Recruitment naar HR
Workable Workday koppeling: aangenomen kandidaten als pre-hire en indiensttreding in Workday
Met een koppeling tussen Workable en Workday wordt een kandidaat die in Workable in de stap aangenomen komt automatisch een pre-hire in Workday, en start KoppelHet de indiensttreding op de positie die bij de vacature hoort, met startdatum en functie uit het geaccepteerde aanbod. Een freelancer uit Workable wordt in Workday een contingent worker in plaats van een employee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die werven in Workable en hun medewerkers in Workday beheren, typen elke aanname over. Na een getekend aanbod maakt HR de pre-hire met de hand aan en zoekt de positie op. Daarbij komen freelancers geregeld als employee in Workday terecht, en staan accounts op de eerste werkdag niet klaar omdat de indiensttreding pas laat is gestart.
- De recruiter zet de kandidaat in Workable in de stap aangenomen.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op en controleert dat het aanbod is geaccepteerd.
- In Workday ontstaat een pre-hire met naam, contactgegevens en het Workable-kandidaatnummer als referentie.
- Voor een vaste of tijdelijke medewerker start KoppelHet de indiensttreding op de positie uit de vacaturecode; voor een freelancer een contract als contingent worker.
- Workday doorloopt de goedkeuringen die jullie hebben ingericht. Een fout, zoals een bezette positie, verschijnt in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Workable en Workday
- Een vacature in Workable heeft een vrij veld voor een interne code. Wij laten recruiters daar het Workday-positienummer invullen bij het openen van de vacature. Zo weet KoppelHet bij elke aanname op welke positie de indiensttreding moet starten, zonder aparte vertaaltabel die iemand moet bijhouden.
- Workday kent twee soorten workers met elk een eigen proces. Een employee komt binnen via Hire Employee, een freelancer of uitzendkracht via een contract als contingent worker. KoppelHet kiest het proces op basis van het soort dienstverband van de Workable-vacature.
- Workable vult de datum van aanname pas op het moment dat de kandidaat in de stap aangenomen komt. KoppelHet gebruikt die datum niet als startdatum in Workday; de startdatum komt uit het geaccepteerde aanbod, zodat een aanname in november met start in januari ook in januari ingaat.
- Workday noemt een aangenomen kandidaat inmiddels pre-hire, maar de webservice voor het aanmaken heet nog Put_Applicant, zodat bestaande koppelingen blijven werken. KoppelHet zet eerst de pre-hire neer en start pas daarna de indiensttreding, zodat een afgekeurde indiensttreding opnieuw kan zonder tweede persoon.
- Workable kan een kandidaat diskwalificeren of laten terugtrekken nadat hij al is aangenomen. KoppelHet controleert dat bij de dagelijkse ronde en meldt het aan HR. Het terugdraaien van een indiensttreding blijft in Workday een eigen proces met eigen goedkeuring.
- Werft de organisatie in Workable voor meerdere landen, dan bepaalt de locatie van de vacature het land in Workday. Verplichte gegevens zoals het nationale identificatienummer verschillen per land; die vult HR in Workday aan en komen niet uit het wervingssysteem.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten recruiters iets anders doen?
Ze vullen bij een nieuwe vacature het Workday-positienummer in als interne code, en zorgen dat het aanbod een startdatum heeft. Ontbreekt een van beide, dan krijgen ze een melding voordat er iets in Workday gebeurt.
Worden de goedkeuringen in Workday overgeslagen?
Nee. KoppelHet start de indiensttreding of het contract; de goedkeuringen die jullie hebben ingericht blijven gelden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workable via een subscription op candidate_moved met stage_slug hired, ondertekend met X-Workable-Signature. Daarna GET /candidates/:id (hired_at, disqualified, withdrew), /jobs/:shortcode (code, employment_type, location) en /candidates/:id/offer (state accepted, document_variables, salaris). Token met alleen leesscopes.
- Workday via de Staffing-webservice met een Integration System User. Put_Applicant voor de pre-hire (Workable-ID in External_Integration_ID_Data), daarna Hire_Employee (Hire Employee-business process met Position_Reference, Hire_Date en Location_Reference) of Contract_Contingent_Worker voor freelancers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workable | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
id (kandidaat) | External_Integration_ID_Data | Herkent een tweede melding voor dezelfde kandidaat |
firstname en lastname | Legal_Name_Data (First_Name, Last_Name) | Voorvoegsels volgens het naamformaat van het land |
email en phone | Email_Address_Data en Phone_Data (privé) | |
code (vacature) | Position_Reference | Recruiters vullen het Workday-positienummer in als interne vacaturecode |
employment_type (vacature) | Hire_Employee of Contract_Contingent_Worker | Via een vertaaltabel per soort dienstverband |
Startdatum (document variable van het aanbod) | Hire_Date of Contract_Start_Date | |
location (vacature) | Location_Reference | Via een vertaaltabel |
Salaris (amount, frequency, currency_iso) | Compensation (subproces) | Alleen als HR dat wil; anders vult HR het in Workday in |
Gerelateerd
Workable → ADP Workforce Now
Workable ADP Workforce Now koppeling: van stap Hired naar in-progress hire per ADP-company
Workable → AFAS Profit
Workable koppelen met AFAS: kandidaat in de stap aangenomen start de onboarding in AFAS
Workable → BambooHR
Workable BambooHR koppeling: aanname met salarisperiode en latere wijzigingen
Workable → Dayforce
Workable Dayforce koppeling: aanname uit de stap Hired, eerst gecontroleerd