Identity en access management
Yoobi Entra ID koppeling: Microsoft-accounts op basis van medewerkers en contracten in Yoobi
Met een koppeling tussen Yoobi en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe medewerker in Yoobi automatisch een Microsoft-account, dat aangaat op de begindatum van het contract en dichtgaat na de einddatum. Nieuwe accounts komen meteen in de groep die toegang geeft tot de Yoobi-app in Entra ID, zodat inloggen met Microsoft vanaf dag één werkt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die contracten, uren en verlof in Yoobi bijhouden en de salarisverwerking extern hebben, weten in Yoobi als eerste wie er begint en stopt. Zonder koppeling maakt IT Microsoft-accounts aan na een mail, en stagiairs en tijdelijke medewerkers houden hun account na het laatste contract.
- Yoobi zet de API voor de organisatie aan. De beheerder maakt een aparte API-gebruiker met alleen rechten op medewerkers en contracten.
- KoppelHet haalt nieuwe en gewijzigde medewerkers en hun contracten op.
- Voor een nieuwe medewerker maakt KoppelHet een uitgeschakeld Microsoft-account aan en zet het in de groep voor de Yoobi-app.
- Op de begindatum van het contract gaat het account aan.
- Na de einddatum van het laatste contract blokkeert KoppelHet het account en haalt het uit de groepen.
Waar je op let bij Yoobi en Microsoft Entra ID
- De API van Yoobi staat niet standaard aan; Yoobi zet hem op aanvraag aan en richt hem per organisatie in. Dat is daarom de eerste stap, nog voordat KoppelHet iets kan lezen.
- Yoobi raadt aan om aparte API-gebruikers aan te maken in plaats van de gebruiker met volledige beheerrechten, en rechten per methode te geven. KoppelHet krijgt alleen leesrechten op medewerkers en contracten, en geen toegang tot uren, projecten of facturen.
- De API van Yoobi werkt standaard op productiegegevens, ook de ingebouwde documentatie waarmee je verzoeken uitprobeert. KoppelHet test daarom alleen met leesrechten, zodat een proefverzoek nooit een medewerker in Yoobi verandert.
- In Yoobi hangen begin- en einddatum aan het contract van een medewerker, en een medewerker kan opeenvolgende contracten hebben. KoppelHet kijkt naar het laatste contract, zodat een verlenging het account open houdt en een stagiair na het laatste contract zijn toegang verliest.
- Voor inloggen met Microsoft maak je in Entra ID een eigen bedrijfstoepassing voor Yoobi en wijs je daar de gebruikers aan toe. KoppelHet zet nieuwe accounts direct in de groep die aan die toepassing hangt, zodat niemand vergeten wordt.
- Na het inrichten van single sign-on moet elke gebruiker in Yoobi zelf zijn Microsoft-account koppelen via Mijn gegevens. KoppelHet zet het nieuwe e-mailadres klaar voor de eerste werkdag, zodat die koppelstap meteen lukt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is Yoobi wel de juiste bron voor accounts?
Als contracten en uitdiensttreding in Yoobi het eerst en het best worden bijgehouden, wel. Heeft jullie salarissysteem die gegevens eerder, dan kan dat de bron zijn en blijft Yoobi een doel.
Kan het e-mailadres terug naar Yoobi?
De API van Yoobi kan medewerkergegevens bijwerken. Dat vraagt schrijfrechten voor de API-gebruiker, die we alleen aanvragen als jullie het willen.
Werkt dit ook met Active Directory?
Het inloggen met Microsoft in Yoobi loopt via Entra ID. Voor accounts in een lokale Active Directory kijken we per situatie of dat zinvol is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Yoobi wordt gelezen via de Yoobi REST API (RAML en JSON) met een aparte API-gebruiker met rechten per methode, op de objecten medewerkers (aanmaken, opvragen en bijwerken) en medewerkercontracten. De API wordt per organisatie door Yoobi aangezet.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user met employeeId, givenName, surname, displayName, userPrincipalName, mail, department, jobTitle, employeeHireDate, employeeLeaveDateTime en accountEnabled; groepslidmaatschap voor de bedrijfstoepassing van Yoobi). Yoobi gebruikt SAML met de federatieve metadata-URL en de aanmeldings-URL uit Entra ID.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Yoobi | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | employeeId | Vaste sleutel |
Voornaam | givenName | |
Achternaam met tussenvoegsel | surname en displayName | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | |
Afdeling | department | |
Functie | jobTitle | |
Begindatum contract | employeeHireDate en accountEnabled | |
Einddatum laatste contract | employeeLeaveDateTime en accountEnabled |
Gerelateerd
Recruitee → Yoobi
Recruitee Yoobi koppeling: nieuwe collega's direct inplanbaar in Yoobi
Teamtailor → Yoobi
Teamtailor Yoobi koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Yoobi, klaar voor planning en uren
Yoobi → AFAS Profit
Yoobi AFAS koppeling: overuren, kilometers en declaraties uit Yoobi in de AFAS-salarisrun
Yoobi → Nmbrs
Yoobi Nmbrs koppeling: uren, verlof en kilometers per salarisperiode naar Nmbrs