Payroll koppeling
Workday PayFit koppeling: Franse nieuwe medewerkers en afwezigheid uit Workday in PayFit
Een koppeling tussen Workday en PayFit zet een nieuwe medewerker van de Franse entiteit uit Workday als collaborator met een basiscontract klaar in PayFit, en goedgekeurde afwezigheid als gevalideerde afwezigheid. Latere wijzigingen kan de PayFit-API niet schrijven; die blijven handwerk in PayFit, en loonstroken gaan terug naar de medewerker in Workday.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR wereldwijd in Workday vastleggen en de Franse salarissen in PayFit verwerken, typen elke Franse nieuwe medewerker opnieuw in PayFit. Verlof dat al in Workday is goedgekeurd, komt daarna nog eens met de hand in PayFit, en de loonstroken staan alleen in PayFit.
- HR rondt in Workday een Hire af in de Franse paygroup.
- KoppelHet maakt in PayFit de collaborator aan en daarna een basiscontract met functietitel en startdatum.
- De payrollbeheerder vult het contract in PayFit aan met onder meer werktijd en zorgverzekering, waarna de medewerker in de loonrun komt.
- Goedgekeurd verlof uit Workday wordt een gevalideerde afwezigheid op het PayFit-contract van die medewerker.
- Na de run haalt KoppelHet de loonstroken op en zet ze bij de medewerker in Workday.
Terug: Loonstroken per run, als document bij de medewerker in Workday
Waar je op let bij Workday en PayFit
- PayFit ziet zichzelf als de bron voor medewerkergegevens. De API kan een collaborator en een basiscontract aanmaken, maar geen bestaande collaborator of lopend contract wijzigen. Een salarisverhoging of nieuwe functie in Workday blijft daarom handwerk in PayFit.
- Een collaborator zonder contract verschijnt niet in de lijst in PayFit. KoppelHet maakt daarom altijd direct het contract erachteraan, zodat payroll de nieuwe Franse medewerker ook echt ziet.
- Een contract aanmaken via de API kan volgens PayFit alleen voor Franse bedrijven; Spanje en het Verenigd Koninkrijk volgen later. Voor Workday-medewerkers in die landen maakt de koppeling nu alleen de collaborator aan.
- Het contract uit de API is niet af. Pas als een beheerder in PayFit onder meer werktijd en zorgverzekering heeft ingevuld, kan PayFit een loonstrook maken. KoppelHet meldt het nieuwe contract daarom bij payroll, met de startdatum uit Workday.
- PayFit raadt af om meerdere contracten tegelijk op te starten. Wordt een Hire in Workday teruggedraaid en opnieuw gedaan, dan maakt KoppelHet geen tweede contract zolang er voor die collaborator nog een in opbouw is.
- Een nieuw contract is pas na twee tot vijf minuten in PayFit beschikbaar. Verlof dat al vóór de startdatum in Workday is goedgekeurd, zet KoppelHet pas op het contract als PayFit het teruggeeft.
- PayFit kent vaste Franse afwezigheidssoorten, zoals congés payés, RTT en ziekte. Elke verlofsoort in Workday krijgt in de vertaaltabel één PayFit-soort; een Workday-soort zonder tegenhanger meldt KoppelHet in plaats van hem als congés payés te boeken.
- PayFit legt het privé-e-mailadres vast en raadt af om op het zakelijke adres te matchen. KoppelHet bewaart het collaborator-ID van PayFit bij de Workday-medewerker en gebruikt dat voor verlof en loonstroken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat een salarisverhoging uit Workday ook naar PayFit?
Nee. De PayFit-API heeft geen endpoint om een bestaand contract te wijzigen. KoppelHet kan een verhoging wel als taak bij payroll melden, maar invoeren gebeurt in PayFit.
Werkt dit ook voor Spaanse of Britse medewerkers in PayFit?
Voor nu alleen half: de collaborator kan worden aangemaakt, het contract niet. PayFit noemt Spanje en het Verenigd Koninkrijk als volgende landen.
Wat als verlof in Workday wordt ingetrokken?
PayFit heeft een endpoint om een afwezigheid te annuleren. KoppelHet bewaart het ID van elke afwezigheid en annuleert die als het verlof in Workday vervalt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op de Franse paygroup (Legal_Name, Personal Email, National_ID, adres, Job title, Hire_Date, Time Off Entries); loonstroken gaan terug met de web service Put_Worker_Document.
- PayFit via partner-api.payfit.com - POST /companies/{companyId}/collaborators (scope collaborators:write), POST /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/contracts (collaborators:contracts:write, alleen Frankrijk, antwoord 201 zonder data), POST /companies/{companyId}/absences (time:write, met contractId, type en begin- en einddatum met dagdeel) en GET /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/payslips (contracts:payslips:read); annuleren via DELETE /companies/{companyId}/absences/{absenceId}. Als klant met een API-key met scopes uit het PayFit-beheer; companyId via de introspect-call. Limiet 20 schrijfverzoeken per seconde.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
Legal_Name (voornaam, achternaam) | firstName, lastName | |
Preferred of usage name | otherName | In Frankrijk de nom d'usage |
Personal email | personalEmail | Verplicht; PayFit gebruikt het privéadres |
National_ID (FRA) | socialSecurityNumber | Voor Frankrijk vijftien tekens |
Home address | personalAddress | |
Job title | jobTitle (contract) | |
Hire_Date | startDate (contract) | |
Time off type | type, bijvoorbeeld fr_conges_payes of fr_rtt | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors