VSVerzuimmelding (SIVI)
Workday koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: ziek en hersteld zonder dubbele invoer
Met een koppeling tussen Workday en de Verzuimverzekeraar gaan ziek- en herstelmeldingen van medewerkers op de Nederlandse loonheffingennummers automatisch uit Workday naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. Niemand in Nederland hoeft verzuim nog eens in het portaal van de verzekeraar te zetten, en een correctie in Workday gaat als correctie mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verlof en ziekte wereldwijd in Workday vastleggen en het Nederlandse verzuimrisico bij een verzuimverzekeraar hebben ondergebracht, melden zieke medewerkers vaak nog met de hand bij die verzekeraar. Wie dat doet, werkt met een kopie van Workday die achterloopt, en een vergeten herstelmelding kost geld.
- Bij de start leggen we per Nederlandse legal entity in Workday vast onder welk loonheffingennummer die bij de verzekeraar bekend is.
- Een medewerker of leidinggevende zet ziekte in Workday, op dezelfde manier als in andere landen.
- KoppelHet bundelt de aaneengesloten ziektedagen tot één verzuimgeval en bepaalt het percentage op basis van de geplande uren.
- De verzekeraar krijgt een melding van aanvang, wijziging of einde, met de actuele gegevens van de werknemer erbij.
- Wordt een ziekmelding in Workday ingetrokken of op de verkeerde persoon gezet, dan stuurt de koppeling een vervalbericht in plaats van een nieuwe melding.
Waar je op let bij Workday en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- De verzekeraar herkent de werkgever aan het loonheffingennummer van de eenheid waarmee de polis is gesloten. Workday werkt met legal entities zonder dat nummer, dus KoppelHet houdt per Nederlandse entiteit bij welk nummer erbij hoort.
- Ketenverzuim, een nieuwe ziekmelding binnen 28 dagen na herstel, staat niet als apart gegeven in het bericht. De verzekeraar leidt het zelf af uit de reeks meldingen, dus Workday hoeft een terugval niet als verlenging vast te leggen.
- Voor de verzekeraar telt vooral wie de kosten draagt. De oorzaakcode onderscheidt daarom een arbeidsongeval en een verkeersongeval met regresmogelijkheid; Workday heeft daar geen vaste keuzelijst voor, dus we voegen een reden toe aan het ziekteverlof.
- Wie bij een tijdelijk contract ziek is op de einddatum, blijft voor de verzekeraar ziek. De koppeling sluit het verzuim dus niet af omdat Workday een termination verwerkt.
- Een verschoven eerste ziektedag gaat als correctie met de oude datum en het oude verzuimnummer erbij. Een ziekmelding die nooit had mogen bestaan, gaat als vervallen, met alles wat eronder hangt.
- Workday bevat medewerkers uit alle landen. Alleen dienstverbanden onder een Nederlands loonheffingennummer verlaten Workday; buitenlandse collega's en hun verzuim blijven erbuiten.
- De verzekeraar vraagt minder dan een arbodienst. Een partner of contactpersoon gaat alleen mee als de verzekeraar daarom vraagt, zodat de koppeling niet meer persoonsgegevens deelt dan de polis nodig heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met een koppeling naar de arbodienst?
SIVI heeft voor beide een eigen bericht. De arbodienst begeleidt de medewerker en krijgt meer gegevens; de verzekeraar vergoedt de loondoorbetaling en vraagt minder. Veel werkgevers hebben beide nodig; de Workday-kant is grotendeels gelijk.
Stuurt de koppeling een diagnose mee?
Nee. Het bericht kent alleen een oorzaakcode: arbeidsongeval, verkeersongeval met regres of overige reden.
Hoe vaak gaan meldingen naar de verzekeraar?
Zo vaak als jullie met de verzekeraar afspreken. Over een periode gaan dan alle meldingen tegelijk mee.
Wat als we meerdere Nederlandse entiteiten hebben?
Elke entiteit met een eigen loonheffingennummer wordt een eigen werkgever in het bericht. Eén bericht kan meerdere werkgevers bevatten.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op ziekteverlof (time off en leave of absence) van de Nederlandse legal entities, gefilterd op wijzigingsdatum, met Employee_ID, Position en Company. Workday Web Services Absence_Management als achtergrond voor de verlofgegevens.
- Het bericht is Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), met verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie. Bij een correctie op sleutelgegevens gaan Ingangsdatum mutatie verzuim oud, Verzuimgeval identificatie oud en Datum eerste verzuimdag oud mee.
- Het transport naar de verzekeraar spreken we per verzekeraar af; de standaard legt het berichtformaat vast, niet de verbinding.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Company (Nederlandse legal entity) | Werkgever: loonheffingennummer | Via een tabel per entiteit; Workday kent het nummer niet als standaardveld |
Employee_ID | Identificatie werknemer | |
Position (of worker) | Identificatie dienstverband | |
Eerste dag ziekteverlof | Datum eerste verzuimdag | |
Ziekte-uren en geplande uren | Percentage verzuim | Berekend door KoppelHet |
Laatste dag ziekteverlof + 1 | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Reden of extra veld bij het verlof | Oorzaak verzuim (10, 11 of 99) | Arbeidsongeval, verkeersongeval met regres of overige |
Verloftype zwangerschap, adoptie of pleegzorg | WAZO-code (01, 02, 03) |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors