Payroll koppeling
Workday Zenegy koppeling: Deense medewerkers, ontslag en afwezigheid uit Workday in Zenegy Payroll
Een koppeling tussen Workday en Zenegy maakt Deense medewerkers uit Workday aan als volledig loonprofiel in Zenegy Payroll, met de juiste global value set, en zet goedgekeurd verlof en vertrek door. Een vertrekker wordt in Zenegy pas gedeactiveerd na de salarisrun over de laatste werkdag, dus de koppeling legt het ontslag vast en Zenegy rondt het af.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR centraal in Workday vastleggen en de Deense lonen in Zenegy verwerken, zetten Deense nieuwe medewerkers en vertrekkers nu met de hand in Zenegy. Vakantie en ziekte die in Workday al zijn goedgekeurd, typt de salarisadministratie daar nog eens over, en een vergeten ontslag loopt mee in de volgende run.
- HR rondt in Workday een Hire af in de Deense paygroup.
- KoppelHet kiest via een vertaaltabel de global value set bij paygroup en functieprofiel, en maakt het volledige profiel in Zenegy aan met het Workday-personeelsnummer.
- Wijzigingen in naam, adres of salaris gaan als PATCH met alleen de gewijzigde velden.
- Goedgekeurde vakantie en ziekte uit Workday worden goedgekeurde afwezigheidsregistraties in Zenegy.
- Bij een Termination zet KoppelHet de ontslaggegevens klaar; na de run over de laatste werkdag controleert de koppeling of Zenegy het ontslag heeft verwerkt.
Waar je op let bij Workday en Zenegy
- Zenegy vraagt bij het aanmaken altijd CPR, naam, adres, postcode, plaats, in-diensttredingsdatum en anciënniteitsdatum. Workday kent naast de Hire_Date ook een Continuous_Service_Date; KoppelHet gebruikt die laatste voor de anciënniteit, zodat een overgenomen dienstverband niet op nul begint.
- Zonder personeelsnummer bouwt Zenegy er zelf een uit het CPR-nummer. KoppelHet stuurt daarom altijd het Workday-personeelsnummer mee, zodat beide systemen dezelfde sleutel gebruiken en er geen CPR in een nummer belandt.
- Instellingen als ATP-type, salaristype, inkomenstype en pensioen hangen in Zenegy aan global values en sets. Workday kent die Deense begrippen niet. KoppelHet koppelt paygroup en functieprofiel aan de UID van een set die de salarisadministratie in Zenegy heeft ingericht.
- Een PATCH op een eigenschap die via een global value loopt, verandert het profiel niet en geeft ook geen fout. KoppelHet patcht die velden dus nooit; een andere set na een Job Change in Workday gaat via heractiveren, zoals Zenegy voorschrijft.
- Een medewerker die al in een salarisrun heeft gezeten, kan niet meer worden verwijderd. Wordt een Hire in Workday na de eerste Deense run teruggedraaid, dan meldt KoppelHet dat aan payroll in plaats van het profiel te wissen.
- Een ontslag is in Zenegy pas af na een salarisrun over de laatste werkdag; daarna staat isProcessed op true. KoppelHet zet bij een Termination in Workday alleen de ontslaggegevens klaar en volgt die status, zonder zelf een run te starten.
- Alleen afwezigheid met status Approved telt mee in de Zenegy-run, en op één dag kan maar één afwezigheid staan. Omdat het verlof in Workday al is goedgekeurd, schrijft KoppelHet het als Approved; een tweede soort op dezelfde dag komt op de verschillenlijst.
- Inloggen voor de API loopt via OAuth met een systeembeheerder van het Zenegy-platform, en per resource kies je READ of FULL. KoppelHet vraagt FULL alleen voor medewerkers en afwezigheid, en READ voor de rest.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook voor Zweedse medewerkers?
Zenegy heeft een aparte API per land. Deze pagina beschrijft Denemarken; Zweden is een tweede stroom met eigen velden en kan later als uitbreiding.
Start de koppeling ook de salarisrun?
Nee. Zenegy waarschuwt dat runs het eigen salarisritme van de klant moeten volgen. De salarisadministratie start de run; KoppelHet controleert daarna alleen of ontslagen zijn verwerkt.
Wat als iemand terugkomt na vertrek?
Zenegy heeft een endpoint om een profiel te heractiveren, en daarbij kan een nieuwe global value set mee. KoppelHet gebruikt dat bij een rehire in Workday in plaats van een tweede profiel aan te maken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport op de Deense paygroup (Employee_ID, National_ID DNK, Legal_Name, Home Address, Hire_Date, Continuous_Service_Date, Job_Profile, Termination_Date, Time Off Entries) met wijzigingsdatum als filter.
- Zenegy Payroll-API met OAuth 2.0 authorization code flow en refresh token (credentials per omgeving aangevraagd via het Zenegy-formulier). Aanmaken met Post employee inclusief GlobalValueSetUid, wijzigen met PATCH employee (JSON Patch met op replace), vertrek met Resign employee (dateOfResignation, lastWorkDay) en controle via Get employee resignations, afwezigheid met Create Absence; set-UID's via Get global value sets.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Zenegy | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | employeeNumber | Anders maakt Zenegy een nummer uit het CPR |
National_ID (DNK) | cpr | Tien tekens |
Legal_Name | name | |
Home address | address, postalNumber, city | |
Hire_Date | employmentDate | |
Continuous_Service_Date | seniorityDate | |
Pay group en job profile | GlobalValueSetUid | Via een vertaaltabel met UID's uit Zenegy |
Time off type | absence type (bijvoorbeeld 0 Vacation, 1 Illness) | |
Termination_Date | lastWorkDay en dateOfResignation |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors