zetten elke aanname met de hand in Sympa, en de afdeling uit Workable moet HR daarbij steeds vertalen naar de organisatie-eenheden die in Sympa bestaan.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap Hired.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- Afdeling en functie worden vertaald naar de keuzewaarden van de Sympa-interface.
- KoppelHet maakt de medewerkerskaart aan en legt het kenmerk van de kaart vast bij de kandidaat.
- HR vult in Sympa contract en salaris aan.
Waar je op let bij Workable en Sympa
- Op de connectorpagina van Sympa staat voor werving alleen Teamtailor, geen Workable. Sympa zegt dat een eigen team een koppeling op de Sympa-API kan bouwen; KoppelHet doet dat voor Workable met de Integration API.
- Een Sympa-interface heeft geen vaste velden; de beheerder kiest welke velden erop staan en of POST en PATCH mogen. We spreken met de beheerder een interface af met precies de velden die uit Workable komen, zodat er geen andere HR-gegevens openstaan.
- In Workable is de startdatum een variabele in het aanbiedingsdocument, opgeslagen als tekst. Sympa accepteert een datum alleen als jjjj-MM-dd zonder tijd. KoppelHet zet de tekst om en stopt met een melding als de datum niet te lezen is, in plaats van een lege startdatum te sturen.
- Keuzevelden in Sympa, zoals organisatie-eenheid of functie, moeten exact overeenkomen met een waarde in de mappingtabel van de interface. De afdelingen in Workable zijn vrij te benoemen, dus per Workable-afdeling leggen we de Sympa-waarde vast; een nieuwe afdeling geeft eerst een melding.
- Een nieuwe kaart is in Sympa meestal binnen een minuut op te vragen, maar het kan tot dertig minuten duren. Workable kan een stapwijziging opnieuw melden. KoppelHet bewaart daarom zelf welke kandidaat al een kaart heeft en gebruikt het Workable-kandidaatnummer als uniek kenmerk.
- Tabelrijen die via de API binnenkomen, staan in Sympa direct op goedgekeurd. Het salaris uit het Workable-aanbod zou zo zonder controle in Sympa staan; KoppelHet stuurt in de eerste versie alleen de kaart, en HR legt contract en salaris vast.
- De Sympa-API kan niets verwijderen. Wordt een kandidaat na Hired in Workable alsnog afgewezen, dan zet KoppelHet een taak voor HR klaar om de kaart in Sympa af te handelen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Sympa een koppeling met Workable?
Die vonden we niet in de openbare lijst van Sympa. Vraag het voor de zekerheid na bij Sympa; anders bouwt KoppelHet op de API.
Wie richt de interface in Sympa in?
Jullie Sympa-beheerder, onder Settings, API. KoppelHet levert de lijst met velden en keuzewaarden.
Gaan wijzigingen in het aanbod na de aanname mee?
Niet in de eerste versie. Een gewijzigde startdatum bijwerken via PATCH kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired en GET /candidates/:id, /jobs/:shortcode en /candidates/:id/offer (state; document_variables met value/body als tekst). Token met r_candidates en r_jobs.
- Naar Sympa via de Integration API (OData 4.0) - POST api/{interface} met @odata.type en het unieke kenmerk; antwoord 204 met Location-header. API-key in de header X-ApiKey of basic authentication. Datums jjjj-MM-dd, getallen met een punt, keuzewaarden uit de mappingtabel, geen DELETE.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Sympa | Toelichting |
|---|---|---|
firstname en lastname | Voornaam en achternaam (interfaceveld) | |
email | Privé-e-mail (interfaceveld) | |
phone | Telefoon (interfaceveld) | |
document_variables start_date (aanbod) | Startdatum | Als jjjj-MM-dd, zonder tijd |
department (vacature) | Organisatie-eenheid | Waarde uit de mappingtabel van de interface |
title (vacature) | Functie | Waarde uit de mappingtabel van de interface |
Workable-kandidaat-ID | Uniek kenmerk van de kaart |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd