Lease en mobiliteit
Workday Lease a Bike koppeling: alleen Nederlandse medewerkers uit Workday leasen een fiets, vertrekkers op tijd geblokkeerd
Met een koppeling tussen Workday en Lease a Bike kunnen alleen medewerkers van de Nederlandse companies die in Workday actief zijn een fiets leasen, en krijgt Lease a Bike een vertrek met de laatste werkdag zodra HR het in Workday afrondt. HR krijgt daarbij een melding als een tijdelijk contract eerder eindigt dan het fietscontract van 36 maanden.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers in Workday beheert en Nederlandse collega's een leasefiets via Lease a Bike aanbiedt, keurt elke aanvraag in het portaal goed zonder direct te zien of iemand nog in dienst is of een tijdelijk contract heeft. Een vertrek komt bij Lease a Bike pas aan als HR eraan denkt het door te geven.
- Een nieuwe medewerker van een Nederlandse company komt na de indiensttreding in Workday als gebruiker bij Lease a Bike, onder de fietsregeling van zijn company.
- Vraagt de medewerker een fiets aan, dan keurt de werkgever die in het portaal goed; KoppelHet heeft dan al gemeld of het contract binnen 36 maanden eindigt of de proeftijd nog loopt.
- Gaat de medewerker langer dan drie maanden met verlof, dan krijgt HR een melding.
- Rondt HR een beëindiging af, dan krijgt Lease a Bike de laatste werkdag en wordt de gebruiker op die dag geblokkeerd.
- HR krijgt bij vertrek een overzicht van de lopende fietscontracten van die medewerker.
Waar je op let bij Workday en Lease a Bike
- Lease a Bike laat de werkgever elke aanmelding vooraf goedkeuren, en desgewenst nog een keer na de bestelling. Doordat alleen actieve medewerkers van de Nederlandse companies uit Workday een gebruiker krijgen, ziet de goedkeurder alleen aanvragen van mensen die echt in dienst zijn.
- Een fietscontract bij Lease a Bike loopt 36 maanden. Workday houdt bij een tijdelijke aanstelling de verwachte einddatum bij. Valt die binnen de looptijd van de fiets, dan krijgt de goedkeurder een melding, zodat HR vooraf weet dat bij vertrek een overdracht of beëindiging nodig is.
- Bij vertrek kan het fietscontract volgens Lease a Bike over naar een nieuwe werkgever of een collega, of stoppen bij ontslag, opzegging of langdurige ziekte van meer dan drie maanden. KoppelHet geeft de laatste werkdag door zodra HR de beëindiging in Workday afrondt, zodat er tijd is om die keuze te maken.
- Workday registreert verlof met een begindatum en een verwachte einddatum. Duurt een verlof langer dan drie maanden, dan krijgt HR een melding, omdat langdurige ziekte bij Lease a Bike een reden kan zijn om het contract te stoppen. Of dat gebeurt, beslist HR.
- De werkgever bepaalt bij Lease a Bike wie betaalt: de werkgever, de medewerker of allebei. Hebben de Nederlandse companies in Workday verschillende regelingen, dan zet KoppelHet elke medewerker onder de regeling van zijn company.
- Lease a Bike levert elke maand een export van alle fietsen voor de salarisadministratie, met bijtelling en zo nodig de inhouding. De Nederlandse payroll draait bij een internationale organisatie meestal niet in Workday, dus die export hoort bij de Nederlandse salarisverwerker en niet bij deze koppeling.
- Sinds 2020 mag een werkgever de leasefiets aan iedere medewerker aanbieden. Wil de organisatie toch eerst de proeftijd afwachten, dan gebruikt KoppelHet de einddatum van de proeftijd uit Workday en meldt een aanvraag die daarvoor binnenkomt aan de goedkeurder.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan bijtelling en inhouding naar Workday?
Nee. Die horen bij de Nederlandse salarisverwerking. De maandelijkse export van Lease a Bike gaat daarheen.
Wordt een aanvraag automatisch goedgekeurd?
Nee. De werkgever keurt in het portaal van Lease a Bike goed. De koppeling geeft alleen de informatie uit Workday die daarbij helpt.
Wat gebeurt er met de fiets als iemand vertrekt?
HR kiest met de medewerker een route bij Lease a Bike, zoals overdracht aan een nieuwe werkgever of een collega. De koppeling zorgt dat de vertrekdatum op tijd bekend is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum onder een Integration System User die alleen de Nederlandse companies ziet, met velden uit Get_Workers (Human Resources) zoals End_Employment_Date, Probation_End_Date, Termination_Last_Day_of_Work, On_Leave en Estimated_Leave_End_Date.
- Lease a Bike publiceert geen API-documentatie. Hoe gebruikers aan Lease a Bike worden aangeboden en geblokkeerd, spreken we per klant met Lease a Bike af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Lease a Bike | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Personeelsnummer | Vaste sleutel |
Preferred_Name | Voornaam en achternaam | |
Werk-e-mail | E-mailadres gebruiker | |
Company | Werkgever en fietsregeling | Tabel van company naar regeling |
End_Employment_Date | Melding bij einde contract binnen 36 maanden | |
Probation_End_Date | Melding zolang de proeftijd loopt | Alleen als de eigen regeling dat vraagt |
Termination_Last_Day_of_Work | Blokkeren gebruiker |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors