HR naar ERP
Workday Visma.net ERP koppeling: werknemers per vestiging voor uren en declaraties
Met een koppeling tussen Workday en Visma.net ERP komt elke worker van een Nederlandse company uit Workday automatisch als werknemer in Visma.net, met afdeling, vestiging, werknemersklasse en kalender, zodat urenstaten en declaraties meteen kunnen. Een vertrek in Workday zet de werknemer na de laatste werkdag op inactief, omdat Visma.net in de API geen einddatum kent.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen wereldwijd in Workday beheren en de Nederlandse administratie in Visma.net ERP voeren, maken werknemers daar met de hand aan zodra iemand uren of declaraties moet indienen. Vertrekkers blijven er actief staan tot een controller ze opruimt.
- HR rondt in Workday een hire af voor een Nederlandse company, vaak weken voor de startdatum.
- KoppelHet maakt de werknemer direct aan in Visma.net met de status in de wacht.
- Op de startdatum zet KoppelHet de status op actief.
- Een nieuwe afdeling of vestiging gaat op de ingangsdatum door, met alleen de velden die anders zijn.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de werknemer op inactief.
Waar je op let bij Workday en Visma.net ERP
- Visma.net ERP wil bij een nieuwe werknemer verplicht een afdeling, werknemersklasse, vestiging en kalender. Workday kent geen werknemersklasse of kalender. KoppelHet leidt de klasse af van het soort worker en dienstverband, en de kalender van de Workday-locatie, met een tabel die finance vastlegt.
- Een hire is in Workday vaak weken voor de startdatum afgerond. Visma.net heeft de status in de wacht voor een werknemer die nog niet actief is. KoppelHet maakt de werknemer daarom meteen aan en zet hem op de startdatum op actief.
- In de API van Visma.net heeft een werknemer geen einddatum. Workday legt een termination vaak vooruit vast. KoppelHet onthoudt de laatste werkdag en zet de werknemer de dag erna op inactief, zodat de laatste uren en declaraties nog worden ingediend.
- Workday nummert employees en contingent workers in aparte reeksen. In Visma.net is het werknemernummer uniek. KoppelHet geeft contingent workers een vast voorvoegsel, zodat twee mensen nooit hetzelfde nummer krijgen; inhuur gaat alleen mee als dat is afgesproken.
- Een afdeling moet in Visma.net bestaan voordat er een werknemer in kan, en draagt de kostenrekening. Een supervisory organization in Workday is iets anders. KoppelHet vertaalt de Workday-kostenplaats naar een bestaande Visma.net-afdeling en meldt een onbekende waarde aan finance.
- Visma.net beschermt een wijziging met een versiekenmerk; wie een verouderde versie bijwerkt, wordt geweigerd. KoppelHet leest de werknemer vlak voor het bijwerken en stuurt het kenmerk mee, zodat een handmatige aanpassing door finance niet ongemerkt wordt overschreven.
- Wisselt een worker in Workday van Nederlandse company, dan wordt dat in Visma.net een andere vestiging. Zijn eerdere declaraties blijven bij de oude vestiging, en nieuwe gaan naar de nieuwe vanaf de ingangsdatum.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt de werknemer ook een gebruiker in Visma.net?
Nee. Een gebruiker koppelen doet een beheerder in Visma.net; daar is een e-mailadres voor nodig, en dat zet de koppeling al klaar.
Wie keurt de declaraties goed?
Visma.net stuurt goedkeuringen via werkgroepen. Het veld voor de leidinggevende zagen we niet in de API, dus de werkgroep richt finance in; KoppelHet meldt een nieuwe Workday-manager op een lijst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport of Get_Workers (Workday Web Services) op wijzigingsdatum, met een Integration System User met alleen leesrechten; Employee_ID en Contingent_Worker_ID zijn aparte reeksen. Velden per tenant: Company, Location, Cost_Center, Worker_Type, Time_Type, Hire_Date, Termination_Date en ingangsdatums.
- Visma.net ERP via de Service API: POST /v1/employee (verplicht employeeCd, department, employeeClass, branch, calendar en contact; status Active, On hold, Hold payments of Inactive), PUT /v1/employee/{employeeCd} met If-Match op de ETag, GET /v1/employee met lastModifiedDateTime voor de vergelijking, en /v1/employee/action/changeEmployeeCd voor een ander nummer. Toegang via Visma Connect met OAuth 2.0 client credentials en een tenant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | employeeCd | Contingent workers krijgen een vast voorvoegsel |
Legal_Name of Preferred_Name | contact.firstName en contact.lastName | |
Werkmail | contact.email | |
Cost_Center of Supervisory_Organization | department | Vertaaltabel naar bestaande afdelingen |
Company | branch | Elke Nederlandse company een vaste vestiging |
Worker_Type en Time_Type | employeeClass | Vertaaltabel |
Location | calendar | Kalender per locatie |
Hire_Date en Termination_Date | status Hold, Active of Inactive |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors