HR naar ERP
Workday Oracle Fusion ERP koppeling: workers met manager en standaard onkostenrekening, zonder Oracle HCM
Met een koppeling tussen Workday en Oracle Fusion Cloud ERP staat elke worker uit Workday automatisch als medewerker in Oracle, met business unit, afdeling, manager en een standaard onkostenrekening op de toewijzing. Zo kan iedereen vanaf de eerste werkdag declaraties indienen en goedkeuren, en stopt dat bij vertrek in Workday.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Workday doen en financiën, inkoop en declaraties in Oracle Fusion Cloud ERP, hebben in Oracle toch medewerkers nodig als declarant en goedkeurder. Die worden met spreadsheets geladen, de standaard onkostenrekening ontbreekt vaak, en dan kan een nieuwe collega geen declaratie indienen.
- KoppelHet haalt de workers op die sinds de vorige keer in Workday zijn gewijzigd, alleen voor de companies die in Oracle boeken.
- Uit company en cost center stelt KoppelHet de standaard onkostenrekening samen, in de segmentvolgorde van het Oracle-rekeningschema.
- Worker, toewijzing en manager gaan als HCM Data Loader-bestand naar Oracle, met de Workday-ID als bronsleutel.
- KoppelHet volgt de laadstatus en meldt regels die Oracle weigert per worker.
- Na een afgeronde termination beëindigt KoppelHet het dienstverband in Oracle op de einddatum.
Waar je op let bij Workday en Oracle Fusion ERP
- Oracle stelt dat iedereen die Oracle Expenses gebruikt een standaard onkostenrekening op de toewijzing nodig heeft; zonder die rekening kan iemand geen declaratie indienen. KoppelHet stelt die rekening samen uit de company en het cost center in Workday, zodat een nieuwe worker op dag één kan declareren.
- De standaard onkostenrekening gaat naar Oracle als één aaneengesloten waarde, met de segmenten gescheiden door het teken dat in het rekeningschema is ingesteld. KoppelHet controleert vooraf of die combinatie in het grootboek bestaat, omdat een ongeldige combinatie pas bij het indienen van een declaratie opvalt.
- HCM Data Loader herkent records aan een bronsleutel van eigenaar en ID, en de eigenaar moet vooraf als waarde in een lookup in Oracle staan. KoppelHet gebruikt het Workday-ID als bron-ID, zodat een herhaalde run een worker bijwerkt in plaats van een tweede aan te maken.
- Oracle levert voor een situatie met een ander HR-systeem wel de laadtool, maar geen gereedschap om gegevens uit dat systeem te halen. KoppelHet leest Workday met een rapport op wijzigingsdatum en bouwt daar zelf het laadbestand van.
- Een toewijzing in Oracle is datumgebonden, net als een organisatiewijziging in Workday. KoppelHet laadt een wijziging met de ingangsdatum uit Workday, zodat een overplaatsing per de eerste van de maand ook in Oracle op die dag ingaat en de goedkeuring dan bij de nieuwe manager ligt.
- Een Workday-tenant bevat vaak companies die niet in Oracle boeken. KoppelHet neemt alleen workers mee van companies waarvoor in Oracle een legal employer en business unit bestaan, en zet anderen op een lijst in plaats van ze bij een verkeerde business unit te laden.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we Oracle HCM nodig?
Nee. Oracle Fusion ERP bewaart medewerkers in zijn eigen personeelsgegevens. Deze koppeling vult die vanuit Workday, zonder Oracle HCM als HR-systeem.
Gaat het loonjournaal ook via deze koppeling?
Nee. Het loonjournaal komt uit de payroll en is een aparte koppeling van payroll naar finance. Deze koppeling houdt alleen de medewerkers actueel.
Wie beheert de tabel van cost center naar rekening?
Finance. Een nieuw cost center in Workday zonder regel in die tabel komt op een lijst, in plaats van dat KoppelHet een rekening gokt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport op wijzigingsdatum met een Integration System User (Employee_ID, Company, Cost_Center, Supervisory_Organization, Manager, Location, Hire_Date, Termination_Date), zo nodig aangevuld met Get_Workers uit Human_Resources.
- Naar Oracle via HCM Data Loader - Worker.dat met de componenten Worker, PersonName, PersonEmail, WorkRelationship, WorkTerms, Assignment (BusinessUnitId, DepartmentName, LocationCode, JobCode, DefaultExpenseAccount) en AssignmentSupervisor, met SourceSystemOwner en SourceSystemId. Het zip-bestand gaat via de HCM Data Loader-webservice of de REST-resource dataLoadDataSets; de laadstatus wordt opgevraagd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Oracle Fusion ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | SourceSystemId | Met SourceSystemOwner WORKDAY uit de lookup HRC_SOURCE_SYSTEM_OWNER |
Legal_Name / Preferred_Name | PersonName | |
Werk-e-mail | PersonEmail (W1) | |
Company | Legal employer en BusinessUnitId | Vaste tabel per Workday-company |
Supervisory_Organization | DepartmentName | |
Manager | AssignmentSupervisor | |
Company + Cost_Center | DefaultExpenseAccount | Segmenten gescheiden door het scheidingsteken van het rekeningschema |
Hire_Date, Termination_Date | WorkRelationship (begin- en einddatum) |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors