Recruitment naar HR
Workable Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat met geaccepteerd aanbod als medewerker in Unit4
Met een koppeling tussen Workable en Unit4 HR wordt een kandidaat die in Workable naar de fase aangenomen gaat en een geaccepteerd aanbod heeft, automatisch een medewerker in Unit4, met een dienstverband op de positie van de vacature. De startdatum komt uit het aanbod in Workable, en Unit4 controleert alles eerst zonder op te slaan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die werven in Workable en hun medewerkers, projecten en financiën in Unit4 beheren, nemen elke aanname met de hand over in Unit4. Het aanbod met de startdatum staat alleen in Workable, en een kandidaat die per ongeluk op aangenomen komt, kan zo als medewerker in Unit4 belanden.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de fase aangenomen.
- KoppelHet controleert de handtekening van de melding en vraagt het aanbod op. Alleen een geaccepteerd aanbod gaat verder.
- Uit afdeling en locatie van de vacature volgen het Unit4-bedrijf en de positie.
- Unit4 controleert de medewerker zonder op te slaan; bij een fout krijgt P&O een melding.
- Na een geslaagde controle staat de medewerker in Unit4, met het dienstverband op de startdatum uit het aanbod.
Waar je op let bij Workable en Unit4 HR
- Workable stuurt bij een fasewissel de kandidaat zoals die is op het moment van versturen, niet zoals hij was toen de wissel gebeurde. Is de kandidaat intussen teruggezet, dan ziet KoppelHet dat en maakt hij geen medewerker in Unit4 aan.
- Workable meldt elke stap naar aangenomen, ook een die per ongeluk wordt gezet. Unit4 kan een opgeslagen medewerker alleen beëindigen, niet verwijderen. KoppelHet vraagt daarom eerst het aanbod op en gaat alleen verder als de status daarvan geaccepteerd is.
- In het aanbod van Workable is de startdatum een variabele uit het aanbodsjabloon, opgeslagen als tekst. KoppelHet zet die tekst om naar een datum en stopt met een melding als dat niet lukt, omdat Unit4 de begindatum van een dienstverband achteraf niet later laat zetten.
- Een abonnement in Workable kan worden beperkt tot een fase en tot vacatures. KoppelHet abonneert alleen op de fase aangenomen, zodat de koppeling niet bij elke stap in het wervingsproces kandidaatgegevens binnenkrijgt.
- Workable kent afdelingen en locaties, Unit4 bedrijven en posities. Per combinatie van afdeling en locatie leggen we het Unit4-bedrijf vast, en per vacature de positie. Voor een bedrijf dat ontbreekt, geeft Unit4 een weigering; KoppelHet vangt dat af met een melding aan P&O.
- Een Workable-token krijgt alleen de rechten die bij het aanmaken zijn gekozen. Voor deze koppeling volstaan leesrechten op kandidaten en vacatures, en Workable ondertekent de meldingen met dat token of het geheim van de app. Er gaat niets terug naar Workable.
- Met een goedkeuringsworkflow in Unit4 wacht een nieuwe medewerker op een goedkeurder. KoppelHet geeft P&O zo'n aanname door als in afwachting, met de velden die nog goedkeuring nodig hebben, zodat de recruiter in Workable niets opnieuw hoeft te doen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het salaris uit het aanbod mee naar Unit4?
Niet in de eerste versie. Workable kent bedrag, frequentie en valuta, maar P&O legt inschaling en salaris in Unit4 vast. Meenemen kan later als uitbreiding.
Wat als het aanbod nog niet is geaccepteerd?
Dan maakt KoppelHet niets aan in Unit4 en meldt het aan de recruiter. Na acceptatie zet de recruiter de kandidaat opnieuw op aangenomen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een abonnement op candidate_moved met een filter op de fase hired (HMAC-SHA256 in X-Workable-Signature, sleutel is het accounttoken of het OAuth-appgeheim; antwoord 200, anders herhaalt Workable). Het aanbod via GET /spi/v3/candidates/{id}/offer (state, document_variables met start_date in value.body). Token met de scopes r_candidates en r_jobs.
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en client secret. POST /v1/employees/validate, daarna POST /v1/employees met companyId, nameInformation, contactPoints, personnelType en employments (positionId, startDate). 202 met de velden die op goedkeuring wachten, 403 bij een onbekend companyId, 409 bij een dubbel personId.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Unit4 HR | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-id | Vrij veld of relatie in Unit4 | Herkent een tweede melding voor dezelfde kandidaat |
firstname en lastname | nameInformation (firstName, surname) | |
email, phone en address | contactPoints | |
Afdeling en locatie van de vacature | companyId | Via een tabel per combinatie |
Vacature (shortcode) | employments (positionId) | Positie per vacature vastgelegd |
Aanbodvariabele start_date | employments (startDate) en dateFrom | Tekst uit het aanbodsjabloon, omgezet naar een datum |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd