Leren en certificaten
Workday Cornerstone koppeling: medewerkers en organisatie-eenheden uit Workday, trainingsresultaten terug
Met een koppeling tussen Workday en Cornerstone OnDemand staan medewerkers uit Workday automatisch in Cornerstone, met leidinggevende, tijdzone en de juiste organisatie-eenheden zoals afdeling, locatie, kostenplaats en functie. Afgeronde verplichte trainingen gaan terug naar Workday, zodat HR ze bij de medewerker ziet en de handmatige gebruikersbestanden vervallen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Workday voeren en verplichte scholing zoals veiligheid en compliance in Cornerstone, laden vaak wekelijks een gebruikersbestand uit Workday in Cornerstone. Na een reorganisatie staan medewerkers weken in de oude afdeling, en verplichte trainingen gaan naar de verkeerde mensen.
- HR legt een nieuwe medewerker of een wijziging in de organisatie vast in Workday.
- KoppelHet haalt de wijzigingen op en zet nieuwe en gewijzigde organisatie-eenheden en medewerkers samen in één opdracht voor Cornerstone.
- Cornerstone verwerkt de opdracht en wijst op basis van afdeling, locatie en functie de verplichte trainingen toe.
- KoppelHet leest het resultaat per medewerker en toont afgewezen regels met de reden in het KoppelHet platform.
- Afgeronde verplichte trainingen gaan terug naar Workday; bij vertrek wordt de gebruiker in Cornerstone inactief.
Terug: Afgeronde trainingen en certificeringen met datum
Waar je op let bij Workday en Cornerstone OnDemand
- Cornerstone kan een medewerker alleen aan een organisatie-eenheid hangen die al bestaat. Na een reorganisatie in Workday zet KoppelHet de nieuwe afdelingen en de verhuisde medewerkers in één opdracht. Cornerstone lost de volgorde binnen zo'n opdracht zelf op, zodat geen medewerker afketst op een afdeling die nog niet bestond.
- Workday kent naast de afdeling ook company, locatie, kostenplaats en functieprofiel. Cornerstone heeft voor elk daarvan een eigen soort organisatie-eenheid. Elke Workday-indeling krijgt zo een vaste plek, en verplichte trainingen kunnen bijvoorbeeld per locatie en per functie verschillen.
- Cornerstone wil bij elke nieuwe medewerker een leidinggevende, en kiest anders de gebruiker van de koppeling zelf. In Workday kan een managerpositie vacant zijn. KoppelHet neemt dan de eerstvolgende manager hoger in de organisatie, zodat goedkeuringen voor trainingen bij een echte persoon terechtkomen.
- Cornerstone accepteert tijdzones als code of als nummer, en een code zoals PST kan op meer dan één zone slaan. KoppelHet vertaalt de locatie in Workday naar het nummer van de tijdzone, zodat deadlines voor verplichte trainingen in Amerika en Europa op de juiste dag vallen.
- Laadt Cornerstone medewerkers via de koppeling, dan moet de oude laadwizard voor HR-gegevens in Cornerstone blijvend uit. Het wekelijkse bestand uit Workday stopt dus op de dag dat de koppeling live gaat; twee bronnen naast elkaar kan niet.
- Cornerstone verwerkt de opdracht op de achtergrond en geeft per regel een resultaat met waarschuwingen en fouten, dat 30 dagen bewaard blijft. KoppelHet haalt dat resultaat direct op, zodat een afgewezen medewerker uit Workday niet ongemerkt zonder account blijft.
- Velden die Cornerstone als beveiligd of als gevoelig persoonsgegeven aanmerkt, kunnen via deze route niet worden geladen. Uit Workday gaan daarom alleen de gegevens die nodig zijn om trainingen toe te wijzen; geboortedatum of nationaliteit blijven in Workday.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen nieuwe medewerkers al voor hun startdatum trainingen volgen?
Ja, als jullie dat willen. KoppelHet kan de gebruiker een afgesproken aantal dagen voor de startdatum aanmaken, zodat introductietrainingen op dag één klaarstaan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers, supervisory organizations, locations, cost centers, job profiles). Afgeronde trainingen gaan naar Workday via de Talent-webservice, als certificering of training op de worker.
- Naar Cornerstone schrijven we via de Bulk API (OAuth 2.0, asynchroon; een job met tot 20 imports voor Employee en OU's zoals Division, Location, Cost Center, Position en Legal Entity; JSON of CSV, maximaal 20 MB per payload, gzip mogelijk). Een job kan een callback-URL hebben; importresultaten blijven 30 dagen beschikbaar en zijn vijf keer te downloaden. Custom OU's vragen een type_id uit het specificatie-endpoint. Voor Employee- en OU-loads moet de Data Load Wizard voor HR permanent uit.
- De Bulk API kan niet lezen. Trainingsresultaten lezen we via de Reporting API (OData, op het Real-time Data Warehouse van Cornerstone).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Cornerstone OnDemand | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | User ID | Primaire sleutel in Cornerstone |
Legal_Name / Preferred_Name | Voornaam en achternaam | |
Werk-e-mail | E-mail | |
Manager (Employee_ID) | Manager (User ID) | Bij een vacante managerpositie de eerstvolgende manager hoger |
Supervisory_Organization | Division-OU of custom OU | Met de bovenliggende organisatie als parent |
Location | Location-OU en tijdzone | |
Cost_Center | Cost Center-OU | |
Job_Profile | Position-OU | |
Company | Legal Entity-OU | |
Hire_Date / Termination_Date | Status actief of inactief |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors