Accounts in applicaties
Workday Zenya koppeling: medewerkers met functie, eenheid en manager uit Workday in Zenya
Met een koppeling tussen Workday en Zenya krijgt elke nieuwe medewerker in Workday automatisch een Zenya-gebruiker met functie, organisatie-eenheid en manager, zodat de juiste protocollen en meldingen bij hem terechtkomen. Na de laatste werkdag in Workday zet de koppeling de gebruiker in Zenya op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Workday als HR-systeem gebruiken en Zenya voor kwaliteitsdocumenten, meldingen of risico's, hebben in Zenya vaak een eigen kopie van de organisatie. Bij elke reorganisatie in Workday past applicatiebeheer die kopie met de hand aan, en nieuwe collega's missen in de tussentijd verplichte leesopdrachten.
- Applicatiebeheer legt in een vertaaltabel vast welke supervisory organizations bij welke organisatie-eenheden in Zenya horen, en welke job profiles bij welke functie.
- KoppelHet leest nieuwe en gewijzigde workers uit Workday.
- Een nieuwe medewerker wordt Zenya-gebruiker met functie, organisatie-eenheid en manager, op of kort voor de startdatum.
- Bij een job change of overplaatsing past KoppelHet functie, eenheid en manager aan.
- Na de termination date zet KoppelHet de gebruiker op inactief; zijn documenten en meldingen blijven bestaan.
Waar je op let bij Workday en Zenya
- Workday dateert wijzigingen vooruit, dus een overplaatsing kan al weken van tevoren zijn vastgelegd. Zenya heeft geen ingangsdatum op functie of eenheid. KoppelHet bewaart de toekomstige wijziging en voert hem in Zenya pas door op de ingangsdatum, zodat iemand niet te vroeg de protocollen van zijn nieuwe afdeling krijgt.
- Supervisory organizations in Workday volgen de managementlijn en zijn vaak fijner of anders gesneden dan de organisatie-eenheden waarop Zenya meldingen en risico's ordent. Een vertaaltabel bepaalt per supervisory organization de eenheden in Zenya; een nieuwe organisatie in Workday zonder regel komt op een lijst voor applicatiebeheer.
- Zenya vraagt de manager als Zenya-gebruiker, Workday kent hem als worker. KoppelHet zoekt de manager op via zijn Employee_ID als extern ID in Zenya. Is de manager zelf nog geen Zenya-gebruiker, dan maakt KoppelHet eerst de manager aan en daarna de medewerker.
- Workday heeft employees en contingent workers met elk een eigen nummerreeks. Uitzendkrachten en ingehuurde zorgverleners moeten vaak wel protocollen lezen. KoppelHet neemt contingent workers mee als jullie dat willen, met een voorvoegsel op het nummer, en zet ze inactief op de einddatum van hun contract.
- Zenya draait vaak alleen voor het Nederlandse deel van de organisatie, terwijl Workday ook andere landen bevat. KoppelHet neemt alleen workers uit de companies of locaties mee die jullie aanwijzen, en laat Zenya-gebruikers zonder Workday-nummer, zoals groepsaccounts en externe auditors, ongemoeid.
- Een rehire in Workday krijgt meestal hetzelfde Employee_ID. KoppelHet vindt de inactieve Zenya-gebruiker terug op het externe ID en zet hem weer actief, met de nieuwe functie en eenheid, zodat zijn eerdere leesbevestigingen bij dezelfde persoon blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet via Entra ID en de SCIM-koppeling van Microsoft?
Dat kan als Entra ID al uit Workday wordt gevuld. SCIM vult alleen geen organisatie-eenheden of functies als Zenya-object; die komen dan alsnog rechtstreeks uit Workday.
Maakt de koppeling nieuwe organisatie-eenheden aan in Zenya?
Nee. Applicatiebeheer bepaalt de structuur in Zenya. Een nieuwe organisatie in Workday zonder plek in Zenya komt op een lijst.
Wat gebeurt er met documenten van iemand die vertrekt?
Die blijven in Zenya. De gebruiker wordt inactief, en applicatiebeheer draagt documenten en open meldingen over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met Get_Workers (Human_Resources) of een RaaS-rapport op wijzigingsdatum, met Include_Employment_Information en Include_Organizations; Hire_Date, Termination_Date, Job_Profile, Supervisory_Organization en manager. Een Integration System User met alleen leesrechten op de benodigde domeinen.
- Naar Zenya schrijven we via de Zenya REST API v5 (bearer token via POST /tokens met api_key en username). POST /users met login_code en name verplicht, plus email_address, external_id, position_id, manager_id, organization_unit_ids, language en active; PATCH /users/{user_id} voor wijzigingen en active = false bij vertrek. GET /users met external_ids om te zoeken, GET /positions en GET /organization_units voor de ID's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Zenya | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | external_id | |
Werk-e-mail | login_code en email_address | Of de gebruikersnaam uit SSO |
Preferred name | name | |
Job_Profile | position_id | Via de vertaaltabel; functie moet in Zenya bestaan |
Supervisory_Organization | organization_unit_ids | Via de vertaaltabel |
Manager (Employee_ID) | manager_id | Opgezocht op external_id |
Preferred language | language | |
Hire_Date en Termination_Date | active |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors