Accounts in applicaties
Workday Zoom koppeling: Zoom-licentie per job profile, met kostenplaats en manager uit Workday
Met een koppeling tussen Workday en Zoom Workplace krijgt een nieuwe worker uit Workday op zijn hire date een Zoom-gebruiker met een Licensed- of Basic-account op basis van zijn job profile, en met kostenplaats, company en manager in het profiel. Na de termination of het contracteinde in Workday wordt de gebruiker gedeactiveerd en gaan zijn opnames en vergaderingen naar zijn manager.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Workday als HR-systeem en Zoom voor vergaderen en webinars, kopen betaalde Zoom-licenties per land of afdeling in maar delen ze uit op verzoek. Na een job change houdt iemand een licentie die hij niet meer nodig heeft, en de webinars van een vertrokken collega verdwijnen met zijn account.
- Jullie leggen vast welke job profiles of management levels een Licensed-account krijgen; alle andere workers krijgen Basic.
- KoppelHet leest afgeronde business processes uit Workday met een Integration System User met alleen leesrechten.
- Op de hire date maakt KoppelHet de Zoom-gebruiker aan met accounttype, functietitel, kostenplaats, company en manager.
- Bij een job change past KoppelHet het accounttype aan op de ingangsdatum.
- Na de termination of het contracteinde zet KoppelHet de manager als ontvanger en deactiveert de gebruiker.
Waar je op let bij Workday en Zoom Workplace
- Workday kent per worker een job profile en een management level. KoppelHet leidt daar het Zoom-accounttype uit af, zodat bijvoorbeeld salesfuncties en managers een Licensed-account krijgen en de rest Basic. Weigert Zoom een betaalde gebruiker omdat de licenties op zijn, dan wordt het een Basic-account en ziet IT een melding.
- Een job change kan in Workday weken vooruit gedateerd zijn. Zoom kent geen geplande wijziging van accounttype. KoppelHet bewaart de wijziging en voert hem uit op de ingangsdatum, zodat een licentie niet te vroeg vrijkomt of te vroeg wordt toegekend.
- Workday bewaart legal name en preferred name apart, en Zoom past de weergavenaam niet vanzelf aan als voor- of achternaam verandert. KoppelHet zet de preferred name als weergavenaam en stuurt die bij elke naamswijziging in Workday opnieuw, zodat deelnemers in vergaderingen de naam zien die de collega zelf koos.
- Zoom wil de manager als e-mailadres. Workday kent de manager via de supervisory organization als worker. KoppelHet zoekt het werkadres van die manager op en gebruikt het ook als ontvanger, zodat opnames en terugkerende vergaderingen van een vertrekker bij zijn manager terechtkomen.
- Kostenplaats en company zijn in Workday aparte organisaties naast de supervisory organization. Zoom heeft er velden voor in de enterprise-extensie. KoppelHet vult ze, zodat de financiële afdeling Zoom-licenties per kostenplaats en per land kan doorbelasten.
- Contingent workers hebben in Workday een eigen nummerreeks en een contracteinde. KoppelHet geeft ze standaard een Basic-account, met een voorvoegsel op het personeelsnummer, en deactiveert ze op het contracteinde, ook als niemand het contract in Workday afsluit.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We provisionen Zoom al via Entra ID of Okta. Hebben we dit nodig?
Meestal niet voor de accounts zelf. Kies één bron; de licentie per job profile kan dan als attribuut via de identity provider lopen.
Gaan Zoom Phone-nummers mee?
Niet in de eerste versie. Nummers per locatie toewijzen kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met beheerders die vertrekken?
Zoom laat een beheerder niet via provisioning deactiveren. KoppelHet meldt het aan IT, die eerst de rol overdraagt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met Get_Workers (Human_Resources) of een RaaS-rapport op wijzigingsdatum, met Include_Personal_Information, Include_Employment_Information en Include_Organizations (supervisory organization, cost center, company), onder een Integration System User met alleen leesrechten.
- Naar Zoom via de SCIM2 API op https://api.zoom.us/scim2 met een server-to-server OAuth-app met scope scim2:admin. POST /Users, PUT /Users/{userId} met displayName, title, userType, de enterprise-extensie (costCenter, department, employeeNumber, manager, organization) en transferee; PATCH met active = false om te deactiveren. Vereist een Business- of Education-account met goedgekeurde vanity URL en single sign-on; HTTP 429 bij te veel aanroepen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Zoom Workplace | Toelichting |
|---|---|---|
Werk-e-mail | userName en emails (work) | |
Legal name | name.givenName en name.familyName | |
Preferred name | displayName | Bij elke naamswijziging opnieuw |
Job_Profile of Management_Level | userType | Licensed of Basic via een tabel |
Business_Title | title | |
Cost_Center | enterprise.costCenter | |
Company | enterprise.organization | |
Supervisory_Organization | enterprise.department | |
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | enterprise.employeeNumber | |
Manager (werk-e-mail) | enterprise.manager en transferee | |
Termination_Date of contracteinde | active = false |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors