ACAccounts in applicaties
Workday Atlassian koppeling: beheerde Jira- en Confluence-accounts met groepen per supervisory organization
Met een koppeling tussen Workday en Atlassian Cloud krijgt een nieuwe worker uit Workday op zijn startdatum een beheerd Atlassian-account met voorkeursnaam, personeelsnummer en locatie, in de groepen van zijn supervisory organization die toegang geven tot Jira en Confluence. Na de termination of het contracteinde in Workday wordt het account gedeactiveerd, en zijn issues en pagina's blijven staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Workday als wereldwijd HR-systeem gebruiken en Jira en Confluence in Atlassian Cloud draaien, hebben vaak geen identity provider die Atlassian vult, of een die achterloopt op Workday. Na een reorganisatie zitten collega's nog in de Jira-groepen van hun oude team, en ingehuurde developers houden toegang na hun contracteinde.
- IT verifieert de e-maildomeinen van de companies in Atlassian en wijst aan welke supervisory organizations een groep krijgen.
- KoppelHet leest afgeronde business processes uit Workday met een Integration System User met alleen leesrechten.
- Op de hire date maakt KoppelHet het account aan, met voorkeursnaam, functietitel, locatie en personeelsnummer, in de groep van de supervisory organization.
- Bij een overplaatsing verhuist het groepslidmaatschap op de ingangsdatum die in Workday staat.
- Na de termination of het contracteinde deactiveert KoppelHet het account.
Waar je op let bij Workday en Atlassian Cloud (Jira en Confluence)
- Supervisory organizations in Workday krijgen bij reorganisaties geregeld een nieuwe naam, terwijl Atlassian een groep uit provisioning niet kan hernoemen. KoppelHet bouwt de groepsnaam daarom op uit de reference ID van de organisatie. Een nieuwe naam in Workday verandert dan alleen het afdelingsveld in het profiel, niet de groep en dus niet de toegang.
- Workday onderscheidt legal name en preferred name. Atlassian kent naast de naam een publieke naam die in het profiel en bij vermeldingen verschijnt. KoppelHet zet de legal name als naam en de preferred name als publieke naam, zodat een collega in Jira heet zoals hij zich in Workday laat noemen.
- Een hire staat in Workday vaak weken van tevoren klaar. Atlassian stuurt provisioned gebruikers geen uitnodiging, dus een vroeg aangemaakt account merkt niemand op, maar het geeft wel toegang. KoppelHet maakt het account pas aan op de hire date, zodat er vooraf geen actief account is van iemand die nog niet begonnen is of toch niet komt.
- Contingent workers in Workday hebben een contracteinde in plaats van een termination. KoppelHet deactiveert hun Atlassian-account op die datum, ook als niemand het contract in Workday formeel beëindigt. Een contingent worker met alleen een adres van zijn eigen bureau valt buiten de geverifieerde domeinen en komt op een lijst in plaats van in Atlassian.
- De locatie van de worker in Workday gaat naar het locatieveld dat Atlassian via SCIM accepteert. In een internationaal team ziet een collega zo in Confluence dat iemand in Amsterdam of Krakau werkt, zonder dat iemand dat met de hand bijhoudt.
- Workday is geen identity provider die Atlassian zelf ondersteunt; Atlassian laat zo'n bron de user provisioning API gebruiken, op voorwaarde van Atlassian Guard Standard. Is Entra ID of Okta al aan Atlassian gekoppeld, dan blijft die de bron en gaat de koppeling van Workday naar die identity provider.
- Bij een overplaatsing legt Workday een ingangsdatum vast die in de toekomst kan liggen. Atlassian kent geen geplande groepswijziging. KoppelHet bewaart de wijziging en verplaatst de gebruiker pas op de ingangsdatum naar de groep van zijn nieuwe organisatie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt iedereen in Workday een Atlassian-account?
Nee. Alleen workers in de supervisory organizations en companies die jullie aanwijzen. Welke groep welke app krijgt, stellen jullie in Atlassian in.
Gaat de manager uit Workday mee?
Nee. Het Atlassian-profiel heeft geen veld voor de manager. De supervisory organization bepaalt wel de groep, en dus het team.
Werkt dit ook voor Bitbucket?
Accounts wel, groepen nog niet: volgens Atlassian werkt groepssynchronisatie voor Jira, Confluence en Trello, nog niet voor Bitbucket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met Get_Workers (Human_Resources) of een RaaS-rapport op wijzigingsdatum, met Include_Personal_Information, Include_Employment_Information en Include_Organizations, onder een Integration System User met alleen leesrechten op de benodigde domeinen.
- Naar Atlassian via de User provisioning REST API (SCIM 2.0) op https://api.atlassian.com/scim/directory/{directoryId} met de API-key van de directory. /Users met POST (409 als de gebruiker bestaat), PATCH en DELETE (deactiveert); /Groups met POST en PATCH voor leden. nickName in het kernschema, employeeNumber via urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User, basedIn via urn:ietf:params:scim:schemas:extension:atlassian:2.0:User.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Atlassian Cloud (Jira en Confluence) | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | enterprise.employeeNumber | |
Werk-e-mail | userName en emails | |
Legal name | name.givenName en name.familyName | |
Preferred name | nickName (publieke naam) | |
Business_Title | title | |
Supervisory_Organization (naam) | department | |
Company | organization | |
Location | atlassian.basedIn | |
Supervisory_Organization (reference ID) | Groepslidmaatschap | |
Termination_Date of contracteinde | active = false |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors