Payroll koppeling
Workday Sage Payroll koppeling: importbestanden voor Sage 50 Payroll van de Britse entiteit
Workday koppel je met Sage 50 Payroll via importbestanden, omdat Sage 50 Payroll geen API heeft. KoppelHet maakt uit Workday elke periode kant-en-klare CSV-bestanden voor nieuwe en gewijzigde Britse medewerkers en voor uren en tarieven, die de salarisadministratie in Sage 50 Payroll inleest na een back-up.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Workday vastleggen en de Britse salarissen in Sage 50 Payroll draaien, typen nieuwe Britse medewerkers en salariswijzigingen over. Overuren en eenmalige betalingen komen per mail of spreadsheet bij de salarisadministratie, die ze nog eens invoert.
- HR rondt in Workday een indiensttreding of wijziging af in de Britse paygroup.
- KoppelHet zet de wijzigingen om naar het sjabloon Employee Details en controleert verplichte kolommen en codes.
- Vóór de run maakt KoppelHet het bestand met uren en tarieven voor de periode klaar.
- De salarisadministratie maakt een back-up en leest de bestanden in via Data Import in Sage 50 Payroll.
- Na de import meldt payroll eventuele afgekeurde regels terug, en KoppelHet zet ze op de verschillenlijst.
Waar je op let bij Workday en Sage Payroll
- Sage 50 Payroll heeft geen REST-API. Gegevens komen erin via Data Import, en een gebruiker start die import zelf. KoppelHet levert dus bestanden die klaarstaan, geen koppeling die direct in Sage schrijft.
- Met het sjabloon Employee Details maakt Sage nieuwe medewerkers aan en werkt het bestaande bij. KoppelHet zet nieuwe Britse medewerkers en wijzigingen uit Workday daarom in één bestand per dag, met het Workday-ID als referentie.
- Het RTI Payroll ID van een medewerker is na de import niet meer te wijzigen. KoppelHet laat het veld bij nieuwe medewerkers leeg, zodat Sage het zelf aanmaakt, en stuurt het Workday-ID nooit in dat veld.
- Uren en tarieven per periode lopen via een ander sjabloon dan het medewerkerrecord, en dat sjabloon past alleen de ingevoerde betalingen van de periode aan. Een salarisverhoging in Workday gaat dus via Employee Details, overuren via Employee Payments (Hours and Rates).
- Het sjabloon om betalingen toe te wijzen werkt alleen voor nieuwe betalingen op een medewerker. Een Workday-betaalplan dat in Sage al bij de medewerker hoort, gaat daarom via het sjabloon voor uren en tarieven, niet opnieuw via toewijzen.
- Factored payments kun je niet importeren in Sage 50 Payroll. Workday-betalingen die in Sage zo zijn ingericht, zet KoppelHet op de lijst voor handmatige invoer in plaats van ze in het bestand te stoppen.
- In Workday hoort een paygroup bij één land. KoppelHet leest alleen de Britse paygroup, zodat medewerkers uit andere landen nooit in een Sage-bestand komen.
- Afdelingen en kostenplaatsen moeten in Sage bestaan voordat een medewerker ernaar kan verwijzen. Een nieuwe kostenplaats uit Workday gaat daarom eerst als eigen bestand mee, vóór het medewerkerbestand.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan KoppelHet de bestanden ook zelf in Sage inlezen?
Niet zonder de SDK van Sage, die alleen via het betaalde Sage Developers Programme beschikbaar is. Zonder SDK start de salarisadministratie de import, met een back-up vooraf.
Wat gebeurt er bij een vertrek in Workday?
KoppelHet zet de laatste werkdag in het medewerkerbestand. De P45 en de RTI-aangifte blijven in Sage 50 Payroll bij de salarisadministratie.
Werkt dit ook met de cloudversie van Sage Payroll?
Deze pagina gaat over Sage 50 Payroll. Of de cloudversie een openbare API heeft, hebben we niet kunnen nalezen; dat zoeken we per project uit.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op de Britse paygroup en wijzigingsdatum (Employee_ID, Legal_Name, National_ID GBR, Hire_Date, Cost_Center, Base_Pay, One_Time_Payment_Plan_Reference, Termination_Date), met CSV als uitvoer.
- Sage 50 Payroll via File > Data Import met de CSV-sjablonen uit de programmamap (Employee Details, Company Departments, Company Cost Centres, Employee Payments (Hours and Rates), Assign Employee Payments), of via Advanced Data Import met een eigen bestand en veldmapping. Volledig automatisch inlezen vraagt de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Employee Reference | Vaste sleutel tussen beide systemen |
Legal_Name | Forename en Surname | |
National_ID (GBR) | NI Number | |
Hire_Date | Start Date | |
Cost_Center | Cost Centre | Kostenplaats moet eerst in Sage bestaan |
Supervisory organisation | Department | Via een vertaaltabel |
Base_Pay | Regular pay in het medewerkerrecord | |
Uren per periode | Employee Payments (Hours and Rates) |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors