Verlof, verzuim en uren
Workday Quinyx koppeling: medewerkers, contracturen en goedgekeurd verlof automatisch in de planning
Met een koppeling tussen Workday en Quinyx staat elke medewerker uit Workday automatisch in Quinyx, in de juiste vestiging, met contracturen en een agreement, zodat de planning hem kan inroosteren. Goedgekeurd verlof en verlof van langere duur uit Workday komen als afwezigheid in Quinyx, en verlofsaldi als saldo in de Quinyx-app.
Wat de koppeling doet
Wie Workday als HR-systeem gebruikt en de roosters in Quinyx maakt, laat leidinggevenden nieuwe medewerkers met de hand in Quinyx aanmaken, vaak pas als ze al begonnen zijn. Verlof dat in Workday is goedgekeurd, staat niet in het rooster, en een urenwijziging bereikt de planning pas als de medewerker erover begint.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Workday, met positie, locatie en uren per week.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Quinyx, in de vestiging die bij de locatie hoort, met een rol en een agreement op basis van het contracttype.
- Een urenwijziging of overplaatsing in Workday gaat met de ingangsdatum naar Quinyx, ook als die in de toekomst ligt.
- Goedgekeurd verlof en verlof van langere duur komen als afwezigheid in het rooster; saldi staan in de Quinyx-app.
- Na vertrek zet KoppelHet de laatste werkdag in Quinyx, zodat de medewerker daarna niet meer in te roosteren is.
Waar je op let bij Workday en Quinyx
- Workday kent per positie de standaard werkweek en de geplande uren van de medewerker. Quinyx berekent contracturen uit een volledige werkweek en een percentage. KoppelHet zet de standaard werkweek als volledige werkweek in de agreement en rekent de geplande uren om naar dat percentage.
- Quinyx roostert niemand in zonder agreement. Inhuurkrachten in Workday hebben vaak geen uren of loon. KoppelHet geeft ze een eigen agreement-sjabloon op basis van het soort medewerker in Workday, of laat ze buiten Quinyx als jullie ze daar niet plannen.
- Workday maakt onderscheid tussen verlof per dag en verlof van langere duur, zoals zwangerschapsverlof. Beide worden in Quinyx een afwezigheid, maar met een eigen afwezigheidstype, zodat de planner ziet wanneer iemand terugkomt.
- Welke afwezigheidstypes een medewerker in Quinyx mag krijgen, hangt af van zijn agreement-sjabloon. KoppelHet vraagt die per medewerker op voordat het verlof uit Workday wordt geboekt, zodat een verlofsoort niet stilletjes wordt afgewezen.
- Een overplaatsing die in Workday volgende maand ingaat, wordt in Quinyx een nieuwe rol in de nieuwe vestiging met die startdatum. De rol in de oude vestiging sluit KoppelHet op de dag ervoor, omdat Quinyx dat bij een nieuwe thuisvestiging niet zelf doet.
- Workday houdt hetzelfde personeelsnummer bij herindiensttreding. In Quinyx is dat het badgenummer, dus een oud-medewerker die terugkomt krijgt zijn bestaande profiel terug in plaats van een tweede.
- Verlofsaldi rekent Workday per verlofplan en per land. Quinyx toont saldi op trackers en kent voor Nederland een apart wettelijk saldo. KoppelHet zet elk Workday-plan op de tracker die erbij hoort, zodat Nederlandse en Belgische medewerkers het eigen saldo zien.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Biedt Quinyx zelf geen koppeling met Workday?
Quinyx noemt integratiediensten voor Workday voor medewerkergegevens, uren en verlofsaldi, en stemt de aanpak per klant af. Een kant-en-klare app met vaste functies hebben we niet gevonden. KoppelHet is een keuze als jullie ook andere systemen vanuit Workday koppelen en één plek voor logging en beheer willen.
Gaan gewerkte uren terug naar Workday?
Meestal niet: de uren gaan naar de lokale salarisverwerking. Draait de verloning in Workday, dan kan een urenstroom terug later als uitbreiding.
Wat als een Workday-locatie nog geen vestiging in Quinyx heeft?
Dan wordt de medewerker niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. De planning maakt de vestiging aan of vult de vertaaltabel aan, waarna de volgende ronde de medewerker alsnog zet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met Get_Workers (Human_Resources) of een RaaS-rapport op wijzigingsdatum, met onder meer Scheduled_Weekly_Hours, Default_Weekly_Hours en Full_Time_Equivalent_Percentage per positie. Saldi via Get_Time_Off_Plan_Balances (Absence_Management); goedgekeurd verlof en leave of absence via een rapport.
- Naar Quinyx schrijven we medewerkers via de Employees API v3 (POST /hr/v3/employees, opzoeken op badgeNumber) en rollen via /hr/v3/role-assignments met startDate en endDate. Agreements via wsdlUpdateAgreementsV2 (extTemplateId, fullEmploymentHrs, employmentRatesAdd), vertrek via wsdlUpdateEmployees (leaveDate), saldi via wsdlUpdateTimeTrackers.
- Afwezigheid via de v2 Absences API; geldige afwezigheidstypes per medewerker via GET /v2/absence-types/groups/{groupId}/employees/{employeeId}. Quinyx v3 gebruikt OAuth 2.0 client credentials met eigen v3-credentials en een token van een uur.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | badgeNumber | Vaste sleutel, ook bij herindiensttreding |
Legal_Name / Preferred_Name | personalInformation.firstName, lastName | |
Werk-e-mail | email | |
Location | employment.homeGroupId | Via een tabel van Workday-locaties naar Quinyx-units |
Hire_Date | employment.employmentStartDate | |
Default_Weekly_Hours | fullEmploymentHrs (agreement) | Volledige werkweek voor de positie |
Scheduled_Weekly_Hours | Contracturen (employment rate) | Omgerekend tot deel van de volledige werkweek |
Worker type en contracttype | extTemplateId (agreement template) | Via een vertaaltabel |
Termination last day of work | leaveDate | |
Time off plan balance | Time tracker |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors