HR naar ERP
Workday Rydoo koppeling: workers als Rydoo-gebruikers met branch, groep en goedkeurder
Met een koppeling tussen Workday en Rydoo krijgt elke worker uit Workday automatisch een Rydoo-account in de branch van zijn company en de groep van zijn kostenplaats, met zijn manager als goedkeurder van declaraties. Rydoo biedt hiervoor zelf een Workday-connector; KoppelHet komt erbij als jullie regels verder gaan dan die standaard.
Wat de koppeling doet
Organisaties die workers in Workday beheren en declaraties via Rydoo laten lopen, houden de Rydoo-gebruikers bij met een CSV-upload. Een overplaatsing in Workday per de eerste van de maand staat pas in Rydoo als iemand de upload doet, en declaraties van die tussentijd landen op de oude kostenplaats.
- KoppelHet haalt de workers op die in Workday zijn gewijzigd, voor de companies die Rydoo gebruiken.
- Een nieuwe worker wordt een Rydoo-gebruiker in de branch van zijn company en de groep van zijn kostenplaats.
- De manager uit Workday wordt goedkeurder; staat die nog niet in Rydoo, dan maakt KoppelHet eerst de manager aan.
- Een overplaatsing gaat op de ingangsdatum uit Workday naar Rydoo, zodat declaraties vanaf die dag op de nieuwe groep vallen.
- Na een termination zet KoppelHet de gebruiker na de laatste werkdag op inactief.
Waar je op let bij Workday en Rydoo
- Rydoo zet bij een groepswissel via de upload de einddatum van de oude groep en de begindatum van de nieuwe op de dag van de upload, niet op de ingangsdatum. KoppelHet stuurt een overplaatsing daarom op de ingangsdatum uit Workday, en meldt het aan finance als HR die met terugwerkende kracht heeft ingevoerd.
- Via de upload kan een gebruiker in Rydoo maar in één groep zitten; meer groepen gaan met de hand. Wie in Workday over twee cost centers verdeeld is, krijgt in Rydoo de groep van het primaire cost center, en de verdeling blijft in finance.
- Het e-mailadres is in Rydoo de unieke sleutel, ook buiten jullie eigen account. Bestaat een adres al in een ander Rydoo-account, bijvoorbeeld van een vorige werkgever, dan weigert Rydoo de gebruiker. KoppelHet zet die worker op een lijst in plaats van het opnieuw te proberen.
- In Rydoo is de branch het hoogste niveau en staat die voor een juridische entiteit. Een Workday-tenant heeft vaak companies die geen Rydoo gebruiken; KoppelHet stuurt alleen workers van companies met een branch en meldt de rest.
- Een nieuwe actieve gebruiker krijgt van Rydoo een activatiemail. Bij een startdatum weken vooruit zou die te vroeg komen; KoppelHet zet de gebruiker daarom pas kort voor de startdatum op actief. Met SSO kan de klant de activatiemail via Rydoo laten uitzetten.
- Rydoo rekent woon-werkkilometers met een vaste afstand per gebruiker. Die afstand staat niet in Workday. KoppelHet laat dat veld leeg, zodat de medewerker of finance het in Rydoo invult en een volgende run het niet overschrijft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan declaraties terug naar Workday?
Niet in deze koppeling. Rydoo exporteert declaraties naar de boekhouding; uitbetaling via de payroll kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met declaraties van iemand die vertrekt?
KoppelHet zet de gebruiker pas na de laatste werkdag op inactief. Openstaande declaraties handelt finance daarna in Rydoo af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport op wijzigingsdatum met een Integration System User (Employee_ID, werkmail, Company, Cost_Center, Manager, Location, Hire_Date, Termination_Date).
- Rydoo via de Users API (één gebruiker per POST, dus rekening houden met rate limiting; PUT om bij te werken of uit te schakelen; email, firstName en lastName verplicht; groupId, refId, country, languageCountryCode, enabled) en de approval-flow-endpoints. Een eerste vulling kan via de SFTP-gebruikersimport (CSV met Emailaddress, BranchID, GroupID, Active).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Rydoo | Toelichting |
|---|---|---|
Werk-e-mail | Emailaddress | Unieke sleutel in Rydoo |
Preferred_Name | Firstname en Lastname | |
Employee_ID | userID (refId) | Komt terug in de exports naar finance |
Company | BranchID | Via een tabel van company naar branch |
Cost_Center | GroupID | |
Location (land) en voorkeurstaal | Country en Language | Land bepaalt tijdzone en afstandseenheid |
Manager | Goedkeurder | |
Termination_Date | Active = 0 |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors