Verlof, verzuim en uren
Workday UKG Dimensions koppeling: workers in de planning, opgenomen verlof terug in Workday
Met een koppeling tussen Workday en UKG Dimensions komt elke worker uit Workday automatisch in UKG, met functie, leidinggevende, loonregel en tijdzone, en met de ingangsdatum die in Workday is vastgelegd. Verlof dat medewerkers in UKG opnemen gaat terug naar Workday, zodat het saldo in Workday klopt met wat er op de werkvloer is gebeurd.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers in Workday beheert en de planning in UKG Dimensions maakt, zet nieuwe medewerkers met een importbestand in UKG, waardoor een overplaatsing soms weken later in UKG staat. Verlof wordt in UKG aangevraagd en goedgekeurd, maar het saldo in Workday loopt achter en HR corrigeert het aan het eind van het jaar met de hand.
- HR rondt in Workday een hire of job change af, met locatie, functieprofiel, leidinggevende en uren.
- KoppelHet zoekt de bijbehorende functie in de UKG-structuur en maakt eerst ontbrekende leidinggevenden aan.
- De worker staat in UKG met functie, loonregel, tijdzone en licenties, vanaf de ingangsdatum in Workday.
- Medewerkers vragen verlof aan in UKG. Na goedkeuring zet KoppelHet het in Workday als time off op de juiste dag en het juiste plan.
- Wordt verlof in UKG ingekort of verlengd, dan past KoppelHet de bestaande boeking in Workday aan. Na een termination gaat de status in UKG op de laatste werkdag op beëindigd.
Terug: Opgenomen verlof per dag en per plan · Correcties op eerder geboekt verlof
Waar je op let bij Workday en UKG Dimensions
- UKG maakt een medewerker alleen aan als de functie al als plek in de organisatiestructuur bestaat. Workday werkt met supervisory organizations, locaties en functieprofielen, die niet een-op-een op die structuur passen. KoppelHet vertaalt locatie en functieprofiel naar een plek in UKG en meldt een combinatie die UKG nog niet kent.
- Bij een correctie op verlof wil Workday de wijziging in uren, niet het nieuwe totaal. Wordt een verlofdag van 8 uur in UKG een halve dag, dan stuurt KoppelHet min 4 uur naar Workday, en niet 4.
- Verlof dat via de koppeling in Workday komt, doorloopt het business process voor een verlofaanvraag. Is daar een goedkeuringsstap ingericht, dan keurt een manager hetzelfde verlof twee keer goed. KoppelHet spreekt met de Workday-beheerder af dat verlof van de koppeling die stap overslaat.
- Workday legt wijzigingen vast met een ingangsdatum, ook met terugwerkende kracht. UKG kent ingangsdatums op status, functie en loon. Een overplaatsing die in Workday een week terug ingaat, komt met die datum in UKG, zodat de tijdkaarten van die week op de juiste afdeling vallen.
- UKG rekent een dienst toe aan een dag op basis van de tijdzone van de medewerker. Workday kent de tijdzone van de locatie. KoppelHet zet de tijdzone per worker op basis van zijn locatie, zodat een nachtdienst in Polen op dezelfde dag valt als in Workday.
- Een nieuwe manager moet in UKG bestaan voordat medewerkers aan hem worden gekoppeld. Na een reorganisatie in Workday met nieuwe leidinggevenden verwerkt KoppelHet eerst de managers en daarna hun teams.
- Workday onderscheidt time off, zoals vakantie, van een leave of absence, zoals ouderschapsverlof. Alleen time off gaat vanuit UKG terug naar Workday. Een leave of absence blijft in Workday leidend en hoort niet als losse verlofdagen in UKG terug te komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Workday zelf geen tijdregistratie en planning?
Ja, maar veel organisaties met ploegendiensten houden UKG voor de werkvloer en Workday voor HR. Deze koppeling houdt die twee gelijk.
Wat als een functie in Workday geen plek in UKG heeft?
Dan wordt de worker niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. De UKG-beheerder voegt de functie toe aan de structuur of de tabel wordt aangevuld.
Gaan de verlofsaldi ook van Workday naar UKG?
Dat kan als uitbreiding, als medewerkers in UKG hun saldo moeten zien. In de kleinste opzet is Workday leidend voor het saldo en geeft UKG alleen het opgenomen verlof door.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers met locatie, functieprofiel, manager, pay rate type en datums). Verlof gaat naar Workday via Enter_Time_Off (business process Request Time Off) en correcties via Adjust_Time_Off (business process Correct Time Off), uit de Absence Management-webservice. Toegang via een Integration System User met een eigen security group.
- Naar UKG schrijven we via de UKG Pro Workforce Management API, met POST /v1/commons/persons (of de multi-create-variant met managers vooraan). Velden onder meer personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts.organizationPath, payRuleName, timeZoneName en personLicenseTypes.
- Gewerkte uren naar de salarisverwerking lopen meestal per land naar de lokale payroll. Die stroom kan later als uitbreiding.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in UKG Dimensions | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | personNumber | Vaste sleutel, ook bij herindiensttreding |
Location en Job_Profile | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel naar een functie in de UKG-structuur |
Manager | Supervisor | Leidinggevende eerst aanmaken |
Hire_Date / Termination_Date | employmentStatusList met effectiveDate | |
Location (tijdzone) | timeZoneName | |
Pay_Rate_Type en land | payRuleName | Via een vertaaltabel per land |
Verlofregel (UKG, terug) | Enter_Time_Off | Paycode in UKG gekoppeld aan een time off type in Workday |
Gewijzigd verlof (UKG, terug) | Adjust_Time_Off | Alleen het verschil in uren |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors