Identity en access management
Workday JumpCloud koppeling: accounts in JumpCloud vanuit een Workday-rapport
Met een koppeling tussen Workday en JumpCloud leest JumpCloud een Workday-rapport als JSON en maakt accounts aan, werkt ze bij en schorst ze op basis van de status in Workday. KoppelHet richt het rapport, de integratiegebruiker en de mapping in, en bewaakt de laatste geslaagde import.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Workday als HR-systeem hebben en JumpCloud als directory voor accounts, SSO en apparaten, maken accounts vaak met de hand aan. Om JumpCloud uit Workday te laten lezen, moeten in Workday een rapport, een integratiegebruiker en rechten worden ingericht.
- In Workday maken we een Integration System User zonder UI-sessies en zetten die op de lijst van systeemgebruikers.
- We maken een security group met alleen Get-rechten op de domeinen die JumpCloud noemt, en activeren de wijziging in het beleid.
- We bouwen een Advanced report als webservice met de velden voor JumpCloud en delen het met de integratiegebruiker.
- In JumpCloud zetten we de Custom API-import op de JSON-URL van het rapport, met de mapping en de statusregel.
- KoppelHet controleert met Preview Mapping en bewaakt daarna of nieuwe medewerkers op tijd een account krijgen.
Waar je op let bij Workday en JumpCloud
- JumpCloud leest geen Workday-API direct, maar een Advanced report dat als webservice is vrijgegeven. Welke medewerkers en velden JumpCloud ziet, bepaalt dus de definitie van dat rapport; KoppelHet legt die vast in de overdracht.
- JumpCloud leest alleen JSON, met Report_Entry als plek van de records en basic authentication met de integratiegebruiker in de header. Het wachtwoord van die gebruiker mag geen &, < of > bevatten, omdat Workday het als XML verwerkt.
- Workday laat het wachtwoord van een integratiegebruiker verlopen, tenzij die op de lijst van systeemgebruikers staat. Staat hij er niet op, dan stopt de import na het verlopen zonder dat iemand het merkt; KoppelHet zet hem op de lijst en bewaakt de laatste geslaagde import.
- Vertrek werkt via een statusregel. JumpCloud raadt een expressie aan die een gebruiker schorst als Active_Status in het rapport 0 is; de gebruiker wordt dus geschorst, niet verwijderd, en zijn apparaten en groepen blijven zichtbaar voor IT.
- Workday-velden in eigen attributen van JumpCloud zetten kan volgens JumpCloud nog niet. Velden als manager of locatie, die niet in de standaardattributen passen, komen dus niet mee; KoppelHet bepaalt bij de start welke groepsregels daarop leunen en wat anders moet.
- Voor SSO stuurt JumpCloud een NameID die gelijk moet zijn aan de gebruikersnaam in Workday. Wijkt die af van het e-mailadres, dan krijgt elke gebruiker een extra attribuut WorkdayID; KoppelHet vult dat bij de inrichting, zodat aanmelden bij Workday via JumpCloud blijft werken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wordt een vertrekker verwijderd uit JumpCloud?
Nee, met de aanbevolen statusregel wordt hij geschorst. Verwijderen blijft een bewuste stap van IT.
Welk JumpCloud-pakket is nodig?
Volgens JumpCloud minimaal het SSO Package.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday: Integration System User (Do Not Allow UI Sessions, op de System Users-lijst), Integration System Security Group (Unconstrained) met Get Only op onder meer Person Data (Name, Personal Data, Work Contact Information), Worker Data (Workers, All Positions, Current Staffing Information, Public Worker Reports, Employment Data, Organization Information) en Manage: Location; Advanced report met Enable as Web Service, JSON-URL via Actions > Web Service > View URLs.
- JumpCloud: Custom API-import met API Key-authenticatie (header Authorization met Basic en base64 van gebruikersnaam en wachtwoord), Base URL de Workday-JSON-URL, Resource Location Report_Entry, endpoint /<reportName>?format=json, paginering naar keuze; Unique ID id, state via een EXPR op Active_Status. Vereist het SSO Package of hoger.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in JumpCloud | Toelichting |
|---|---|---|
Workday ID (alias id) | Unique ID van de import | Sleutel tussen beide systemen |
Work email | email en userName | |
Employee ID | employeeIdentifier | |
Business title | title | |
Supervisory organization | department | |
Company | organization | |
Cost center | costCenter | |
Worker type | userType | |
Active_Status | state | 0 betekent geschorst |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors