Payroll koppeling
Workday Silae koppeling: Franse medewerkers, emplois en afwezigheid uit Workday in mySilae Paie
Een koppeling tussen Workday en Silae maakt Franse medewerkers uit Workday aan als salarié met emploi in mySilae Paie, en houdt salaris, functie en goedgekeurde afwezigheid daarna bij. Schrijven via de Silae-API kan alleen met een API-account van een Silae-partner, zoals het accountantskantoor of payrollbureau dat de Franse lonen draait.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR wereldwijd in Workday beheren en de Franse loonadministratie bij een cabinet laten draaien dat met Silae werkt, sturen nieuwe Franse medewerkers vaak als formulier of spreadsheet naar dat kantoor. Daar typt een gestionnaire de gegevens opnieuw in, en verlof uit Workday komt pas aan het eind van de maand per mail binnen.
- HR rondt in Workday een Hire af in de Franse paygroup.
- KoppelHet controleert het Franse sociaalzekerheidsnummer en zoekt het établissement en de modelmedewerker bij de Workday-locatie.
- KoppelHet maakt de salarié met één emploi aan in het juiste Silae-dossier, met het Workday-personeelsnummer als matricule.
- Latere salaris- of functiewijzigingen gaan naar hetzelfde emploi; goedgekeurd verlof gaat als afwezigheid met de afgesproken Silae-code.
- Wat Silae weigert, komt met de foutmelding op een lijst voor het payrollbureau en HR.
Waar je op let bij Workday en Silae
- Silae geeft schrijfrechten op medewerkers alleen in het API-model Usage interne RH (1B), en dat model is voorbehouden aan Silae-partners zoals accountants en payrollbureaus. Een Workday-klant krijgt dus zelf geen schrijfaccount; KoppelHet bouwt de koppeling op het API-account van het kantoor dat de Franse lonen verwerkt.
- In Silae is de matricule de sleutel van een salarié. Een medewerker die zonder matricule is aangemaakt, kan de API niet lezen of wijzigen. KoppelHet vult daarom altijd het Workday-personeelsnummer in en laat Silae geen eigen nummer genereren.
- Elke looneffectieve wijziging maakt in Silae een nieuw emploi aan, ook een simpele salarisverhoging. De API werkt met een extern emploi-ID dat bij zo'n verhoging gelijk blijft. KoppelHet stuurt een Compensation Change uit Workday naar dat bestaande emploi en maakt alleen bij een echte herintreding een nieuw emploi aan.
- Bij het aanmaken kan Silae een modelmedewerker kopiëren. KoppelHet gebruikt per établissement een modelmedewerker van het payrollbureau, zodat convention collective, statut en Silae-instellingen uit Silae komen en Workday alleen de persoonlijke en contractgegevens levert.
- Silae werkt alleen velden bij waarvan de bijbehorende b-vlag op true staat, zoals bPrenom bij Prenom. KoppelHet zet die vlag alleen voor velden die in Workday zijn veranderd, zodat wat het payrollbureau zelf in Silae invult blijft staan.
- Het sociaalzekerheidsnummer moet vijftien tekens hebben met een kloppende sleutel, anders weigert Silae de medewerker. KoppelHet controleert de sleutel al op het Workday-nummer en meldt een fout bij HR voordat de salarié wordt aangemaakt.
- Hoe een afwezigheid in Silae landt, hangt af van de instellingen van het dossier, zoals congés payés in jours ouvrés, ouvrables of uren. Per Workday-verlofsoort legt KoppelHet met het payrollbureau de Silae-code en de manier van tellen vast.
- Wordt verlof in Workday ingetrokken voor een periode die in Silae al is afgesloten, dan adviseert Silae afwezigheidscode 633 (annulering) met absenceRectificative. KoppelHet gebruikt die route in plaats van de afwezigheid stil te verwijderen.
- Silae accepteert alleen tekens uit Windows-1252. Namen uit Workday met letters daarbuiten, zoals een Poolse ł, zet KoppelHet om en meldt ze, zodat de naam op de loonstrook gecontroleerd wordt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan KoppelHet ook de DPAE vanuit deze koppeling versturen?
De Silae-API heeft een functie die de DUE genereert en verstuurt. Of de koppeling dat doet of het payrollbureau, spreken we vooraf af; standaard laten we het bij het bureau.
Komen de loonstroken uit Silae ook terug in Workday?
Niet in de eerste versie. Silae geeft via de API de ID's van de loonstrookbeelden per periode; dat kan later als uitbreiding.
Wat als de Franse lonen intern in Silae worden gedraaid?
Ook dan loopt het API-contract via een Silae-partner, bijvoorbeeld de reseller. Wie het account beheert, bepaalt wie de toegang per dossier aanzet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op de Franse paygroup (Employee_ID, Legal_Name, National_ID FRA, Location, Hire_Date, Base_Pay, Termination_Date, Time Off Entries) met wijzigingsdatum als filter.
- Silae via https://payroll-api.silae.fr/payroll met OAuth 2.0 client credentials (token via payroll-api-auth.silae.fr, 60 minuten geldig, maximaal 60 tokens per minuut). Aanmaken en wijzigen met POST /v1/SalarieEmplois/CreationSalarieEmplois (eerst ListeSalarieEmplois voor de emploi-ID's), kleine correcties met /v1/SalarieEmplois/ModificationChampSalarie (alles of niets per aanroep) en afwezigheid met /v1/Absences/SalarieAjouterAbsenceV2. Elke aanroep noemt het numeroDossier; de partner zet per dossier een configuratie voor API-toegang aan.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Silae | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | matriculeSalarie | Sleutel; zonder matricule is de salarié niet via de API bereikbaar |
Legal_Name (achternaam) | nomNaissance | Verplicht in Silae |
Legal_Name (voornaam) | prenom | |
National_ID (FRA) | numeroSecuriteSociale | Vijftien tekens met geldige sleutel |
Location | nomInterneEtablissement | Via een vertaaltabel |
Hire_Date | dateDebut en dateDebutContrat (emploi) | |
Base_Pay | salaireDeBase met salaireDeBaseEstHoraire | |
Time off type | codeAbsence | Codes uit het Silae-dossier |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors