Payroll koppeling
Workday Paychex Flex koppeling: Amerikaanse nieuwe medewerkers uit Workday als worker in Paychex Flex
Een koppeling tussen Workday en Paychex Flex zet een Amerikaanse nieuwe medewerker uit Workday als in-progress worker klaar in Paychex Flex, met naam, personeelsnummer, geboortedatum, SSN en startdatum. De medewerker of de Flex-beheerder vult daarna in Flex de verplichte payrollvelden aan, zoals belastingformulieren en bankrekening, waarna de worker op ACTIVE komt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR wereldwijd in Workday beheren en de Amerikaanse salarissen via Paychex Flex laten lopen, zetten Amerikaanse nieuwe medewerkers twee keer in. HR in Workday rondt de Hire af, en daarna typt iemand bij de Amerikaanse vestiging dezelfde naam, SSN en startdatum nog eens in Flex.
- HR rondt in Workday een Hire af in de Amerikaanse paygroup.
- KoppelHet maakt in het juiste Paychex-bedrijf een worker aan met status IN_PROGRESS en reden PENDING_HIRE, met het Workday-personeelsnummer als employeeId.
- Met het meegegeven e-mailadres stuurt Paychex de nieuwe medewerker een uitnodiging om de eigen gegevens in Flex af te maken.
- KoppelHet bewaart de workerId van Paychex bij de Workday-medewerker en volgt of de worker op ACTIVE komt.
- Blijft een worker vlak voor de eerste werkdag nog IN_PROGRESS, dan krijgt de payrollbeheerder een melding.
Waar je op let bij Workday en Paychex Flex
- Een worker die via de API binnenkomt, staat in Paychex Flex op IN_PROGRESS tot alle verplichte velden gevuld zijn. Welke velden verplicht zijn, bepaalt de inrichting van de klant in Flex. KoppelHet levert wat Workday heeft en laat de rest in Flex afronden.
- Paychex stuurt een in-progress worker zelf een uitnodiging als er een e-mailadres of mobiel nummer bij zit. Eerst zakelijke e-mail, dan privé-e-mail, dan zakelijk mobiel. Een Amerikaanse starter heeft vóór de eerste werkdag vaak nog geen werkmail, dus KoppelHet geeft het privéadres uit Workday mee.
- Via de API kun je alleen workers van het type EMPLOYEE (W-2) of INDEPENDENT_CONTRACTOR (1099) aanmaken, geen bedrijfscontractors. Contingent workers uit Workday gaan daarom niet automatisch mee; KoppelHet stuurt alleen Amerikaanse employees.
- Is het Paychex-account van de klant geblokkeerd, dan geeft de API een 423 terug en kan er toch een workerId zijn aangemaakt. Paychex zegt dat dat ID ongeldig is. KoppelHet gooit het weg en probeert de Hire later opnieuw, in plaats van het ID bij de Workday-medewerker op te slaan.
- Toegang loopt via een partnerapp van Paychex. De klant krijgt een verzoek met het achtcijferige displayId en keurt de app als Flex Admin goed onder Company Settings, Integrated Applications. Pas daarna kan Workday-data naar dat Paychex-bedrijf.
- Federal en state taxes hebben eigen endpoints met per staat andere verplichte velden, zoals een county in Maryland. Workday levert die W-4-keuzes bij een externe payroll meestal niet. KoppelHet laat ze daarom in de onboarding van Flex invullen.
- Bij meerdere workers in één verzoek hoort elke worker een workerCorrelationId. KoppelHet vult daar het Workday-personeelsnummer in, zodat elke workerId uit het antwoord bij de juiste Workday-medewerker terechtkomt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salariswijzigingen uit Workday ook naar Paychex?
Niet in de eerste versie. De Paychex-API kent compensatie en pay components met ingangsdatum, dus het kan later als uitbreiding, na een test in de omgeving van de klant.
Kan de koppeling ook bankgegevens en W-4 invullen?
Technisch heeft Paychex daar endpoints voor. Omdat die gegevens meestal niet in Workday staan, laat KoppelHet de medewerker ze zelf in Flex invullen via de uitnodiging.
Wat als iemand in Workday wordt teruggedraaid vóór de start?
Dan meldt KoppelHet de in-progress worker bij de Flex-beheerder, die hem in Flex afhandelt. De koppeling verwijdert zelf geen workers.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op de Amerikaanse paygroup met afgeronde Hires (Employee_ID, Legal_Name, Date_of_Birth, National_ID USA-SSN, Time_Type, Hire_Date, Personal Email).
- Paychex via https://api.paychex.com met OAuth 2.0 client credentials (token via /auth/oauth/v2/token, ongeveer een uur geldig). Aanmaken met POST /companies/{companyId}/workers (Accept application/vnd.paychex.workers.v1+json), controle met GET /companies/{companyId}/workers; companyId via de Companies API. Klanttoegang via POST /management/requestclientaccess met het displayId. Limiet 10.000 verzoeken per minuut per partnersleutel, gedeeld over alle koppelingen met die sleutel.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Paychex Flex | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | employeeId | Vaste sleutel naast de workerId van Paychex |
Legal_Name | name.givenName, middleName, familyName | |
Worker type (Employee) | workerType EMPLOYEE | |
Time_Type | employmentType (bijvoorbeeld FULL_TIME) | |
Date_of_Birth | birthDate | |
National_ID (USA-SSN) | legalId (legalIdType SSN) | |
Hire_Date | currentStatus.effectiveDate | Met statusType IN_PROGRESS en statusReason PENDING_HIRE |
Personal email | communications (EMAIL, PERSONAL) | Bepaalt waar de uitnodiging heen gaat |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors