Leren en certificaten
Workday aNewSpring koppeling: deelnemers en groepen uit Workday, afgeronde cursussen terug
Met een koppeling tussen Workday en aNewSpring krijgt elke nieuwe medewerker in Workday automatisch een deelnemer in aNewSpring, in de groep van zijn afdeling en met zijn leidinggevende als begeleider. Rondt hij een cursus af, dan staat die daarna vanzelf als training bij hem in Workday.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Workday als HR-systeem gebruiken en interne opleidingen in aNewSpring geven, zetten deelnemers vaak met een export in aNewSpring. Wie van afdeling wisselt, blijft in de oude groep en bij de oude begeleider, en afgeronde cursussen staan niet in Workday, terwijl HR daar rapporteert over verplichte scholing.
- KoppelHet leest nieuwe en gewijzigde workers uit Workday.
- Een nieuwe medewerker wordt deelnemer in aNewSpring met zijn Employee_ID als extern ID, in de groep van zijn supervisory organization.
- De leidinggevende wordt begeleider van zijn medewerkers, zodat hij hun voortgang ziet.
- Na een termination archiveert KoppelHet de deelnemer; zijn resultaten blijven bewaard.
- Rondt de deelnemer een cursus af, dan stuurt aNewSpring een webhook en zet KoppelHet de training in Workday.
Terug: Afgeronde cursussen met datum
Waar je op let bij Workday en aNewSpring
- aNewSpring heeft één aanroep die een deelnemer aanmaakt als hij nog niet bestaat en hem anders bijwerkt, op basis van het externe ID. Met het Workday-nummer als extern ID kan KoppelHet elke wijziging zonder voorafgaande zoekvraag sturen, en vindt aNewSpring de deelnemer terug als het e-mailadres verandert.
- Bestaande deelnemers die al in aNewSpring stonden voordat de koppeling er was, hebben geen extern ID. KoppelHet zet bij de start eenmalig het Workday-nummer op die deelnemers via hun inlog-e-mailadres, zodat hun cursushistorie niet bij een nieuw account terechtkomt.
- Verwijderen in aNewSpring kan niet ongedaan worden gemaakt. Bij vertrek archiveert KoppelHet de deelnemer daarom, zodat behaalde certificaten bewaard blijven voor een audit. Een archived deelnemer kan niet opnieuw worden aangemaakt; bij een rehire in Workday haalt KoppelHet het archief eraf.
- Groepen in aNewSpring kunnen een bovenliggende groep hebben, net als supervisory organizations in Workday. KoppelHet bouwt de groepen op met het organisatie-ID als extern ID en verplaatst een deelnemer bij een overplaatsing naar de nieuwe groep.
- De koppeling van begeleider aan deelnemers vervangt in aNewSpring de hele lijst van die begeleider. KoppelHet stuurt daarom per manager altijd de volledige lijst van zijn directe medewerkers uit Workday, zodat een medewerker die naar een andere manager gaat bij de oude verdwijnt.
- aNewSpring stuurt bij een afgeronde cursus een webhook en probeert het tot tien keer opnieuw, met een interval tot zestien uur. KoppelHet controleert de handtekening, antwoordt direct en zet de training daarna in Workday, zodat een trage Workday-aanroep geen dubbele berichten veroorzaakt.
- Workday kent tijdzones per land, aNewSpring vraagt een tijdzonegroep. aNewSpring zet Europe/Amsterdam zelf om naar Europe/Berlin. KoppelHet stuurt daarom de groep die aNewSpring verwacht, zodat start- en einddata van cursussen niet verschuiven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Schrijft de koppeling medewerkers ook in voor cursussen?
Niet in de eerste versie. Inschrijven op basis van functie of afdeling kan later als uitbreiding; de API van aNewSpring ondersteunt het.
Welke cursussen komen terug in Workday?
Een cursus geldt als afgerond als de deelnemer de activiteit afrondt die in de template als afsluitende activiteit is gekozen. Losse activiteiten blijven in aNewSpring.
Kunnen externe deelnemers in aNewSpring blijven?
Ja. KoppelHet beheert alleen deelnemers met een Workday-nummer als extern ID en laat klanten of cursisten van buiten ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met Get_Workers (Human_Resources) of een RaaS-rapport op wijzigingsdatum. Afgeronde cursussen gaan terug met Manage_Training (Talent) of, met Workday Learning, als geïmporteerd leerrecord via Put_Learning_Imported_Record.
- Naar aNewSpring via de aNewSpring API met een API key. POST /addOrUpdateUser/{userID} (login, firstName, middleName, lastName, function, company, custom1 tot custom5, locale, timeZoneGroup, active, archived), POST /initializeId/{login}/{userID} voor bestaande deelnemers, POST /addGroup/{groupID} (type Student, parent), /addGroupUsers en /deleteGroupUsers, POST /setTeacherStudents/{teacherID}. Webhook CourseCompleted (JSON of XML, X-WebHook-Signature met Base64 HMAC-SHA1), in te stellen via support van aNewSpring.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in aNewSpring | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | userID (extern ID) | |
Werk-e-mail | login | Uniek; standaard ook het e-mailadres |
First name en last name | firstName en lastName | |
Business title | function | |
Company | company | |
Cost center en location | custom1 en custom2 | Vrij te kiezen velden |
Preferred language | locale | nl, en_GB, fr, ... |
Supervisory_Organization | Groep (type Student) met parent | |
Manager | Begeleider (setTeacherStudents) | |
Termination_Date | archived = true | |
CourseCompleted (terug) | Training of geïmporteerd leerrecord in Workday |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors