BiAccounts in applicaties
Workday Bitwarden koppeling: leden per organisatie, ingetrokken bij verlof en vertrek
Met een koppeling tussen Workday en Bitwarden krijgt elke medewerker uit Workday op zijn startdatum een uitnodiging voor de Bitwarden-organisatie, in de groep van zijn supervisory organization, en wordt hij ingetrokken bij een Termination of langdurig verlof. Een ingetrokken lid neemt geen licentieplaats in en krijgt bij terugkomst zijn toegang terug zonder nieuwe uitnodiging.
Wat de koppeling doet
Wie HR in Workday voert en Bitwarden gebruikt voor gedeelde wachtwoorden per team, voegt leden in Bitwarden vaak met de hand toe, zeker als Entra ID niet overal gelijk is ingericht. Medewerkers met ouderschapsverlof of een sabbatical houden zo maandenlang toegang tot collecties waar ze niet meer aan werken.
- HR rondt een Hire af in Workday, vaak weken voor de start.
- Op de startdatum, zodra het werkadres in Workday staat, nodigt KoppelHet de medewerker uit in Bitwarden, in de groep van zijn supervisory organization.
- De medewerker accepteert en een beheerder bevestigt hem; daarna ziet hij de collecties van zijn groep.
- Bij een Change Job naar een andere organisatie verhuist het lid naar de nieuwe groep.
- Bij langdurig verlof of een Termination trekt KoppelHet het lid in op de ingangsdatum; bij Return from Leave herstelt KoppelHet de toegang.
Waar je op let bij Workday en Bitwarden
- Een Hire is in Workday vaak weken voor de startdatum afgerond, maar een uitnodiging van Bitwarden vraagt om een werkadres dat dan nog niet bestaat. KoppelHet nodigt pas uit op de startdatum en alleen als het werkadres in Workday staat.
- Workday kent verlof als eigen business process, met een begin- en een verwachte einddatum. Voor de verloftypes die jullie kiezen trekt KoppelHet het lid in, en bij Return from Leave volgt herstel. Volgens Bitwarden hoeft een hersteld lid niet opnieuw te worden uitgenodigd of bevestigd.
- Een ingetrokken lid neemt in Bitwarden geen licentieplaats in. Medewerkers met maanden verlof kosten zo geen licentie, terwijl hun eigen kluis bewaard blijft.
- Elke supervisory organization wordt een Bitwarden-groep met het Workday-ID als extern ID. Hernoemt HR een organisatie, dan houdt de groep zijn collecties, omdat KoppelHet op het ID zoekt en niet op de naam.
- Ingehuurde krachten hebben in Workday een eigen nummerreeks en een contracteinde. Ze komen in een aparte groep met alleen de collecties van hun project, en worden op hun contracteinde ingetrokken, ook als niemand een Termination indient.
- Een Termination met een ingangsdatum in de toekomst trekt het lid pas na die laatste werkdag in, in de tijdzone van de Workday-locatie. Een medewerker in Singapore verliest zijn toegang zo niet een halve dag te vroeg of te laat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet via Entra ID of Okta?
Als al jullie medewerkers in één Entra ID of Okta staan, is de SCIM-koppeling van Bitwarden vanuit daar meestal eenvoudiger. Deze koppeling is voor organisaties waar Workday de enige plek is die alle landen, verlof en ingehuurde krachten kent.
Kan de koppeling het lid ook bevestigen?
Nee. Na het accepteren bevestigt een beheerder het lid in Bitwarden; zo worden de sleutels voor gedeelde collecties uitgewisseld. KoppelHet meldt welke leden nog op bevestiging wachten.
Welk Bitwarden-abonnement is nodig?
De Public API is er voor Teams- en Enterprise-organisaties. Met een ander abonnement kan deze koppeling niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Workday via een RaaS-rapport met een Integration System User met alleen leesrechten, op afgeronde business processes Hire, Change Job, Leave of Absence, Return from Leave en Termination, met ingangsdatums en locatie.
- Naar Bitwarden schrijven we via de Bitwarden Public API (api.bitwarden.com of api.bitwarden.eu) met de organisatie-API-sleutel (client_id organization.ClientId, grant_type client_credentials, scope api.organization; token 3600 seconden). Leden en groepen met externalId; intrekken en herstellen via de member-endpoints uit release 2026.2. Lijsten met continuationToken. De Public API beheert geen kluisitems.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Bitwarden | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | externalId van het lid | Met een voorvoegsel per nummerreeks |
Werk-e-mail | email | |
Supervisory_Organization (ID en naam) | Groep: externalId en name | |
Worker type (employee of contingent) | Groep voor ingehuurde krachten | |
Leave of Absence (type en datums) | Lid intrekken en herstellen | |
Termination (laatste werkdag) | Lid intrekken; verwijderen na een afgesproken termijn | |
Vaste waarde | type User | Beheerdersrollen blijven handwerk in Bitwarden |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors