Accounts in applicaties
Workday HubSpot koppeling: commerciële teams uit Workday als HubSpot-gebruikers, in elk land
Met een koppeling tussen Workday en HubSpot krijgt elke nieuwe medewerker in een sales-, marketing- of serviceorganisatie in Workday automatisch een HubSpot-gebruiker met rechtenset, team en de tijdzone van zijn locatie. Een termination in Workday sluit de HubSpot-toegang op de laatste werkdag, en een functiewissel past rechten en team aan op de ingangsdatum.
Wat de koppeling doet
Organisaties die alle medewerkers in Workday beheren en met HubSpot verkopen, vragen HubSpot-accounts vaak per regio aan via een ticket. Teams in HubSpot volgen de Workday-organisatie na een herindeling niet meer, en afspraakpagina's van verkopers in een andere tijdzone tonen de verkeerde tijden.
- HR rondt in Workday de hire af voor een nieuwe medewerker in een commerciële organisatie.
- KoppelHet maakt de HubSpot-gebruiker aan met de rechtenset bij het job profile en het team bij de supervisory organization.
- De tijdzone van de Workday-locatie komt in het HubSpot-profiel, en de welkomstmail gaat uit op de startdatum.
- Een job change of verhuizing naar een andere organisatie verandert rechtenset en team op de effectieve datum.
- Bij een termination krijgt de manager vooraf een overdrachtslijst, en op de laatste werkdag verdwijnt de toegang en komt de seat vrij.
Waar je op let bij Workday en HubSpot
- Workday ordent medewerkers in supervisory organizations met bovenliggende organisaties. HubSpot-teams kennen ook een bovenliggend team. KoppelHet bouwt alleen de commerciële tak van de Workday-boom na in HubSpot, zodat een salesdirecteur de cijfers van alle regio's onder zich ziet.
- In Workday hoort bij elke locatie een tijdzone. HubSpot gebruikt de tijdzone van de gebruiker voor afspraakpagina's en werktijden, en weigert werktijden zonder tijdzone. Een verkoper in Boston krijgt zo vanzelf Amerikaanse tijden, zonder dat hij het zelf hoeft in te stellen.
- Het job profile in Workday is wereldwijd hetzelfde, ook als de functietitel per land verschilt. KoppelHet koppelt de rechtenset en de betaalde seat aan het job profile, en zet de lokale business title alleen als functietitel in het profiel.
- Workday legt een termination vaak weken vooruit vast. KoppelHet handelt op de effectieve datum, niet op het moment van invoeren, en gebruikt de tussentijd om de manager de klanten en deals van de vertrekker te laten overdragen.
- Bij een leave of absence blijft de medewerker in Workday in dienst. KoppelHet verwijdert de HubSpot-gebruiker dan niet, maar zet de verlofperiode als afwezigheid in HubSpot, zodat leads niet bij iemand blijven liggen die maanden weg is.
- Workday onderscheidt employees en contingent workers. Externe verkopers of bureaus die in HubSpot werken staan vaak als contingent worker in Workday. Per klant spreken we af of die ook een HubSpot-gebruiker krijgen en met welke rechtenset.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan alle Workday-medewerkers naar HubSpot?
Nee. Alleen de supervisory organizations en job profiles die we samen aanwijzen. De rest van de organisatie komt niet in HubSpot en kost dus geen seat.
Kan dit ook via Okta of Entra ID?
HubSpot ondersteunt SCIM via Okta en via een eigen SCIM-app, voor Professional- en Enterprise-accounts met single sign-on. Teams en seats bij seat-gebaseerde prijzen regelt SCIM niet; die kan KoppelHet rechtstreeks uit Workday aanvullen.
Wat als een herindeling in Workday met terugwerkende kracht wordt ingevoerd?
Dan zet KoppelHet de teams in HubSpot direct goed.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers met Job_Profile, Business_Title, Supervisory_Organization, Location, Worker_Type, Leave_Status_Data en Termination_Date) via een Integration System User. De tijdzone komt uit Time_Zone_Reference van de locatie (Get_Locations in Human_Resources).
- Naar HubSpot schrijven we via de user provisioning API (/settings/users/2026-09: aanmaken met sendWelcomeEmail, PUT met roleId, primaryTeamId, secondaryTeamIds en seatNames, DELETE), de Teams API met parentTeamId en de Users API (hs_job_title, hs_standard_time_zone, hs_out_of_office_hours). De API kent geen deactiveren, alleen verwijderen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in HubSpot | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Koppeltabel naar de HubSpot-gebruiker | Vaste sleutel; bij herindiensttreding dezelfde persoon |
Preferred_Name | firstName en lastName | |
Primary work email | email | |
Job_Profile_Reference | roleId en seatNames | Via een tabel per job profile |
Business_Title | hs_job_title | |
Supervisory_Organization | primaryTeamId | Bovenliggende organisatie als parentTeamId |
Location (Time_Zone_Reference) | hs_standard_time_zone | |
Leave_Status_Data (On_Leave) | hs_out_of_office_hours | |
Worker_Type_Reference | Wel of geen HubSpot-gebruiker | Afspraak per klant voor contingent workers |
Termination_Date | Verwijderen van de gebruiker |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors