Leren en certificaten
YouForce Cornerstone koppeling: medewerkers, eenheden en leidinggevenden via de Learning API
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Cornerstone OnDemand staat elke medewerker uit YouForce automatisch in Cornerstone, met zijn leidinggevende uit de rolverdeling en met eenheid, functie, kostenplaats en locatie als organisatie-eenheden. Na het einde van het laatste dienstverband wordt de gebruiker inactief, zodat Cornerstone geen trainingen meer toewijst aan oud-medewerkers.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris en HR in YouForce verwerken en compliance-training in Cornerstone geven, sturen Cornerstone vaak een gebruikersbestand dat met de hand uit YouForce-rapporten wordt samengesteld. Een nieuwe leidinggevende ziet de trainingen van zijn team dan pas na de volgende levering, en de kostenplaats in Cornerstone loopt achter.
- HR verwerkt de wijziging in YouForce, zoals nu.
- KoppelHet haalt personen, dienstverbanden, eenheden, functies, kostenverdeling en rolverdeling op die sinds de vorige ronde zijn verwerkt.
- Nieuwe organisatie-eenheden, leidinggevenden en medewerkers gaan samen in één opdracht naar Cornerstone.
- KoppelHet leest het resultaat van de opdracht en meldt afgewezen regels aan HR.
- Eindigt het laatste dienstverband, dan wordt de gebruiker in Cornerstone inactief.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Cornerstone OnDemand
- YouForce legt vast wie leidinggevende van een eenheid is in een aparte rolverdeling met een geldigheidsperiode. KoppelHet leest welke rol vandaag geldt en zet die persoon als manager. Cornerstone accepteert een manager alleen als hij al bestaat of in dezelfde opdracht zit, dus een nieuwe leidinggevende gaat mee in die opdracht.
- In YouForce kan een salaris over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn, terwijl een Cornerstone-gebruiker aan één Cost Center-eenheid hangt. KoppelHet kiest de kostenplaats met het grootste aandeel in de verdeling, zodat rapporten over opleidingskosten per kostenplaats sluiten.
- Een persoon kan in YouForce meerdere dienstverbanden hebben, bijvoorbeeld bij twee werkgevers in dezelfde tenant. Cornerstone kent per gebruiker één Legal Entity. KoppelHet maakt één gebruiker op het persoonsnummer en neemt de werkgever en eenheid van het dienstverband met de meeste uren; per klant kan een andere regel.
- De Learning API levert alleen gegevens die HR Core al heeft verwerkt, en verwijderde records maar ongeveer zeven dagen. KoppelHet draait daarom dagelijks en zet een dienstverband dat in YouForce is geschrapt binnen die termijn ook in Cornerstone recht.
- Cornerstone beperkt het aanmaken en opvragen van opdrachten tot vijf per minuut per omgeving. Een dagelijkse YouForce-ronde past ruim in één opdracht met imports voor alle organisatie-eenheden en medewerkers, zodat de koppeling niet tegen die grens loopt, ook niet na een grote reorganisatie.
- Cornerstone bewaart het resultaat van een import dertig dagen en laat het maar vijf keer downloaden. KoppelHet haalt het één keer op, bewaart de afgewezen regels in het KoppelHet platform en koppelt ze terug aan het persoonsnummer in YouForce, zodat HR weet bij wie het misging.
- YouForce heeft een eigen tabel met locaties. Elke locatie wordt in Cornerstone een Location-eenheid, zodat een training die alleen voor één vestiging verplicht is, zoals een BHV-instructie, alleen bij medewerkers van die vestiging terechtkomt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen behaalde trainingen terug in YouForce?
Niet in de eerste versie. De Learning API kan een certificaat als document in het dossier zetten; dat kan later als uitbreiding, als jullie Cornerstone certificaatbestanden maakt.
Zijn er kosten aan de kant van Cornerstone?
Ja. Voor productie rekent Cornerstone een jaarbedrag voor de Bulk API op basis van het aantal gelicenseerde gebruikers; in pilot- en stage-omgevingen is hij gratis.
Wat moeten we bij Visma Raet regelen?
Jullie geven de KoppelHet-applicatie toegang tot de Learning API van jullie tenant, alleen met de basisscope voor medewerker- en organisatiegegevens.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Learning API (api.youforce.com/learning) met OAuth 2.0 via Visma Connect, alleen-lezen - persons, employments, organizationUnits, jobProfiles, locations, costAllocations en roleAssignments, met from en to op latestSync en validOn voor rollen.
- Naar Cornerstone via de Bulk API (OAuth 2.0, asynchroon) - één job met imports voor Legal Entity, Division, Location, Cost Center, Position en Employee. Throttling vijf aanroepen per minuut op jobs; resultaten via report, warnings en errors, dertig dagen en vijf downloads. De Data Load Wizard voor HR moet permanent uit.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Cornerstone OnDemand | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer (personCode) | User ID | Eén gebruiker per persoon |
Roepnaam, Voorvoegsel + Achternaam | Voornaam en achternaam | |
Zakelijk e-mailadres | E-mail | |
Rolverdeling leidinggevende (roleAssignments) | Manager (User ID) | |
Organisatie-eenheid | Division-OU | Met de bovenliggende eenheid als parent |
Functie (jobProfile) | Position-OU | |
Kostenverdeling (costAllocations) | Cost Center-OU | De kostenplaats met het grootste aandeel |
Locatie | Location-OU | |
Werkgever (company) | Legal Entity-OU | |
Einddatum laatste dienstverband | Status inactief |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce