ACAccounts in applicaties
YouForce Atlassian koppeling: Jira- en Confluence-toegang via groepen uit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Atlassian Cloud krijgt een medewerker uit YouForce een beheerd Atlassian-account met functie en afdeling, en komt hij in de groepen die bij zijn functie en organisatie-eenheid horen. Die groepen bepalen wie een Jira- of Confluence-licentie krijgt; een overstap of tijdelijke inzet wijzigt ze op de ingangsdatum, en na het laatste dienstverband wordt het account gedeactiveerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in YouForce bijhouden en projecten of kennis in Jira en Confluence beheren, geven toegang vaak op verzoek van een teamleider. Licenties stapelen op omdat niemand ze intrekt na een overstap, en wie een paar maanden meedraait in een project, houdt de toegang tot die ruimte daarna gewoon.
- We leggen samen vast welke functies en eenheden een Atlassian-groep krijgen, en welke groep toegang geeft tot Jira of Confluence.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen, dienstverbanden, geplande wijzigingen en inzet uit YouForce op.
- Op de startdatum maakt KoppelHet het account aan in de Atlassian-directory, of koppelt het een bestaand account op hetzelfde werkadres, en zet het in de groepen.
- Een geplande overstap of tijdelijke inzet wijzigt de groepen op de ingangsdatum en weer terug op de einddatum.
- Na het laatste dienstverband deactiveert KoppelHet het account; pagina's en issues blijven staan.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Atlassian Cloud (Jira en Confluence)
- Atlassian laat accounts alleen vanuit een externe bron aanmaken met Atlassian Guard Standard. KoppelHet controleert dat abonnement en de geverifieerde domeinen voordat er iets uit YouForce wordt doorgezet, want zonder Guard kan de koppeling geen beheerde accounts maken.
- In YouForce hoort bij elke medewerker een functie uit een vaste lijst. Alleen functies die jullie aanwijzen, zoals ontwikkelaar of projectleider, krijgen een groep die een Jira- of Confluence-licentie geeft. Een nieuwe functie in YouForce levert dus niet vanzelf een betaalde licentie op.
- Een inzet bij een ander team staat in YouForce los van het dienstverband, met een eigen einddatum. KoppelHet zet de medewerker voor die periode in de Atlassian-groep van dat team en haalt hem er op de einddatum uit, zodat de toegang tot Jira-projecten van dat team niet blijft hangen.
- Groepen die via provisioning ontstaan zijn in Atlassian alleen-lezen en kunnen niet worden hernoemd. Organisatie-eenheden in YouForce hebben een vaste ID naast hun naam; KoppelHet zet die ID in de groepsnaam en maakt alleen bij een echte herindeling een nieuwe groep, met overzetten van de leden.
- Een gesynchroniseerde weergavenaam overschrijft in Atlassian ook voornaam en achternaam. KoppelHet bouwt die naam uit het naamgebruik in YouForce, zodat iemand die na een huwelijk de naam van zijn partner gebruikt, in Jira en Confluence op dezelfde manier verschijnt als in HR.
- Geplande wijzigingen van functie of eenheid zijn in YouForce te zien voordat HR ze verwerkt. KoppelHet past de groepen pas aan op de ingangsdatum, en gebruikt PATCH in plaats van een volledige update, omdat Atlassian bij een volledige update elk niet meegestuurd veld leegmaakt.
- Een vertrekker verdwijnt na het ingestelde aantal historische dagen uit de IAM-gegevens van YouForce. Omdat verwijderen in Atlassian deactiveren betekent, bewaart KoppelHet welke accounts uit YouForce komen en deactiveert het op de einddatum zelf, los van wat YouForce later nog teruggeeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We koppelen Atlassian al met Entra ID. Is dit dan nodig?
Meestal niet. Laat Entra ID dan de bron voor Atlassian blijven en vul de groepen in Entra ID uit YouForce. Eén bron per directory voorkomt dubbele accounts.
Regelt de koppeling ook rechten binnen Jira-projecten?
Nee. De koppeling vult groepen; welke groep welke projecten en ruimtes ziet, stellen jullie in Jira en Confluence zelf in.
Wat gebeurt er met externe gebruikers?
Wie niet in YouForce staat, blijft buiten de koppeling. Hun toegang verandert niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API (api.youforce.com/IAM) met de scope Youforce-IAM:Get_Basic voor Persons, Employments, Employment Planned Changes, Assignments, Organization Units en Job Profiles, op latestSync met take en nextLink. Het zakelijke e-mailadres alleen met Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails.
- Naar Atlassian via de User provisioning REST API (SCIM 2.0) op https://api.atlassian.com/scim/directory/{directoryId}, met de API-key van de directory als bearer token. Users met POST en PATCH; DELETE zet active op false. Groups: een bestaande naam geeft 409, hernoemen niet ondersteund, namen van standaardgroepen worden niet gesynchroniseerd. Limieten: 150.000 gebruikers per directory, 35.000 per groep. Paginering met cursor.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Atlassian Cloud (Jira en Confluence) | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | externalId en employeeNumber | Vaste sleutel |
Roepnaam en achternaam volgens naamgebruik | name en displayName | |
Zakelijk e-mailadres | userName en emails | |
Functie (job profile) | title en groep per functie | |
Organisatie-eenheid | department en groep per eenheid | |
Inzet bij een andere eenheid | Lidmaatschap van de groep van die eenheid, voor de duur van de inzet | |
Einddatum laatste dienstverband | active = false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce