Accounts in applicaties
Workday Adobe koppeling: Creative Cloud-licenties per job profile en land uit Workday
Met een koppeling tussen Workday en Adobe Creative Cloud krijgt een worker met een creatief job profile in Workday automatisch een Federated ID in de Adobe Admin Console, met het land van zijn Workday-locatie en in de gebruikersgroep die bij zijn job profile hoort. Bij een job change of termination trekt de koppeling de licentie op de ingangsdatum in, terwijl zijn bestanden blijven voor overdracht.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Workday als wereldwijd HR-systeem kopen Adobe-licenties voor marketing, design en communicatie, soms per regio in een eigen Admin Console. Licenties worden met de hand toegekend, blijven hangen na een functiewissel, en een gebruiker die in het verkeerde land is aangemaakt, kan daarna niet meer worden aangepast.
- Jullie leggen vast welke job profiles welke Adobe-gebruikersgroep krijgen, en welke companies bij welke Adobe-organisatie horen.
- KoppelHet leest afgeronde business processes uit Workday met een Integration System User met alleen leesrechten.
- Een worker met zo'n job profile wordt op zijn hire date een Federated ID, met het land van zijn locatie, in de groep van zijn job profile.
- Bij een job change wisselt KoppelHet de gebruikersgroep op de ingangsdatum.
- Na de termination of het contracteinde haalt KoppelHet alle groepen weg; het account blijft voor de overdracht van bestanden.
Waar je op let bij Workday en Adobe Creative Cloud
- Adobe vraagt bij een Federated ID een land, en dat land is daarna niet meer via de API te wijzigen. Workday kent per worker een locatie met een land. KoppelHet gebruikt dat land bij het aanmaken; een latere overplaatsing naar een ander land verandert in Adobe niets en komt als melding bij de Adobe-beheerder.
- Grote organisaties hebben soms meer dan één Adobe-organisatie, bijvoorbeeld per regio. De User Management API werkt per organisatie-ID. KoppelHet bepaalt per Workday-company in welke Adobe-organisatie een worker komt, zodat een ontwerper in Duitsland niet in de Nederlandse Admin Console belandt.
- Een job change kan in Workday weken vooruit staan. Adobe koppelt licenties direct aan het lidmaatschap van een gebruikersgroep, zonder ingangsdatum. KoppelHet bewaart de wijziging en wisselt de groep pas op de ingangsdatum, zodat iemand zijn Photoshop niet verliest terwijl hij nog in zijn oude functie werkt.
- Freelance ontwerpers en bureaumedewerkers staan in Workday als contingent worker met een contracteinde. Als ze een werkadres op jullie domein hebben, krijgen ze een Federated ID in de groep van hun job profile, en op het contracteinde haalt KoppelHet de groepen weg, ook als het contract in Workday niet formeel is afgesloten.
- Workday levert veel workers, Adobe verwerkt per client tien aanroepen per minuut met tien gebruikers per aanroep. KoppelHet stuurt daarom alleen workers met een job profile uit de tabel, in batches, en wacht bij HTTP 429 de tijd uit de Retry-After-header af. De eerste vulling loopt over meerdere runs.
- Na een termination verwijdert KoppelHet de gebruiker niet uit de Adobe-organisatie en wist het account niet, want Adobe verwijdert met deleteAccount ook de bestanden. Alle groepen gaan eraf en de licentie komt vrij; de bestanden blijven staan tot de Adobe-beheerder ze heeft overgedragen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We gebruiken al Entra ID of de User Sync Tool voor Adobe. Wat dan?
Dan kiezen we één bron. Vult Entra ID Adobe al, dan kan het job profile als groep in Entra ID landen en blijft de app van Microsoft de koppeling naar Adobe.
Wat als iemand naar een ander land verhuist?
Het land in Adobe blijft zoals het was, want de API kan het niet wijzigen. De Adobe-beheerder krijgt een melding en beslist of een nieuw account nodig is.
Wanneer verdwijnt een account helemaal?
Niet automatisch. Na de overdracht verwijdert de Adobe-beheerder het account; automatisch na een termijn kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met Get_Workers (Human_Resources) of een RaaS-rapport op wijzigingsdatum, met Include_Personal_Information, Include_Employment_Information (job profile, locatie) en Include_Organizations (company), onder een Integration System User met alleen leesrechten.
- Naar Adobe via de User Management API: POST naar https://usermanagement.adobe.io/v2/usermanagement/action/{orgId} met createFederatedID (country verplicht), update, add en remove met group, en remove met all bij vertrek. Maximaal tien gebruikers per aanroep, tien aanroepen per minuut per client en honderd per applicatie; testOnly=true voor een proefrun.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Adobe Creative Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
Werk-e-mail | user (e-mail) en email | |
Preferred name (first) | firstname | |
Preferred name (last) | lastname | |
Land van de Location | country | ISO-code, eenmalig bij aanmaken |
Job_Profile | add group (gebruikersgroep) | Via een tabel |
Company | orgId van de Adobe-organisatie | |
Termination_Date of contracteinde | remove group all |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors