Payroll koppeling
Workday Paylocity koppeling: Amerikaanse medewerkers, loon en vertrek uit Workday in Paylocity
Een koppeling tussen Workday en Paylocity maakt Amerikaanse medewerkers uit Workday aan in de juiste Paylocity-company, met afdeling, functie en primaire loonsom, en zet salariswijzigingen en vertrek met ingangsdatum door. Ontbreekt een veld dat het New Hire Template van de klant verplicht stelt, dan zet KoppelHet de medewerker klaar in Web Link, waar de payrollbeheerder hem afmaakt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR wereldwijd in Workday beheren en hun Amerikaanse lonen in Paylocity verwerken, houden nieuwe medewerkers, salarissen en vertrek dubbel bij. Een Compensation Change in Workday komt pas in Paylocity als iemand eraan denkt, en dan vaak met een andere ingangsdatum.
- HR rondt in Workday een Hire af in een Amerikaanse paygroup.
- KoppelHet bepaalt de Paylocity-company bij de Workday-company en vertaalt kostenplaats, paygroup en positie naar de codes uit de Paylocity-inrichting.
- Zijn alle verplichte velden er, dan maakt KoppelHet de medewerker direct aan; anders gaat hij naar Web Link om af te maken.
- Salaris- en functiewijzigingen gaan als update met de ingangsdatum uit Workday.
- Bij een Termination zet KoppelHet de status op T met datum en reden uit de Paylocity-inrichting.
Waar je op let bij Workday en Paylocity
- Paylocity werkt met één Company ID per payrollentiteit, en meerdere companies kunnen een company set vormen. Een Workday-organisatie met meerdere Amerikaanse entiteiten krijgt daarom een vertaaltabel van Workday-company naar Paylocity Company ID; elke aanroep gaat naar de juiste company.
- Een overstap tussen Amerikaanse entiteiten is in Paylocity een Copy and Transfer. Het oude record krijgt status XT, het nieuwe wordt actief onder een ander Company ID met hetzelfde Employee ID. KoppelHet laat die transfer in Paylocity doen en schrijft daarna alleen naar het actieve record.
- Het New Hire Template van een klant kan extra verplichte velden hebben, en de API houdt zich daaraan. Mist Workday zo'n veld, dan gebruikt KoppelHet het endpoint voor Web Link, dat een onvolledige nieuwe medewerker klaarzet voor de payrollbeheerder in plaats van hem te weigeren.
- Een hireDate of reHireDate wijzigen via de API kan niet; Paylocity negeert het. Corrigeert HR achteraf de startdatum in Workday, dan meldt KoppelHet dat bij payroll om in Paylocity aan te passen.
- Velden als kostenplaats, paygroup, positiecode en wijzigingsreden moeten overeenkomen met de inrichting in Paylocity. KoppelHet haalt die codes op en weigert een Workday-waarde zonder tegenhanger met een duidelijke melding, in plaats van het hele record te laten falen.
- Bij een loonwijziging kent Paylocity een effectiveDate en een beginCheckDate voor de eerste loonstrook met het nieuwe bedrag. KoppelHet vult de effectiveDate uit Workday, ook als die in het verleden ligt, en laat beginCheckDate leeg tenzij payroll anders afspreekt.
- Het Employee ID mag in Paylocity maximaal tien tekens hebben. Langere Workday-nummers krijgen een vaste vertaling, en KoppelHet bewaart beide nummers zodat updates en vertrek bij hetzelfde record landen.
- Aanmaken en bijwerken van medewerkers mag met maximaal drie aanroepen per seconde. Bij een grote reorganisatie in Workday spreidt KoppelHet de updates daarom over de tijd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft KoppelHet een Paylocity-partnerschap nodig?
Voor een koppeling voor één organisatie niet. Paylocity geeft toegang tot een demo-omgeving als de klant Paylocity gebruikt en meewerkt aan het testen en de goedkeuring.
Gaan belastinggegevens en bankrekening ook mee?
Niet in de eerste versie. Die staan meestal niet in Workday en worden in Paylocity zelf ingevuld; het kan later als uitbreiding.
Komen uren of loonresultaten terug naar Workday?
Deze koppeling gaat één kant op. Paylocity heeft een webhook voor een verwerkte payroll, dus resultaten terug kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op de Amerikaanse paygroups (Employee_ID, Legal_Name, National_ID USA-SSN, Date_of_Birth, Home Address, Company, Cost_Center, Business_Title, Manager, Base_Pay, Pay_Rate_Type, Hire_Date, Termination_Date) met wijzigingsdatum en ingangsdatum.
- Paylocity WebLink API v2 met OAuth 2.0. Aanmaken met POST /v2/companies/{companyId}/employees, onvolledig klaarzetten met POST /v2/weblinkstaging/companies/{companyId}/employees/newemployees, bijwerken met PATCH /v2/companies/{companyId}/employees/{employeeId}. Algemene limiet 25 aanroepen per seconde, voor aanmaken en bijwerken 3 per seconde.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Paylocity | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | employeeId | Maximaal tien tekens |
Legal_Name | firstName, middleName, lastName | |
National_ID (USA-SSN) | ssn | |
Hire_Date | status.hireDate | Achteraf niet te wijzigen via de API |
Company | companyId | Eén Paylocity-company per payrollentiteit |
Cost_Center | departmentPosition.costCenter1 | Code moet in Paylocity bestaan |
Business_Title | departmentPosition.jobTitle | |
Manager Employee_ID | departmentPosition.supervisorEmployeeId | |
Base_Pay en Pay_Rate_Type | primaryPayRate (payType, annualSalary of baseRate, payFrequency, effectiveDate) | |
Termination_Date en reason | status.employeeStatus T, effectiveDate, changeReason |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors