Identity en access management
YouForce Active Directory koppeling: accounts automatisch aan en uit vanuit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Active Directory krijgt elke nieuwe medewerker uit YouForce automatisch een netwerkaccount, op de juiste locatie en met functie, afdeling en leidinggevende. Bij een tijdelijk contract loopt het account vanzelf af op de einddatum, en na de laatste werkdag gaat het account dicht zonder ticket.
Wat de koppeling doet
Organisaties die YouForce voor HR en salaris gebruiken en Active Directory in het eigen datacenter draaien, hebben nieuwe medewerkers op tijd in YouForce, maar het netwerkaccount komt pas na een ticket. Tijdelijke contracten lopen af zonder dat iemand het account dichtzet.
- IT installeert de KoppelHet-agent op een server in het eigen netwerk, en de organisatie geeft KoppelHet leestoegang tot YouForce.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in YouForce. KoppelHet bepaalt het hoofddienstverband en de locatie.
- Het account wordt aangemaakt op de plek van de locatie, met functie, afdeling en personeelsnummer. Bij een tijdelijk contract staat de einddatum er meteen bij.
- Wie in YouForce leidinggevende van een eenheid wordt, komt in de groep voor leidinggevenden en wordt de manager van de medewerkers van die eenheid.
- Na de laatste werkdag wordt het account uitgeschakeld en verplaatst naar de plek voor vertrokken medewerkers.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Active Directory
- Bij een tijdelijk contract staat de einddatum al in YouForce als het account wordt aangemaakt. KoppelHet zet die datum direct als vervaldatum in Active Directory. Verlengt HR het contract, dan schuift de vervaldatum mee.
- In YouForce staat per organisatie-eenheid wie waarvoor verantwoordelijk is, en vanaf wanneer. Daaruit volgt zowel de leidinggevende bij elke medewerker in Active Directory als het lidmaatschap van de groep voor leidinggevenden.
- Een herintreder houdt in YouForce meestal hetzelfde personeelsnummer. De koppeling vindt daarmee het oude, uitgeschakelde account terug en zet het weer aan, in plaats van een tweede account met een volgnummer te maken.
- Wordt een per ongeluk ingevoerde medewerker in YouForce verwijderd, dan ruimt KoppelHet een account dat nog niet in gebruik was op, in plaats van het alleen uit te schakelen.
- De locatie in YouForce bepaalt de plek van het account in Active Directory. Omdat beleid per plek geldt, krijgt een medewerker die naar een ander gebouw gaat automatisch de printers en schijven van dat gebouw.
- Visma heeft directe meldingen bij wijzigingen in YouForce aangekondigd, maar nog als concept. Tot die algemeen beschikbaar zijn, vraagt KoppelHet op een vast interval op wat er sinds de vorige keer is gewijzigd.
- De agent mag alleen schrijven in de delen van Active Directory en de groepen die de koppeling beheert. Accounts van beheerders en systemen daarbuiten raakt de koppeling niet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we poorten openzetten voor de agent?
Nee. De agent maakt zelf een uitgaande verbinding met het KoppelHet platform en haalt daar zijn opdrachten op.
Kan de gebruikersnaam uit Active Directory terug naar YouForce?
Ja. Dat vragen we alleen aan als jullie het terugschrijven van e-mailadres of gebruikersnaam willen.
Wat als een medewerker op twee locaties werkt?
Dan bepaalt het hoofddienstverband waar het account staat. Groepen voor de tweede locatie kunnen er wel bij, zodat de medewerker daar ook bij de juiste middelen kan.
Gaan we straks over op Entra ID, wat dan?
Dan wijzigt alleen het doel. De regels voor naamgeving, groepen en einddatums blijven gelijk.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API (personen, dienstverbanden, organisatie-eenheden en rolverdelingen), met wijzigingen via de from-parameter op latestSync. Webhooks met events als EMPLOYMENT_CHANGED zijn door Visma gedocumenteerd, maar nog als concept. De klant autoriseert KoppelHet in het Visma Developer Portal.
- Active Directory wordt beschreven door een agent in het netwerk van de klant, met een uitgaande verbinding naar het KoppelHet platform. Attributen employeeID, sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, mail, givenName, sn, displayName, title, department, physicalDeliveryOfficeName, manager en accountExpires. De locatie bepaalt de OU; het serviceaccount heeft alleen schrijfrechten op de beheerde OU's en groepen.
- Terugschrijven naar YouForce kan met de schrijfscopes van de IAM API voor contactgegevens en voor de identiteit van de YouForce-gebruiker. Bij een overstap naar Entra ID schrijft KoppelHet via Microsoft Graph.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | employeeID | Sleutel tussen YouForce en AD |
Naamgevingsregel | sAMAccountName | Maximaal 20 tekens |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | |
Roepnaam en achternaam volgens gebruik | givenName, sn en displayName | |
Functie (job profile) | title | |
Organisatie-eenheid | department | |
Locatie | OU en physicalDeliveryOfficeName | Via een vertaaltabel naar de OU-structuur |
Rolverdeling op de organisatie-eenheid | manager en groep leidinggevenden | |
Einddatum dienstverband | accountExpires |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce