Lease en mobiliteit
Workday Athlon koppeling: Nederlandse leaserijders uit Workday bij Athlon, met adres, werkmail en vertrekdatum
Met een koppeling tussen Workday en Athlon gaan medewerkers van de Nederlandse companies met een leaseregeling automatisch als berijder naar Athlon en de wagenparkbeheerder, met woonadres, werkmail en kostenplaats. Rondt HR in Workday een vertrek af, dan krijgen Athlon en de wagenparkbeheerder de laatste werkdag direct, zodat inleveren of overdragen van de auto op tijd geregeld is.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers in Workday beheert en Nederlandse collega's in een leaseauto van Athlon laat rijden, mailt nieuwe berijders naar de wagenparkbeheerder en hoort een vertrek soms pas na de laatste werkdag. Een verhuizing of nieuwe werkmail moet de berijder dan zelf nog eens bij Athlon doorgeven.
- HR legt in Workday vast dat een nieuwe medewerker van een Nederlandse company recht heeft op een leaseauto.
- KoppelHet stuurt de berijder met woonadres, werkmail, company en kostenplaats naar Athlon en de wagenparkbeheerder, ook als de startdatum nog in de toekomst ligt.
- Een nieuw woonadres of een gewijzigde werkmail in Workday gaat de volgende dag naar Athlon.
- Bij langdurig verlof krijgt de wagenparkbeheerder een melding met de verwachte einddatum.
- Rondt HR een beëindiging af, dan krijgen Athlon en de wagenparkbeheerder de laatste werkdag direct.
Waar je op let bij Workday en Athlon
- Volgens Athlon geeft een berijder die stopt dat door aan de wagenparkbeheerder, die het aan Athlon meldt. In Workday rondt HR een beëindiging vaak weken vooruit af, met een aparte laatste werkdag. KoppelHet stuurt die laatste werkdag direct door, zodat de wagenparkbeheerder niet op de berijder hoeft te wachten.
- Een berijder geeft een verhuizing bij Athlon door in MyAthlon of per mail aan de Driver Desk, vanaf zijn zakelijke adres en met het kenteken erbij. Met de koppeling is het woonadres in Workday leidend en hoeft de medewerker zijn verhuizing maar op één plek te melden.
- Klopt het e-mailadres bij Athlon niet, dan moet de berijder dat via de Driver Desk laten aanpassen. KoppelHet stuurt de werkmail uit Workday al mee bij de aanmelding, zodat de berijder vanaf de eerste dag met het juiste adres bij Athlon bekend is.
- De tank- of laadpas komt volgens Athlon net voor of net na de aflevering van de auto. Staat een nieuwe medewerker in Workday met een startdatum in de toekomst, dan gaat hij al naar Athlon zodra de indiensttreding is afgerond, zodat auto en pas er op de eerste werkdag kunnen zijn.
- Workday bevat ook medewerkers buiten Nederland en contingent workers. KoppelHet stuurt alleen medewerkers van de Nederlandse companies met een leaseregeling naar Athlon; inhuurkrachten alleen als de leaseregeling ook voor hen geldt.
- Wat er met een leaseauto gebeurt bij langdurig verlof, staat volgens Athlon in de leaseregeling van de werkgever. Workday houdt bij of iemand met verlof is en tot wanneer naar verwachting. KoppelHet geeft dat door aan de wagenparkbeheerder, die volgens de eigen regeling beslist.
- Bij een internationale organisatie draait de Nederlandse salarisverwerking meestal buiten Workday. Bijtelling en eigen bijdrage voor de leaseauto horen dan bij de Nederlandse payroll; deze koppeling regelt alleen wie er bij Athlon als berijder bekend is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Bestelt de koppeling ook de auto?
Nee. De keuze en bestelling van de auto blijven bij de wagenparkbeheerder en de berijder. De koppeling zorgt dat Athlon de juiste gegevens heeft.
Komen auto's en kilometerstanden terug in Workday?
Niet in de eerste versie. Die horen meestal bij de Nederlandse payroll. Een maandelijkse controle van auto's tegen actieve medewerkers kan later als uitbreiding.
Wat als een medewerker naar een buitenlandse vestiging gaat?
Dan valt hij buiten de Nederlandse companies en krijgen Athlon en de wagenparkbeheerder de datum van de overplaatsing, zodat de auto kan worden ingeleverd of overgedragen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum onder een Integration System User die alleen de Nederlandse companies ziet, aangevuld met velden uit Get_Workers (Human Resources) zoals Termination_Last_Day_of_Work, On_Leave, Estimated_Leave_End_Date en het onderscheid tussen employee en contingent worker. Het veld voor de leaseregeling verschilt per tenant.
- Athlon publiceert geen API-documentatie voor werkgeverskoppelingen. De aansluiting aan de Athlon-kant spreken we per klant met Athlon af; de wagenparkbeheerder krijgt meldingen per mail of in het KoppelHet-platform.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Athlon | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Personeelsnummer berijder | Vaste sleutel |
Preferred_Name | Naam berijder | |
Werk-e-mail | Zakelijk e-mailadres | Voor MyAthlon en de Driver Desk |
Home address (primair) | Adres berijder | |
Company en Cost_Center | Werkgever en kostenplaats bij Athlon | Tabel van Workday-company naar Athlon-klant |
Termination_Last_Day_of_Work | Einddatum berijder | |
On_Leave en Estimated_Leave_End_Date | Melding aan wagenparkbeheerder |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors