Identity en access management
Workday Omada koppeling: Workday als gezaghebbende bron in Omada Identity
Met een koppeling tussen Workday en Omada Identity worden workers uit Workday identiteiten in Omada, met supervisory organizations, locaties, landen en functies als context. Afdeling, leidinggevende en einddatum uit Workday bepalen zo de rollen en het intrekken van toegang in Omada, en KoppelHet bewaakt de imports.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Workday wereldwijd als HR-systeem gebruiken en Omada voor rollen, aanvragen en reviews, laten de bron vaak inrichten tijdens het Omada-project, en daarna kijkt niemand meer naar de aansluiting. Contingent workers komen dan niet als identiteit binnen, een import met een verlopen token levert stil niets op, en reviews gaan naar een oude leidinggevende.
- In Workday maken we een Integration System User met een eigen security group en alleen leesrechten op de benodigde domeinen.
- We registreren een API-client met de scopes Staffing en Organizations and Roles en een refresh token dat niet verloopt, voor KoppelHet.
- KoppelHet levert workers als identiteit en supervisory organizations, locaties, landen en functies als context aan Omada.
- KoppelHet neemt de sleutel voor contingent workers en de leidinggevende per organisatie mee volgens de Workday-inrichting.
- KoppelHet bewaakt de imports en meldt het als een delta leeg blijft terwijl Workday wel wijzigingen heeft.
Waar je op let bij Workday en Omada
- De API-client in Workday moet refresh tokens krijgen die niet verlopen. Staat dat uit, dan stopt de koppeling zodra het token afloopt. KoppelHet legt die instelling vast in de overdracht, zodat een security-review in Workday hem niet ongemerkt terugzet.
- De security group van de integratiegebruiker heeft alleen alleen-lezen nodig, op vier Staffing-domeinen en vier domeinen onder Organizations and Roles. Na het toevoegen moet de wijziging in het beleid nog worden geactiveerd; zonder die stap krijgt de koppeling lege antwoorden.
- KoppelHet vergelijkt het aantal wijzigingen in Workday met wat Omada heeft ingelezen, zodat een verkeerd ingestelde datumfilter niet wekenlang onopgemerkt blijft.
- Contingent workers hebben in Workday een eigen nummer. KoppelHet haalt de identiteit en de manager dan uit Contingent_Worker_ID, zodat externen dezelfde reviews en intrekking krijgen als vaste medewerkers.
- Een supervisory organization in Workday heeft een manager. KoppelHet levert die als eigenaar van de context in Omada, zodat reviews naar de huidige leidinggevende gaan.
- Get_Workers in Workday kan vertrekkers weglaten: met Exclude_Inactive_Workers vallen uit dienst getreden medewerkers en externen met een beëindigd contract uit het antwoord. KoppelHet laat dat filter uit, zodat de einddatum als ValidTo in Omada komt en de toegang op tijd wordt ingetrokken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie bepaalt de rollen?
Omada. Wij zorgen dat organisatie, functie, manager en einddatum uit Workday kloppen; de rolregels staan in Omada.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Naar Omada via de REST-collector: Workers als identiteit, Supervisory Organization, Location, Countries en Job title als context, met context assignment en managers als context owner. Workday API-client met scopes Staffing en Organizations and Roles, Non-Expiring Refresh Tokens, client-id, secret en refresh token voor de ISU.
- Security group van het type Integration System Security Group (Unconstrained), View only op onder meer Worker Data: Public Worker Reports, Worker Data: Current Staffing Information, Worker Data: Workers, Worker Data: Organizations en Manage: Supervisory Organization.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Omada | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | UID | Sleutel van de identiteit |
Legal name | FirstName, LastName, Name | |
Job title | JobTitle | |
Worker status | Status | |
Hire date | ValidFrom | |
Termination date | ValidTo | |
Supervisory organization | Context | Met de manager als context owner |
Work email | Email | |
Country, Company | Country, Company |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors