Accounts in applicaties
YouForce Adobe koppeling: Creative Cloud-licenties via productprofielen uit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Adobe Creative Cloud krijgt een medewerker in een functie die Adobe-software nodig heeft een gebruiker in de Adobe Admin Console, in het productprofiel dat bij die functie hoort. Wisselt hij in YouForce van functie, dan wisselt het productprofiel op de ingangsdatum mee, en na het laatste dienstverband haalt de koppeling hem uit alle profielen, zodat de licentie vrijkomt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in YouForce vastleggen en voor communicatie, marketing of ontwerp Adobe Creative Cloud gebruiken, wijzen licenties meestal met de hand toe in de Admin Console. Licenties blijven hangen bij mensen die al lang een andere functie hebben, en de jaarlijkse telling met de leverancier begint met een opruimronde.
- IT legt een tabel vast van functie in YouForce naar Adobe-productprofiel, en de identiteitssoort die jullie gebruiken.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen, dienstverbanden en geplande functiewijzigingen uit YouForce op.
- Voor een medewerker in een functie uit de tabel maakt KoppelHet de Adobe-gebruiker aan en zet die in het productprofiel.
- Bij een andere functie wisselt het productprofiel op de ingangsdatum; een functie zonder Adobe-profiel haalt de licentie weg.
- Na het laatste dienstverband haalt KoppelHet de gebruiker uit alle profielen en na een termijn uit de organisatie.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Adobe Creative Cloud
- Adobe raadt aan een UMAPI-koppeling niet vaker dan eens per twee uur te laten draaien en antwoordt anders met HTTP 429 en een wachttijd. YouForce levert wijzigingen op het moment van laatste synchronisatie, dus KoppelHet haalt een paar keer per dag alles op wat sinds de vorige ronde is gewijzigd en verwerkt dat in één ronde.
- In YouForce hoort bij elke medewerker een functie uit een vaste lijst. IT legt per functie het Adobe-productprofiel vast, bijvoorbeeld de hele Creative Cloud voor vormgevers en alleen Acrobat voor beleidsmedewerkers. Adobe raadt af om op vaste profielnamen te bouwen; KoppelHet zoekt de profielen daarom op en meldt een naam die niet meer bestaat.
- Het land van een Adobe-gebruiker is verplicht voor een Federated ID en is na het aanmaken niet meer via de API te wijzigen. KoppelHet neemt het land van de werkgever of werklocatie uit YouForce, zodat medewerkers bij een buitenlandse vestiging meteen goed staan.
- Een e-mailadres bij Adobe mag maximaal 60 tekens hebben, terwijl YouForce tot 99 tekens toestaat. Werkadressen met een lange dubbele achternaam en een lang domein passen dan niet. KoppelHet meldt zo'n adres aan IT in plaats van de gebruiker half aan te maken.
- YouForce toont een geplande functiewijziging voordat HR die verwerkt. KoppelHet wisselt het productprofiel pas op de ingangsdatum, zodat een medewerker niet weken lang twee licenties heeft of zijn software te vroeg kwijt is.
- Medewerkers die al een privé Adobe ID gebruiken, kan de API niet bijwerken en nooit verwijderen. KoppelHet geeft medewerkers uit YouForce daarom een Federated of Enterprise ID op het bedrijfsdomein, en bij vertrek haalt het eerst alle productprofielen weg, zodat de licentie direct vrij is.
- Een vertrekker verdwijnt na een ingestelde periode uit de IAM-gegevens van YouForce. KoppelHet onthoudt welke Adobe-gebruikers het heeft aangemaakt en haalt ze na de afgesproken termijn uit de organisatie, zonder het account zelf te verwijderen, zodat gedeelde bestanden eerst kunnen worden overgedragen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de User Sync Tool van Adobe?
De User Sync Tool leest een directory zoals Active Directory of Entra ID. Staan de juiste groepen daar al, dan is dat een goede route. Deze koppeling past als alleen YouForce weet welke functie welke licentie hoort te hebben.
Maakt de koppeling ook productprofielen aan?
Nee. Productprofielen en wat erin zit, beheert IT in de Admin Console. De koppeling bepaalt wie erin zit.
Wat gebeurt er met bestanden van een vertrekker?
KoppelHet verwijdert het Adobe-account niet. Na het intrekken van de licentie hebben jullie tijd om bestanden over te dragen; daarna haalt de koppeling de gebruiker uit de organisatie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API (api.youforce.com/IAM) met de scope Youforce-IAM:Get_Basic voor Persons, Employments, Employment Planned Changes, Job Profiles en de tabellen Country en Locations, op latestSync met take en nextLink. Het zakelijke e-mailadres alleen met Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails.
- Naar Adobe schrijven we via de User Management API (UMAPI) met OAuth Server-to-Server uit de Adobe Developer Console. Action-commando's createFederatedID of createEnterpriseID (email, firstname, lastname, country), update, add en remove op productprofielen en gebruikersgroepen (remove met all), en removeFromOrg met deleteAccount op false. Maximaal 10 gebruikers per request en 10 groepen per add of remove; bij 429 de Retry-After volgen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Adobe Creative Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
Zakelijk e-mailadres | email en user | Maximaal 60 tekens bij Adobe |
Roepnaam | firstname | |
Achternaam volgens naamgebruik | lastname | |
Land van de werkgever of locatie | country | Alleen bij aanmaken; later niet te wijzigen |
Functie (job profile) | add en remove op productprofiel | Via de tabel van IT |
Organisatie-eenheid | Gebruikersgroep | Alleen als jullie dat willen |
Einddatum laatste dienstverband | remove all, later removeFromOrg |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce