OIIdentity en access management
Workday One Identity koppeling: medewerkers en organisatie uit Workday in One Identity Manager
One Identity Manager leest Workday via de Starling Connect-connector Workday HR, die medewerkers in de tabel Person zet en afdelingen, kostenplaatsen en locaties als eigen objecten aanmaakt. Met een koppeling tussen Workday en One Identity bepalen die gegevens de accounts en rechten die One Identity in Active Directory en andere systemen beheert; KoppelHet richt de connector in en vangt op wat hij overslaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Workday als HR-systeem gebruiken en One Identity Manager voor accounts en rechten, lezen Workday vaak nog in via een nachtelijk bestand. Afdelingen, divisies en teams komen dan door elkaar binnen, nieuwe collega's verschijnen pas op hun eerste werkdag, en het nieuwe e-mailadres wordt in Workday overgetypt.
- In Workday maken we een integratiegebruiker met de rechten die One Identity voor de Workday-connector beschrijft.
- In Starling Connect zetten we de Workday HR-connector op met tenant, API-versie en die gebruiker.
- In One Identity Manager maken we een synchronisatieproject op het sjabloon voor Workday HR, met de toewijzingen naar Person, Department, ProfitCenter en Locality.
- KoppelHet stelt de regels in voor het onderscheid tussen afdelingen, divisies en andere organisatiesoorten uit Workday.
- Nieuwe medewerkers komen al voor hun startdatum binnen; e-mail en telefoon gaan na het aanmaken van het account terug naar Workday.
Terug: One Identity schrijft het zakelijke e-mailadres en de telefoonnummers terug naar de medewerker in Workday.
Waar je op let bij Workday en One Identity
- One Identity levert voor Workday een vast sjabloon, One Identity Starling Connect Workday HR, als onderdeel van de module voor cloud-HR-systemen. Het draait via Starling Connect, dat Workday aanbiedt als SCIM-bron. KoppelHet bouwt dus geen eigen lezer, maar richt dat sjabloon in.
- Workday kent veel soorten organisaties, zoals afdeling, divisie en team. Starling Connect geeft die allemaal terug via één bron, CustomOrgs, met een Type-attribuut. Zonder filter op dat type wordt elk team een afdeling in One Identity; KoppelHet zet per type vast of het een afdeling, kostenplaats of niets wordt.
- Sinds versie 6.0 van de Workday HR-connector laat Starling Connect inactieve medewerkers weg uit de lijsten met medewerkers, toekomstige medewerkers en delta's. Een vertrekker verdwijnt dus uit de bron in plaats van dat hij een einddatum krijgt. KoppelHet stelt in One Identity in dat een verdwenen Person wordt geblokkeerd en niet direct verwijderd.
- De connector heeft een aparte lijst voor medewerkers met een startdatum in de toekomst. KoppelHet neemt die mee in de synchronisatie, zodat One Identity het account en de rechten al voor de eerste werkdag klaarzet in plaats van op de dag zelf.
- Terugschrijven naar Workday kan maar voor drie velden van Person - telefoon, mobiel en het standaard e-mailadres - en One Identity raadt af om daar meer tweerichtingsregels aan toe te voegen. Het e-mailadres dat One Identity maakt, komt zo in Workday zonder dat HR het overtypt.
- Starling Connect meldt zich bij Workday aan met een gebruikersnaam en wachtwoord van de tenant. KoppelHet geeft die gebruiker in Workday alleen de rechten die de connector nodig heeft, plus het recht om contactgegevens bij te werken voor het terugschrijven.
- De module voor cloud-HR-systemen vraagt One Identity Manager 8.1.5 of later. Op een oudere versie lezen we Workday via een RaaS-rapport en de CSV-connector van One Identity, tot de upgrade er is.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we Starling Connect nodig?
Voor het standaardsjabloon wel; de Workday-connector draait daar. Heb je het niet, dan kan het via een RaaS-rapport en de CSV-connector, met minder mogelijkheden.
Wat gebeurt er als iemand uit dienst gaat?
De medewerker valt uit de bron. One Identity blokkeert dan de Person en de accounts, volgens de regels die we bij de start vastleggen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Starling Connect Workday HR-connector: endpoints Employees, FutureDatedEmployees, DeltaSyncEmployees, Locations en CustomOrgs (Workday Organizations, met attribuut Type). Operaties Get en Get All, plus Update Employee (PUT) voor het terugschrijven. Verbinding met connectornaam, tenant, API-versie, gebruikersnaam en wachtwoord. Vanaf connectorversie 6.0 zonder inactieve medewerkers.
- One Identity Manager: sjabloon One Identity Starling Connect Workday HR in de module Cloud HR Systems (vanaf 8.1.5), via de SCIM-connector. Mapping Employees naar Person, CustomOrgs naar Department en ProfitCenter, Locations naar Locality. Terugschrijven alleen Phone, PhoneMobile en DefaultEmailAddress.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in One Identity | Toelichting |
|---|---|---|
Workers (Employees) | Person | |
Organizations van type afdeling | Department | Via het Type-attribuut van CustomOrgs |
Organizations van type kostenplaats | ProfitCenter | |
Locations | Locality | |
Toekomstige medewerkers (FutureDatedEmployees) | Person vóór de startdatum | |
Primair zakelijk e-mailadres | DefaultEmailAddress | Retour van One Identity naar Workday |
Telefoon en mobiel | Phone, PhoneMobile | Retour van One Identity naar Workday |
- One Identity Manager 9.0 LTS – Administration Guide for Connecting to Cloud HR Systems
- One Identity Manager 8.1.5 – Administration Guide for Connecting to Cloud HR Systems
- Starling Connect Hosted – One Identity Manager Administration Guide
- One Identity Manager 9.3 – Starling Connect Connector Module Release Notes
- One Identity Manager 9.3 – CSV Connector User Guide
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors