Payroll koppeling
Workday IRIS Payroll koppeling: Britse medewerkers en PayOptions uit Workday in Staffology Payroll
Een koppeling tussen Workday en IRIS Staffology Payroll maakt Britse medewerkers uit Workday aan als employee met starter details en PayOptions, en werkt salaris en adres daarna bij. De Staffology-API is dezelfde API die de webapplicatie zelf gebruikt, dus wat HR in Workday vastlegt komt direct in de Britse payroll zonder importbestand.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Workday beheren en de Britse lonen in Staffology Payroll van IRIS draaien, voeren Britse starters en salariswijzigingen twee keer in. Het jaarsalaris uit Workday moet de salarisadministratie zelf omrekenen naar een bedrag per periode, en een gemiste wijziging merkt pas iemand op de loonstrook.
- HR rondt in Workday een Hire af in de Britse paygroup.
- KoppelHet maakt bij de juiste employer in Staffology een employee aan met persoonsgegevens, payrollCode en startdatum.
- KoppelHet rekent het Workday-salaris om naar PayOptions met periode, basis en bedrag, en voegt vaste toeslagen toe als regularPayLines met een bestaande PayCode.
- Bij een wijziging haalt KoppelHet het volledige employee-record op, past de velden aan en schrijft het geheel terug.
- Wat de payroll weigert of wat Workday niet kent, zoals de starter declaration, komt op een lijst voor de salarisadministratie.
Waar je op let bij Workday en IRIS Payroll
- Staffology kent geen PATCH. Een PUT moet de volledige JSON van alle schrijfbare velden bevatten, anders vallen ze leeg. KoppelHet leest daarom eerst de employee op, zet alleen de gewijzigde Workday-velden erin en schrijft het complete record terug.
- Workday legt salaris meestal vast als jaarbedrag of uurloon. Staffology rekent met period, basis, payAmount en payAmountMultiplier. KoppelHet zet een jaarsalaris om naar een bedrag per periode met basis Monthly, en een uurloon naar basis Hourly met het aantal uren als multiplier.
- Staat NationalMinimumWage aan, dan negeert Staffology het uurloon en berekent het minimumloon op basis van leeftijd. Die vlag kan alleen bij basis Hourly. KoppelHet zet hem nooit vanuit Workday aan, zodat een uurloon uit Workday niet ongemerkt wordt overschreven.
- Zonder eigen PayOptions krijgt een nieuwe employee de DefaultPayOptions van de employer. KoppelHet stuurt de PayOptions daarom altijd mee bij het aanmaken, zodat een Britse starter niet op het standaardbedrag van de employer in de run komt.
- Een starter heeft in Staffology een starter declaration (A, B of C) voor de belastingcode nodig. Dat is een HMRC-begrip dat Workday niet standaard vastlegt. KoppelHet haalt het uit een eigen Workday-veld als dat er is, en meldt anders de starter bij de salarisadministratie.
- Een tagcode die niet bestaat, geeft in Staffology geen foutmelding maar wordt stil weggegooid. KoppelHet controleert de kostenplaatscode uit Workday daarom eerst tegen de lijst met tags en meldt een ontbrekende tag in plaats van hem kwijt te raken.
- Een API-key in Staffology heeft precies de rechten van de gebruiker per employer. KoppelHet gebruikt een aparte gebruiker die alleen toegang heeft tot de Britse employer, zodat de koppeling niet bij andere werkgevers van een payrollbureau kan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de loonstroken ook terug naar Workday?
Niet in de eerste versie. Staffology heeft een webhook bij een afgeronde payrun en levert loonstroken als PDF via de API; dat kan later als uitbreiding.
Werkt dit ook met andere salarisproducten van IRIS?
Deze pagina gaat over Staffology Payroll, waarvan de API openbaar is. Voor andere IRIS-producten stellen we per project vast welke route er is.
Gaat een vertrek uit Workday ook naar Staffology?
In de eerste versie meldt KoppelHet een Termination als taak bij de salarisadministratie, die het vertrek en de P45 in Staffology afhandelt. Automatisch vastleggen kan later als uitbreiding, na een test in de omgeving van de klant.
Wat gebeurt er met de RTI-aangifte?
De FPS naar HMRC blijft in Staffology bij de salarisadministratie. De koppeling levert alleen de gegevens die de payrun nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op de Britse paygroup (Employee_ID, Legal_Name, Date_of_Birth, Home Address, Hire_Date, Base_Pay, Pay_Rate_Type, Allowance plans, Cost_Center) met wijzigingsdatum als filter.
- Staffology Payroll REST-API met een API-key als wachtwoord in Basic-authenticatie. Aanmaken met POST /employers/{employerId}/employee, lezen met GET en bijwerken met PUT op /employers/{employerId}/employee/{id} (volledige JSON, geen PATCH). ID's zijn GUID's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in IRIS Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | employmentDetails.payrollCode | Vaste sleutel tussen beide systemen |
Legal_Name | personalDetails.firstName, lastName | |
Date_of_Birth | personalDetails.dateOfBirth | |
Home address | personalDetails.address (line1, postCode, country) | |
Hire_Date | starterDetails.startDate | |
Base_Pay en Frequency | payOptions.payAmount, basis, period, payAmountMultiplier | |
Vaste toeslag (Allowance plan) | regularPayLines (value, description, code) | Code moet een bestaande PayCode zijn |
Cost_Center | tags | Alleen bestaande tagcodes |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors