Leren en certificaten
Workday LinkedIn Learning koppeling: licenties die het dienstverband volgen
Met een koppeling tussen Workday en LinkedIn Learning krijgt elke medewerker uit Workday automatisch een LinkedIn Learning-licentie, met afdeling, functie en leidinggevende voor de rapporten, en gaat de licentie dicht na de laatste werkdag. Afgeronde cursussen gaan via de eigen xAPI-koppeling van LinkedIn terug naar Workday Learning; KoppelHet regelt de kant die LinkedIn aan de klant overlaat, namelijk wie wanneer een licentie heeft.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die medewerkers in Workday beheren en LinkedIn Learning-licenties aan een deel van hen geven, houden in een spreadsheet bij wie er een krijgt en uploaden die af en toe als CSV. Vertrekkers houden zo weken een betaalde licentie, en nieuwe collega's moeten zelf om toegang vragen.
- Jullie leggen vast welke medewerkers een licentie krijgen, bijvoorbeeld per land, bedrijfsonderdeel of soort medewerker.
- KoppelHet leest de medewerkers en hun wijzigingen dagelijks uit Workday.
- KoppelHet maakt het bestand in de vorm die LinkedIn Learning verwacht en zet het klaar op de SFTP-server van LinkedIn.
- LinkedIn Learning maakt nieuwe learners aan, past attributen en groepen aan en zet de licentie aan of uit.
- KoppelHet leest het resultaatbestand van LinkedIn terug en meldt afgekeurde regels aan HR.
Waar je op let bij Workday en LinkedIn Learning
- LinkedIn Learning ondersteunt automatisch gebruikersbeheer met SCIM alleen vanuit Entra ID en Okta. Workday zelf kan dus niet via SCIM leveren; LinkedIn beschrijft voor Workday een bestand over SFTP, de zogeheten Org Sync. KoppelHet levert dat bestand, zodat er geen identity provider tussen hoeft.
- Een naamswijziging in Workday levert vaak een nieuw werkadres op. Zonder vaste unieke gebruikers-ID ziet LinkedIn een ander adres als een nieuwe learner, met een tweede licentie en zonder de oude voortgang. KoppelHet stuurt het personeelsnummer uit Workday vanaf de eerste upload als vaste ID mee.
- Volgens LinkedIn kunnen de unieke ID en het e-mailadres niet in dezelfde upload veranderen. Moeten bij een overstap naar een nieuw ID-schema beide wijzigen, dan verdeelt KoppelHet dat over twee uploads na elkaar.
- Workday onderscheidt medewerkers en contingent workers. Een learner zonder licentiekolom komt in LinkedIn wel binnen, maar als niet toegewezen. KoppelHet zet per soort medewerker en per land expliciet actief of inactief, zodat inhuur alleen een licentie krijgt als jullie dat hebben afgesproken.
- Na een Termination in Workday zet KoppelHet de licentie op de dag na de laatste werkdag op inactief. LinkedIn beschrijft het intrekken als een expliciete regel in het bestand; we rekenen er niet op dat een medewerker die uit het bestand verdwijnt vanzelf zijn licentie verliest.
- De SFTP-gebruiker in LinkedIn Learning hangt aan de beheerder die hem aanmaakte. Verliest die beheerder zijn rechten of licentie, dan stopt de aanlevering. KoppelHet controleert na elke upload het resultaatbestand en meldt het als het ontbreekt of regels afkeurt.
- Gebruiken jullie Workday Learning, dan komen afgeronde LinkedIn-cursussen via de eigen xAPI-koppeling van LinkedIn in Workday. Die herkent de learner op e-mail of op ID, en dat moet overeenkomen met het e-mailadres of de gebruikersnaam in Workday. KoppelHet stemt de unieke ID daarop af, zodat voltooiingen bij de juiste medewerker landen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen we afgeronde cursussen ook terug in Workday?
Ja, als jullie Workday Learning gebruiken. Dat loopt via de xAPI-koppeling van LinkedIn zelf; KoppelHet zorgt dat de learner in LinkedIn dezelfde ID heeft als in Workday. Zonder Workday Learning kan het later als uitbreiding.
Hebben we Entra ID of Okta nodig?
Niet voor het gebruikersbeheer. KoppelHet levert rechtstreeks vanuit Workday via de SFTP-aanlevering van LinkedIn. Voor inloggen met single sign-on gebruiken jullie wel je eigen identity provider.
Wat als we al learners hebben in LinkedIn Learning?
Dan zetten we eerst bij elke bestaande learner het personeelsnummer als unieke ID, op basis van het e-mailadres. Pas daarna gaat de dagelijkse aanlevering aan, zodat er geen dubbele learners ontstaan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport met een Integration System User (Employee_ID, Email - Primary Work, Preferred Name, Business Title, Supervisory Organization, manager, worker type en Termination-datum).
- LinkedIn Learning Org Sync via SFTP op sftp.linkedin.com (poort 22 of 2705) met SSH-sleutel. CSV in UTF-8 met kleine-letterkoppen (preferred_first_name, preferred_last_name, primary_email_address, work_title, unique_user_id), eigen attributen als attribute_<label>, groepen als group/<naam> met 0 of 1, en de licentiekolom van het product met active of inactive. Na verwerking zet LinkedIn een <bestand>.csv_resultReport.csv terug.
- Voltooiingen naar Workday Learning lopen via de LinkedIn xAPI-integratie (User Type Email of ID). Voor rapportage buiten Workday Learning kan later de learningActivityReports-API (aggregationCriteria.primary=INDIVIDUAL) worden gelezen; dat valt buiten deze koppeling.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in LinkedIn Learning | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | unique_user_id | Vast vanaf de eerste upload, zodat een nieuw e-mailadres geen nieuwe learner wordt |
Email - Primary Work | primary_email_address | |
Preferred Name (First, Last) | preferred_first_name en preferred_last_name | |
Business Title | work_title | |
Supervisory Organization | attribute_Afdeling | |
Manager (Email - Primary Work) | attribute_Leidinggevende | |
Company of land | group/<naam> | 0 of 1 per groep |
Licentieregel en Termination | Default_license_learning_proAllLanguages_status (active of inactive) | Kolomnaam hangt af van het LinkedIn-product |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors