Leren en certificaten
Workday Moodle koppeling: gebruikers en cohorten uit Workday, cursusvoltooiing terug
Met een koppeling tussen Workday en Moodle wordt elke worker uit Workday automatisch Moodle-gebruiker, in het cohort van zijn supervisory organization, met taal en tijdzone van zijn locatie. Na de laatste werkdag wordt de gebruiker in Moodle geschorst, en afgeronde verplichte cursussen komen als training bij de worker in Workday.
Wat de koppeling doet
Organisaties die workers in Workday beheren en interne trainingen in een eigen Moodle draaien, laden gebruikers vaak met een CSV-upload door de Moodle-beheerder. Een overplaatsing in Workday verandert het cohort dan pas bij de volgende upload, en voor een audit zoekt HR in Moodle-rapporten wie de verplichte cursus heeft gehaald.
- HR rondt in Workday een hire af, met supervisory organization, locatie en voorkeurstaal.
- KoppelHet maakt de Moodle-gebruiker aan en schorst hem tot de startdatum, zodat hij nog niet kan inloggen.
- Op de startdatum gaat de schorsing eraf en komt de gebruiker in het cohort van zijn organisatie; via cohortsynchronisatie volgen de cursussen van dat cohort.
- Elke dag leest KoppelHet de voltooiing van de verplichte cursussen en zet nieuwe voltooiingen als training bij de worker in Workday.
- Na een termination schorst KoppelHet de gebruiker; cursushistorie en cijfers blijven in Moodle staan.
Terug: Voltooide verplichte cursussen met datum
Waar je op let bij Workday en Moodle
- Moodle maakt nieuwe gebruikers via de webservice aan in één databasetransactie per aanroep. Eén worker met een dubbel e-mailadres of een onbekende taalcode laat dus de hele aanroep mislukken. KoppelHet controleert die velden vooraf en stuurt nieuwe workers los, zodat één fout in Workday de rest niet tegenhoudt.
- Bij het aanmaken van een Moodle-gebruiker kan de webservice geen schorsing meegeven; dat veld bestaat alleen bij bijwerken. Een hire die in Workday weken voor de start klaar is, zet KoppelHet daarom in twee stappen neer, aanmaken en meteen schorsen, en heft de schorsing op de startdatum op.
- Moodle zet elke gebruikersnaam om naar kleine letters. Het Employee_ID uit Workday gaat daarom twee keer mee, als gebruikersnaam en ongewijzigd als idnumber. KoppelHet zoekt bestaande gebruikers op idnumber, zodat een worker met letters in zijn ID niet dubbel wordt aangemaakt.
- Moodle accepteert alleen een taal waarvan het taalpakket op de server staat. Workday kent per worker een voorkeurstaal uit een veel langere lijst. KoppelHet vertaalt die naar de geïnstalleerde pakketten en valt anders terug op de standaardtaal van de site.
- Workday plaatst een worker in een locatie, Moodle wil een land als code van twee letters en een tijdzonenaam. KoppelHet leidt beide af uit de Workday-locatie, zodat datums van opdrachten en deadlines voor medewerkers buiten Nederland op de juiste dag vallen.
- Moodle-cohorten zijn plat, terwijl supervisory organizations in Workday een boom vormen. KoppelHet maakt per organisatie een cohort met de Workday-ID als idnumber en zet de bovenliggende organisatie in het profielveld afdeling, zodat de beheerder cursussen op het juiste niveau aan een cohort hangt.
- Moodle stuurt zonder extra plugin geen bericht als een cursus is voltooid, en de webservice geeft de voltooiing per gebruiker per cursus. KoppelHet vraagt daarom alleen de verplichte cursussen van actieve workers op en schrijft een nieuwe voltooiing als training in Workday.
- Werkt jullie Moodle met single sign-on, dan maakt KoppelHet gebruikers aan met die inlogmethode en zonder wachtwoord. Met de standaardmethode van Moodle moet bij elke nieuwe gebruiker een wachtwoord mee of laat Moodle er een mailen; dat kiezen we bewust per groep workers.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat moet onze Moodle-beheerder regelen?
Webservices en REST aanzetten, een externe service met alleen de genoemde functies maken en een token voor een eigen koppelgebruiker. Cohortsynchronisatie per cursus richten jullie zelf in.
Werkt dit ook met Moodle Workplace of een gehoste Moodle?
Ja, zolang de webservice bereikbaar is. Bij een Moodle-partner vragen we of de functies in jullie versie aanstaan; de webservicedocumentatie in jullie eigen omgeving is daarvoor leidend.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum via een Integration System User (workers, supervisory organizations, locaties, voorkeurstaal, termination). Voltooiingen gaan terug via de Talent-webservice (Manage_Training).
- Naar Moodle via de REST-webservice met een token voor een eigen externe service met alleen de nodige functies - core_user_create_users, core_user_update_users (suspended), core_user_get_users_by_field (idnumber), core_cohort_create_cohorts, core_cohort_add_cohort_members en core_cohort_delete_cohort_members. Cursussen volgen via cohortsynchronisatie in Moodle.
- Voltooiing wordt gelezen met core_completion_get_course_completion_status (courseid en userid; completed en timecompleted per criterium).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Moodle | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | idnumber en username | Username in kleine letters, idnumber exact zoals in Workday |
Preferred_Name (First, Last) | firstname, lastname | |
Email - Primary Work | email | |
Supervisory_Organization | Cohort (idnumber) en department | |
Company | institution | |
Location | country en timezone | Landcode van twee letters en een zone zoals Europe/Amsterdam |
Preferred_Language | lang | Alleen talen waarvan het taalpakket in Moodle staat |
Hire_Date / Termination_Date | suspended | |
Cursusvoltooiing (completed, timecompleted) | Training bij de worker | Alleen cursussen die als verplicht zijn aangewezen |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors