Payroll koppeling
Workday YouForce koppeling: globale HR en Nederlandse salarisverwerking in Visma Raet
Met een koppeling tussen Workday en Visma Raet YouForce komen nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen uit Workday automatisch als voorstel in YouForce, zodat HR in Nederland alleen nog aanvult en goedkeurt. Uren die voor de salarisrun tellen, zoals overwerk, kunnen ook mee, en niemand typt gegevens uit Workday nog opnieuw over.
Wat de koppeling doet
Internationale organisaties die medewerkers in Workday beheren en in Nederland in Visma Raet YouForce verlonen, vaak vanwege de cao of sector, starten na vastlegging in Workday met de hand een indiensttredingsworkflow in YouForce en typen dezelfde gegevens opnieuw. Een contractwijziging die in Workday met terugwerkende kracht ingaat, valt zo gemakkelijk tussen twee salarisruns.
- HR rondt in Workday een indiensttreding of functiewissel af voor een medewerker van het Nederlandse bedrijf.
- KoppelHet kijkt of de persoon al eerder in YouForce stond, zodat een oud-medewerker geen tweede dossier krijgt.
- De nieuwe medewerker of de contractwijziging komt als voorstel in YouForce, met de ingangsdatum uit Workday.
- KoppelHet volgt de verwerking en toont afwijzingen, bijvoorbeeld een onbekende functie, in het KoppelHet platform.
- HR in Nederland vult aan wat Workday niet kent, zoals schaal en trede, en keurt goed. Daarna telt de medewerker mee in de salarisrun.
Waar je op let bij Workday en Visma Raet YouForce
- YouForce laat nieuwe medewerkers en contractwijzigingen niet rechtstreeks in de administratie zetten. Ze komen binnen als voorstel dat HR in YouForce afrondt, en pas daarna staan ze in het personeelsdossier.
- YouForce verwerkt een voorstel niet meteen. KoppelHet controleert daarna of het gelukt is, zodat een afgewezen indiensttreding uit Workday niet ongemerkt blijft liggen.
- Indiensttreding, herintreding en contractwijziging kunnen automatisch. Een vertrek in Workday wordt een melding in het platform voor de salarisadministratie, die het in YouForce verwerkt.
- Workday heeft geen salarisschalen volgens een Nederlandse cao. Schaal en trede kiest HR bij het goedkeuren in YouForce; de koppeling levert functie en uren aan.
- Uren die voor de salarisrun tellen, zoals overwerk of extra diensten, kan KoppelHet als looncomponent aanleveren. Dat is een aparte stroom naast de voorstellen voor indiensttreding en wijziging.
- Workday toont een medewerker met twee functies soms als twee posities. YouForce kent meerdere dienstverbanden per persoon, dus we spreken vooraf af of dat één of twee dienstverbanden worden.
- Alleen medewerkers van het Nederlandse bedrijf gaan mee, met alleen de gegevens die YouForce nodig heeft. Medewerkers uit andere landen verlaten Workday niet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet HR in Nederland nog iets doen in YouForce?
Ja, het voorstel afronden en aanvullen wat alleen Nederland kent, zoals schaal en trede. Het overtypen van persoons- en contractgegevens vervalt.
Kunnen loonstroken terug naar Workday?
Dat hangt af van de exportmogelijkheden die de klant in YouForce heeft. We bekijken het per klant en nemen het niet standaard op.
Werkt dit ook met Workday naar AFAS of Nmbrs?
Ja. Het verschil zit aan de salariskant, waar AFAS en Nmbrs gegevens directer laten binnenkomen dan YouForce.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (afgeronde Hire-, Job Change- en Termination-processen), gefilterd op de Nederlandse legal entity.
- Naar YouForce schrijven we via de Youforce Recruitment API, die een self-service workflow start (hire, rehire, contract adjustment). De API verwerkt asynchroon en geeft een status-id terug, die KoppelHet opvraagt. Looncomponenten zoals overwerkuren via de Enterprise API.
- De organisatie autoriseert KoppelHet in de Visma developer portal voor de Recruitment API, en eventueel de Enterprise API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Extern nummer of vrij veld in YouForce | Nodig om latere wijzigingen aan de juiste persoon te koppelen |
Legal_Name | Achternaam, voorvoegsel, voornamen | Voorvoegsels apart, gebruik achternaam volgens YouForce-codes |
National_ID (NLD) | BSN | |
Hire_Date | Datum in dienst | |
Scheduled_Weekly_Hours | Uren per week (contract) | |
Job_Profile | Functie | Via een vertaaltabel naar bestaande YouForce-functies |
Supervisory_Organization | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel |
Worker type en contracttype | Soort arbeidsrelatie en soort contract | YouForce kent eigen codes voor arbeidsrelatie en contract |
Overtime (time tracking) | Looncomponent (Enterprise API) |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors