HR naar ERP
Workday Sage Intacct koppeling: workers als employees in Sage Intacct, met entiteit, afdeling en manager
Met een koppeling tussen Workday en Sage Intacct wordt elke worker uit Workday automatisch een employee in Sage Intacct, met contact, entiteit, afdeling en manager, zodat declaraties en kosten op de juiste dimensies boeken. Na een termination in Workday zet de koppeling de employee in Sage Intacct op inactief, met einddatum en het soort vertrek.
Wat de koppeling doet
Organisaties die workers in Workday beheren en hun boekhouding in Sage Intacct doen, maken employees in Sage Intacct met de hand aan, vaak pas als iemand zijn eerste declaratie wil indienen. Wie naar een andere afdeling gaat, boekt in Sage Intacct nog maanden op de oude, en vertrokken mensen blijven actief in de keuzelijsten staan.
- KoppelHet haalt de workers op die in Workday zijn gewijzigd, alleen voor companies die in Sage Intacct als entiteit bestaan.
- Voor een nieuwe worker maakt KoppelHet eerst het contact aan en daarna de employee, met het Workday-ID als employee ID.
- Entiteit, afdeling en manager worden gezet; ontbreekt een dimensiewaarde in Sage Intacct, dan komt de worker op een lijst voor finance.
- Een job change of nieuwe manager werkt de employee bij.
- Na een termination zet KoppelHet de employee op inactief, met einddatum en het soort vertrek.
Waar je op let bij Workday en Sage Intacct
- Sage Intacct maakt een employee alleen aan met een verwijzing naar een contact dat al bestaat. KoppelHet maakt daarom per nieuwe worker eerst het contact aan met naam en werkmail, en pas daarna de employee die ernaar verwijst.
- In een Sage Intacct-omgeving met meerdere entiteiten is de entiteit verplicht bij het bijwerken van een employee, en moet die actief zijn. KoppelHet vertaalt elke Workday-company naar een entiteit en zet workers van companies zonder entiteit op een lijst in plaats van ze op het hoogste niveau te laden.
- Sage Intacct kent bij vertrek vijf soorten: vrijwillig, onvrijwillig, overlijden, arbeidsongeschiktheid en pensioen. Workday heeft eigen redenen per termination. KoppelHet vertaalt de primaire reden uit Workday naar een van die vijf, met een tabel die HR vaststelt.
- De manager van een employee is in Sage Intacct een verwijzing naar het employee ID van die manager. Starten een nieuwe manager en zijn nieuwe medewerker in Workday tegelijk, dan maakt KoppelHet eerst de manager aan, zodat de verwijzing klopt.
- Sage Intacct kan employee ID's zelf nummeren. KoppelHet zet het Workday Employee_ID als employee ID, zodat finance in rapportages hetzelfde nummer ziet als HR en een rehire in Workday de bestaande employee terugvindt.
- Wie in Sage Intacct uren of onkosten invoert, moet aan een Sage Intacct-gebruiker gekoppeld zijn. De koppeling maakt geen gebruikers aan; een nieuwe employee die declaraties gaat doen, komt op een lijst voor de beheerder van Sage Intacct.
- Afdeling, entiteit en class zijn in Sage Intacct dimensies waarop geboekt wordt. Workday werkt met cost centers en supervisory organizations. KoppelHet gebruikt een tabel van cost center naar afdeling en controleert vooraf of die afdeling in Sage Intacct bestaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Worden employees in Sage Intacct verwijderd?
Nee. De API kan het wel, maar een vertrokken medewerker heeft vaak nog boekingen. KoppelHet zet de employee op inactief met einddatum.
Gaat het loonjournaal ook via deze koppeling?
Nee. Het loonjournaal komt uit de payroll en is een aparte koppeling, die later als uitbreiding kan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport op wijzigingsdatum met een Integration System User (Employee_ID, Company, Cost_Center, Manager, Business_Title, Hire_Date, Termination_Date, Primary_Reason), zo nodig aangevuld met Get_Workers.
- Sage Intacct via de XML-gateway (https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml): create en update op EMPLOYEE met PERSONALINFO/CONTACTNAME (bestaand contact), EMPLOYEEID, TITLE, SUPERVISORID, LOCATIONID, DEPARTMENTID, CLASSID, STARTDATE en ENDDATE (mm/dd/yyyy), STATUS active of inactive en TERMINATIONTYPE. Bijwerken op RECORDNO of EMPLOYEEID.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Sage Intacct | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | EMPLOYEEID | Zelf gezet, niet uit de nummerreeks van Sage Intacct |
Preferred_Name en werkmail | Contact (CONTACTNAME) | Contact eerst aanmaken |
Business_Title | TITLE | |
Company | LOCATIONID (entiteit) | Via een tabel van company naar entiteit |
Cost_Center | DEPARTMENTID | Via een tabel die finance beheert |
Manager | SUPERVISORID | |
Hire_Date | STARTDATE | Formaat mm/dd/jjjj |
Termination_Date en Primary_Reason | STATUS inactive, ENDDATE en TERMINATIONTYPE |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors