BiAccounts in applicaties
YouForce Bitwarden koppeling: Bitwarden-leden en groepen uit Visma Raet, ingetrokken na vertrek
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Bitwarden wordt een nieuwe medewerker uit YouForce op zijn startdatum uitgenodigd in de Bitwarden-organisatie, in de groep van zijn organisatie-eenheid. Een tijdelijke inzet bij een ander team geeft voor die periode toegang tot de collecties van dat team, en na het laatste dienstverband trekt de koppeling het lid in, zodat de licentieplaats vrijkomt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in YouForce vastleggen en gedeelde wachtwoorden in Bitwarden bewaren, beheren de leden en groepen vaak met de hand. Een uitnodiging gaat pas weg als iemand er een ticket voor maakt, en wie tijdelijk bij een ander team meedraait, houdt de toegang tot diens collecties ook als de inzet allang voorbij is.
- We leggen samen vast welke organisatie-eenheden een Bitwarden-groep krijgen en of leidinggevenden een eigen groep krijgen.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen, dienstverbanden, inzet en rolverdelingen uit YouForce op.
- Op de startdatum nodigt KoppelHet de medewerker uit op zijn zakelijke adres, in de groep van zijn eenheid. Een beheerder bevestigt het lid na het accepteren.
- Een inzet bij een ander team voegt de groep van dat team toe voor de duur van de inzet; op de einddatum haalt KoppelHet die weer weg.
- Na het laatste dienstverband trekt KoppelHet het lid in. Na de termijn die jullie kiezen, verwijdert KoppelHet het lid uit de organisatie.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Bitwarden
- Bitwarden stuurt de uitnodiging naar een e-mailadres, maar dat adres zit niet in de basisgegevens van YouForce. Het valt onder een aparte scope die ook BSN, privéadres en privételefoon vrijgeeft. KoppelHet vraagt die scope alleen aan als HR het zakelijke adres in YouForce bijhoudt, bewaart daarvan alleen dat adres en gooit de rest direct weg.
- Een tijdelijke inzet staat in YouForce als eigen regel binnen het dienstverband, met een begin en een einde. KoppelHet zet het lid voor die periode in de Bitwarden-groep van het andere team, zodat de gedeelde inlogs van dat team bereikbaar zijn, en haalt hem er op de einddatum weer uit, ook als niemand eraan denkt.
- YouForce legt de leidinggevende vast als rol op de organisatie-eenheid, niet bij de medewerker. Waar jullie een collectie alleen voor leidinggevenden hebben, bijvoorbeeld met inlogs van personeelsportalen, vult KoppelHet een aparte Bitwarden-groep uit die rolverdeling. Wie de rol kwijtraakt, verliest die collectie op de einddatum van de rol.
- Bij een tijdelijk contract met een korte onderbreking eindigt in YouForce het ene dienstverband en begint later een nieuw onder hetzelfde persoonsnummer. KoppelHet trekt het lid in na de einddatum en herstelt het op de nieuwe startdatum. Volgens Bitwarden hoeft een hersteld lid niet opnieuw te worden uitgenodigd of bevestigd.
- YouForce toont geplande wijzigingen van organisatie-eenheid voordat HR ze heeft verwerkt; verwerkte wijzigingen verdwijnen daar weer uit. KoppelHet onthoudt de geplande overstap en wisselt de Bitwarden-groep pas op de ingangsdatum, zodat iemand niet weken te vroeg in de wachtwoorden van zijn nieuwe afdeling kan.
- Een vertrekker verdwijnt uit de IAM-gegevens van YouForce zodra zijn einddatum buiten het ingestelde aantal historische dagen valt. KoppelHet bewaart welke Bitwarden-leden uit YouForce komen, zodat het lid na de afgesproken termijn alsnog uit de organisatie verdwijnt, ook als YouForce de persoon niet meer teruggeeft.
- Ingetrokken leden nemen in Bitwarden geen licentieplaats in. Iemand met twee dienstverbanden blijft actief zolang er één loopt; pas na de einddatum van het laatste trekt KoppelHet in, en de plek komt direct vrij voor een nieuwe collega.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We koppelen YouForce al aan Entra ID. Kan Bitwarden dan niet via SCIM?
Ja, als de groepen in Entra ID al de teams en inzet volgen, is de SCIM-koppeling van Bitwarden vanuit Entra ID eenvoudiger. Deze koppeling past als alleen YouForce de tijdelijke inzet en de rol van leidinggevende kent.
Ziet KoppelHet de wachtwoorden in de kluis?
Nee. De Public API van Bitwarden beheert leden, groepen en collecties, geen kluisitems. Na het accepteren bevestigt een beheerder van jullie het lid in Bitwarden.
Maakt de koppeling collecties aan?
Nee. Collecties en welke groep erbij mag, richten jullie zelf in. De koppeling zorgt dat de juiste mensen in de groepen zitten; collecties aanmaken kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API (api.youforce.com/IAM, token van Visma Connect met client_credentials) met de scope Youforce-IAM:Get_Basic voor Persons, Employments, Employment Planned Changes, Assignments, Organization Units en Role Assignments, gefilterd op latestSync en gepagineerd met take en nextLink. Het zakelijke e-mailadres alleen met Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails.
- Naar Bitwarden schrijven we via de Bitwarden Public API (api.bitwarden.com of api.bitwarden.eu) met de organisatie-API-sleutel (client_id organization.ClientId, grant_type client_credentials, scope api.organization; token 3600 seconden). Leden en groepen met externalId, intrekken en herstellen via de member-endpoints, lijsten met continuationToken. De Public API is er voor Teams- en Enterprise-organisaties en beheert geen kluisitems.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Bitwarden | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | externalId van het lid | Vaste sleutel, ook bij herindiensttreding |
Zakelijk e-mailadres | email | Alleen met de scope voor contactgegevens |
Organisatie-eenheid (ID en naam) | Groep: externalId en name | |
Inzet bij een andere eenheid | Extra groep voor de duur van de inzet | |
Rol leidinggevende op de eenheid | Groep voor leidinggevenden | Alleen als jullie die groep willen |
Startdatum dienstverband | Moment van uitnodigen of herstellen | |
Einddatum laatste dienstverband | Lid intrekken, na een termijn verwijderen |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce